PAGE學(xué)生處檔案室管制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)生處檔案室的管理，確保檔案資料的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)生處檔案室的檔案管理工作，包括各類學(xué)生檔案、工作文件、活動資料等的收集、整理、保管、借閱和銷毀等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.真實性原則：檔案資料應(yīng)如實反映學(xué)生處的工作實際和學(xué)生的真實情況。2.完整性原則：確保檔案資料的齊全、完整，不遺漏重要信息。3.保密性原則：對涉及學(xué)生隱私、學(xué)校機(jī)密等內(nèi)容的檔案嚴(yán)格保密。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，做到規(guī)范有序。二、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理員1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等日常工作。2.對檔案進(jìn)行定期檢查，確保檔案的安全和完整，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案損壞、霉變等問題。3.按照規(guī)定辦理檔案的借閱、歸還手續(xù)，做好借閱登記工作。4.協(xié)助相關(guān)部門和人員查找、利用檔案資料，提供必要的檔案信息服務(wù)。5.負(fù)責(zé)檔案管理系統(tǒng)的操作和維護(hù)，確保檔案信息的準(zhǔn)確錄入和安全存儲。（二）部門負(fù)責(zé)人1.對本部門形成的檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。2.督促本部門人員及時將應(yīng)歸檔的文件材料移交檔案室，并對移交情況進(jìn)行檢查。3.根據(jù)工作需要，合理申請檔案的借閱，確保檔案的規(guī)范使用。4.指導(dǎo)和監(jiān)督本部門人員正確使用檔案，防止檔案丟失、損壞或泄密。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.學(xué)生個人檔案，包括入學(xué)登記表、成績單、獎懲記錄、體檢表、學(xué)籍變動材料等。2.學(xué)生處工作文件，如通知、報告、計劃、總結(jié)、規(guī)章制度等。3.學(xué)生活動資料，如活動方案、活動照片、視頻、獲獎證書等。4.其他與學(xué)生處工作相關(guān)的重要資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章齊全。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式通用、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行備份存儲。（三）整理方法1.分類：按照檔案的來源、內(nèi)容、時間等因素進(jìn)行分類，可分為學(xué)生個人檔案類、工作文件類、學(xué)生活動資料類等。2.編號：為每一類檔案編制唯一的編號，便于管理和查找。3.編目：對每一份檔案編制目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源等信息，以便快速檢索。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案柜，按照檔案類別和編號順序存放檔案，便于查找和管理。（二）保管期限1.學(xué)生個人檔案應(yīng)長期保管，直至學(xué)生畢業(yè)離校后規(guī)定年限。2.工作文件和活動資料等根據(jù)其重要性和時效性確定保管期限，一般分為短期、中期和長期。（三）定期檢查1.檔案管理員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等。2.發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、霉變、字跡褪色等情況，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.對檢查情況應(yīng)做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。五、檔案訪問控制（一）借閱權(quán)限1.內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案室辦理借閱手續(xù)。2.涉及學(xué)生隱私或?qū)W校機(jī)密的檔案，需經(jīng)學(xué)生處負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)方可借閱。3.外部單位或個人因特殊原因需要查閱檔案，應(yīng)提前與學(xué)生處聯(lián)系，提交查閱申請，經(jīng)學(xué)校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，在檔案室指定人員的陪同下查閱。（二）借閱登記1.檔案管理員應(yīng)對借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括借閱日期、借閱人姓名、部門、檔案名稱、歸還日期等。2.借閱人應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（三）借閱要求1.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印、拍照或泄露檔案內(nèi)容。2.借閱人在借閱期間應(yīng)保持檔案的整潔，不得在檔案上圈劃、批注或污損。3.借閱結(jié)束后，借閱人應(yīng)及時將檔案歸還檔案室，檔案管理員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時處理。六、檔案的利用與統(tǒng)計（一）利用服務(wù)1.檔案管理員應(yīng)積極為各部門和人員提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)需求及時查找、提供相關(guān)檔案資料。2.對于重要的檔案利用需求，應(yīng)提前做好準(zhǔn)備工作，確保檔案的快速、準(zhǔn)確提供。（二）統(tǒng)計工作1.檔案管理員應(yīng)定期對檔案的收集、整理、保管、借閱等情況進(jìn)行統(tǒng)計，填寫檔案管理統(tǒng)計報表。2.統(tǒng)計報表應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，及時上報給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門，為檔案管理決策提供依據(jù)。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案的保管期限和實際利用價值，定期對檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由學(xué)生處負(fù)責(zé)人、檔案管理員及相關(guān)部門人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實施。（三）鑒定方法1.對檔案進(jìn)行逐卷審查，分析檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，確定其保管價值。2.對于保管期限已滿且確無保存價值的檔案，填寫檔案銷毀申請表。（四）銷毀程序1.檔案銷毀申請表經(jīng)學(xué)生處負(fù)責(zé)人審核、學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點進(jìn)行，確保銷毀過程的安全、徹底。3.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時間地點、檔案名稱數(shù)量等，記錄由監(jiān)銷人員和銷毀人員簽字確認(rèn)。八、檔案信息化管理（一）系統(tǒng)建設(shè)1.建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和水平。2.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計、鑒定等功能，確保檔案信息的安全存儲和有效利用。（二）數(shù)據(jù)錄入1.檔案管理員應(yīng)按照檔案整理的要求，將紙質(zhì)檔案的相關(guān)信息準(zhǔn)確錄入檔案管理信息系統(tǒng)。2.對新形成的電子文件，應(yīng)及時進(jìn)行整理和歸檔，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性。（三）系統(tǒng)維護(hù)1.定期對檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保系統(tǒng)