PAGE監(jiān)管大隊(duì)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)監(jiān)管大隊(duì)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在監(jiān)管工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于監(jiān)管大隊(duì)各部門及全體工作人員在履行職責(zé)過程中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。檔案由監(jiān)管大隊(duì)指定的檔案管理部門集中管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則。檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映監(jiān)管工作實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，手續(xù)完備。3.安全保密原則。采取有效措施確保檔案安全，防止檔案丟失、損壞和泄密。4.方便利用原則。建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和使用，提高工作效率。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置監(jiān)管大隊(duì)設(shè)立專門的檔案管理室，負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善監(jiān)管大隊(duì)檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)接收、收集和整理各類檔案，對檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目和裝訂。3.建立檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案查詢和利用效率。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，定期對檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)和維護(hù)，確保檔案的安全和完整。5.按照規(guī)定的程序和要求，提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理。6.對到期檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的時(shí)效性和合法性。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全體工作人員的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。三、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類1.文書檔案：包括監(jiān)管大隊(duì)在行政管理、業(yè)務(wù)工作等方面形成的各類文件、通知、報(bào)告、請示等。2.業(yè)務(wù)檔案：涵蓋監(jiān)管工作中涉及的案件卷宗、執(zhí)法文書、審批文件等。3.人事檔案：包含工作人員的個(gè)人基本信息、履歷、考核、獎(jiǎng)懲等檔案材料。4.財(cái)務(wù)檔案：涉及監(jiān)管大隊(duì)的財(cái)務(wù)收支、會(huì)計(jì)憑證、報(bào)表等檔案資料。5.聲像檔案：包括照片、錄音、錄像等反映監(jiān)管工作活動(dòng)的資料。6.電子檔案：以電子數(shù)據(jù)形式存在的各類檔案，如文檔、表格、數(shù)據(jù)庫等。（二）檔案編號(hào)1.文書檔案編號(hào)：采用年度保管期限流水號(hào)的方式，如“2023永久001”。2.業(yè)務(wù)檔案編號(hào)：根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型進(jìn)行分類編號(hào)，如案件卷宗編號(hào)為“AJ年份案件序號(hào)”。3.人事檔案編號(hào)：按照人事管理規(guī)定進(jìn)行編號(hào)，確保一人一檔，編號(hào)唯一。4.財(cái)務(wù)檔案編號(hào)：根據(jù)財(cái)務(wù)檔案管理要求，結(jié)合年度和檔案類別進(jìn)行編號(hào)。5.聲像檔案編號(hào)：按照拍攝時(shí)間、內(nèi)容等要素進(jìn)行編號(hào)，如“SX2O23051801”表示2023年5月18日拍攝的第一張聲像檔案。6.電子檔案編號(hào)：與相應(yīng)紙質(zhì)檔案編號(hào)一致，同時(shí)在電子存儲(chǔ)系統(tǒng)中進(jìn)行標(biāo)識(shí)和管理。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案材料的收集工作，按照檔案管理要求及時(shí)將本部門形成的檔案材料移交檔案管理部門。2.檔案管理部門定期對各部門檔案收集情況進(jìn)行檢查和督促，確保檔案材料的及時(shí)、完整收集。3.對于重要活動(dòng)、重大事件形成的檔案，檔案管理部門應(yīng)提前介入，及時(shí)收集相關(guān)資料。（二）檔案整理1.檔案管理人員按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)對收集到的檔案材料進(jìn)行分類整理。2.對每份檔案材料進(jìn)行核對，確保材料齊全、完整，手續(xù)完備。3.去除檔案材料中的金屬物，對破損或褪色的材料進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.按照檔案編號(hào)規(guī)則對整理好的檔案進(jìn)行編號(hào)，并編制檔案目錄。五、檔案歸檔與保管（一）檔案歸檔1.檔案整理完成后，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸檔入庫。2.歸檔時(shí)，應(yīng)按照檔案類別和編號(hào)順序依次排列，確保檔案存放有序。3.建立檔案歸檔登記冊，詳細(xì)記錄檔案的歸檔時(shí)間、類別、數(shù)量等信息。（二）檔案保管1.檔案管理室應(yīng)具備安全、防火、防潮、防蟲、防盜等保管條件，確保檔案的安全。2.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，按照類別和編號(hào)順序排列，便于查找和管理。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。4.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，防止數(shù)據(jù)丟失。備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。5.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保管制度，不得擅自將檔案帶出檔案管理室，不得在非工作時(shí)間查閱檔案。六、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.監(jiān)管大隊(duì)工作人員因工作需要可查閱本人或本部門相關(guān)檔案。查閱時(shí)，應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱時(shí)間及內(nèi)容。2.外單位因工作需要查閱監(jiān)管大隊(duì)檔案的，須持有單位介紹信，經(jīng)監(jiān)管大隊(duì)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱過程中，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督。（二）借閱規(guī)定1.借閱檔案須填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱原因、借閱期限等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可借閱。借期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員必須妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案的完整性和準(zhǔn)確性，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)。七、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門定期對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。鑒定工作由檔案管理部門牽頭，相關(guān)業(yè)務(wù)部門參與，組成鑒定小組進(jìn)行。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保存價(jià)值和歷史意義，對檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見。3.對仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)延長保管期限；對確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》。（二）檔案銷毀1.《檔案銷毀清冊》經(jīng)監(jiān)管大隊(duì)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案流失。3.監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況記錄存檔。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將紙質(zhì)檔案內(nèi)容錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整。2.定期對檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，保證數(shù)據(jù)的時(shí)效性。（三）系統(tǒng)安全與保密1.加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。2.定期對系統(tǒng)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。同時(shí)，制定數(shù)據(jù)恢復(fù)預(yù)案，應(yīng)對可能出現(xiàn)的數(shù)據(jù)丟失情況。九、檔案統(tǒng)計(jì)與移交（一）檔案統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)，統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)按時(shí)報(bào)送監(jiān)管大隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)和上級檔案管理部門。（二）檔案移交1.監(jiān)管大隊(duì)工作人員因工作調(diào)動(dòng)、