PAGE檔案借閱室規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的安全與完整，規(guī)范檔案借閱行為，提高檔案利用效率，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于公司內(nèi)部各部門及員工借閱檔案的相關(guān)活動。（三）基本原則1.檔案借閱應(yīng)遵循嚴格的審批程序，確保借閱目的明確、合理。2.借閱過程中要保證檔案的安全，不得擅自涂改、損毀、丟失檔案。3.嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。二、檔案借閱室管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負責(zé)檔案借閱室的日常管理工作，包括檔案的整理、上架、下架等。2.審核借閱申請，辦理借閱手續(xù)，記錄借閱情況。3.監(jiān)督借閱人員在借閱室內(nèi)的行為，確保檔案安全。（二）借閱審批部門職責(zé)1.根據(jù)工作需要，對檔案借閱申請進行審批，明確借閱范圍、期限等。2.對因工作失誤導(dǎo)致的檔案借閱問題承擔(dān)相應(yīng)管理責(zé)任。（三）借閱人員職責(zé)1.按照規(guī)定提交借閱申請，如實填寫借閱登記表。2.在借閱期限內(nèi)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自帶出借閱室。3.按時歸還檔案，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況及時報告。三、檔案借閱申請與審批（一）借閱申請1.借閱人員需填寫《檔案借閱申請表》，詳細注明借閱檔案的名稱、文號、日期、借閱目的等信息。2.申請表應(yīng)經(jīng)本部門負責(zé)人簽字同意，明確借閱期限和歸還日期。（二）審批流程1.一般檔案借閱申請由檔案管理部門負責(zé)人審批。2.涉及重要機密檔案的借閱申請，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，檔案管理部門通知借閱人員辦理借閱手續(xù)。四、檔案借閱手續(xù)辦理（一）借閱登記1.借閱人員憑審批通過的《檔案借閱申請表》到檔案借閱室辦理登記手續(xù)。2.檔案管理人員核對申請表信息，與借閱人員共同確認檔案數(shù)量、狀況等，并在借閱登記簿上詳細記錄。（二）借閱憑證發(fā)放1.檔案管理人員向借閱人員發(fā)放《檔案借閱證》，注明借閱檔案的相關(guān)信息及借閱期限。2.借閱人員需妥善保管《檔案借閱證》，如有遺失應(yīng)及時報告。（三）檔案領(lǐng)取1.借閱人員憑《檔案借閱證》和《檔案借閱申請表》在檔案管理人員陪同下領(lǐng)取檔案。2.檔案管理人員應(yīng)確保所提供檔案與申請表一致，同時提醒借閱人員注意檔案的保密和安全。五、檔案借閱期限與歸還（一）借閱期限1.一般檔案借閱期限不得超過[X]個工作日，特殊情況需延長借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.重要機密檔案借閱期限根據(jù)具體情況由審批領(lǐng)導(dǎo)確定，原則上不得超過[X]個工作日。（二）歸還要求1.借閱人員應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，如需續(xù)借，應(yīng)提前[X]個工作日向檔案管理部門提出申請。2.歸還檔案時，借閱人員需確保檔案完好無損，如有破損、涂改等情況應(yīng)及時說明并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.檔案管理人員在接收歸還檔案時，應(yīng)仔細核對檔案數(shù)量、內(nèi)容等，確認無誤后在借閱登記簿上注銷登記，并收回《檔案借閱證》。六、檔案借閱室使用規(guī)范（一）室內(nèi)秩序1.借閱人員進入借閱室應(yīng)保持安靜，不得大聲喧嘩、打鬧。2.不得在借閱室內(nèi)吸煙、飲食，保持室內(nèi)整潔衛(wèi)生。（二）檔案查閱1.借閱人員應(yīng)在檔案管理人員指定的區(qū)域查閱檔案，不得擅自移動檔案位置。2.如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并在指定地點進行復(fù)印，復(fù)印件應(yīng)妥善保管，不得隨意傳播。（三）設(shè)備使用1.借閱室內(nèi)配備的查閱設(shè)備（如電腦、復(fù)印機等），借閱人員應(yīng)正確使用，如有損壞應(yīng)及時報告。2.使用完畢后，應(yīng)按要求關(guān)閉設(shè)備電源，整理好桌面。七、檔案保密規(guī)定（一）保密要求1.借閱人員應(yīng)對所借閱檔案的內(nèi)容嚴格保密，不得向無關(guān)人員泄露。2.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，借閱人員應(yīng)簽署保密協(xié)議。（二）違規(guī)處理1.如發(fā)現(xiàn)借閱人員違反保密規(guī)定，將視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款等處理。2.如因泄密給公司造成損失的，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)法律責(zé)任。八、檔案安全與保護（一）安全措施1.檔案借閱室應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)備。2.檔案管理人員應(yīng)定期檢查檔案保管狀況，確保檔案安全。（二）保護要求1.借閱人員不得擅自對檔案進行剪裁、拼接、裝訂等操作。2.如需對檔案進行特殊處理（如拍照、掃描等），應(yīng)提前向檔案管理部門申請，經(jīng)同意后方可進行。九、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案借閱室進行檢查，包括檔案保管情況、借閱登記記錄、設(shè)備運行狀況等。2.檢查結(jié)果應(yīng)形成書面報告，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進行整改。（二）不定期抽查1.公司相關(guān)部門可對檔案借閱室進行不定期抽查，重點檢查借閱手續(xù)執(zhí)行情況、檔案安全保密措施落實情況等。2.對于抽查中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，應(yīng)及時責(zé)令整改，并追究相關(guān)人員責(zé)任。十、違規(guī)處理（一）違規(guī)情形1.未按規(guī)定辦理借閱手續(xù)擅自借閱檔案。2.轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓《檔案借閱證》或所借閱檔案。3.擅自延長借閱期限且未辦理續(xù)借手續(xù)。4.未按時歸還檔案，經(jīng)催促仍不歸還。5.違反檔案保密規(guī)定，泄露檔案內(nèi)容。6.擅自涂改、損毀、丟失檔案。（二）處理方式1.對于首次違規(guī)且情節(jié)較輕的，給予批評教育，責(zé)令改正。2.對于多次違規(guī)或情節(jié)嚴重的，視情況給予警告、罰款、暫停借閱權(quán)限等處理。3.如因違規(guī)行為給公司造成重大損失的，將依