PAGE人事檔案利用工作制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司人事檔案利用工作，充分發(fā)揮人事檔案在公司人力資源管理中的作用，保障公司和員工的合法權(quán)益，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工人事檔案的利用管理工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保人事檔案利用工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：保護(hù)人事檔案的安全與機(jī)密，防止檔案信息泄露、篡改和丟失。3.合理利用原則：在符合規(guī)定的前提下，充分發(fā)揮人事檔案的作用，為公司各項(xiàng)工作提供支持。4.規(guī)范流程原則：建立科學(xué)、規(guī)范的人事檔案利用流程，確保工作有序進(jìn)行。二、人事檔案的內(nèi)容及保管（一）人事檔案內(nèi)容1.員工基本信息：包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況、聯(lián)系方式等。2.學(xué)歷學(xué)位：學(xué)歷證書、學(xué)位證書及相關(guān)學(xué)習(xí)經(jīng)歷證明。3.工作經(jīng)歷：入職時(shí)間、離職時(shí)間、工作單位、職位、工作職責(zé)及業(yè)績等。4.培訓(xùn)經(jīng)歷：參加的各類培訓(xùn)課程、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)機(jī)構(gòu)等。5.考核評(píng)價(jià)：年度考核、績效考核結(jié)果及相關(guān)評(píng)價(jià)材料。6.薪酬福利：工資待遇、獎(jiǎng)金、福利等相關(guān)記錄。7.獎(jiǎng)懲情況：獲得的獎(jiǎng)勵(lì)、處罰決定及相關(guān)證明材料。8.職業(yè)資格證書：專業(yè)技術(shù)資格證書、職業(yè)技能等級(jí)證書等。9.勞動(dòng)合同：與公司簽訂的勞動(dòng)合同文本。10.其他重要材料：如離職證明、健康證明、社保繳納記錄等。（二）人事檔案保管1.檔案存放地點(diǎn)：設(shè)立專門的人事檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜（架）、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案整理：按照檔案管理要求，對(duì)人事檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂，確保檔案資料完整有序。3.檔案保管期限：根據(jù)國家規(guī)定和公司實(shí)際情況，確定各類人事檔案的保管期限。一般員工檔案保管期限為自員工離職或退休后[X]年；重要崗位員工檔案保管期限適當(dāng)延長。4.檔案定期檢查：定期對(duì)人事檔案進(jìn)行檢查，確保檔案安全無損。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)和查找。三、人事檔案利用的范圍（一）公司內(nèi)部使用1.人力資源規(guī)劃：為制定公司人力資源規(guī)劃提供員工基本信息、工作經(jīng)歷、技能水平等數(shù)據(jù)支持。2.員工招聘與選拔：在招聘新員工時(shí)，查閱應(yīng)聘人員檔案，了解其教育背景、工作經(jīng)驗(yàn)、業(yè)績表現(xiàn)等，作為選拔參考依據(jù)。3.培訓(xùn)與發(fā)展：根據(jù)員工檔案中的培訓(xùn)經(jīng)歷和技能水平，制定個(gè)性化的培訓(xùn)計(jì)劃，提升員工素質(zhì)和能力。4.績效考核：依據(jù)員工檔案中的歷史考核評(píng)價(jià)結(jié)果，綜合評(píng)估員工工作表現(xiàn)，為績效考核提供參考。5.薪酬管理：參考員工檔案中的薪酬福利記錄，進(jìn)行薪酬調(diào)整、獎(jiǎng)金分配等工作。6.崗位調(diào)配：在進(jìn)行崗位調(diào)整時(shí)，查閱員工檔案，了解其工作能力、職業(yè)興趣等，合理安排工作崗位。7.員工關(guān)系管理：處理員工勞動(dòng)糾紛、違紀(jì)處理等問題時(shí)，查閱檔案獲取相關(guān)信息，維護(hù)公司和員工的合法權(quán)益。（二）外部使用1.政府部門查詢：按照法律法規(guī)要求，配合政府有關(guān)部門查詢員工人事檔案，提供相關(guān)證明材料。2.司法機(jī)關(guān)調(diào)查：在司法機(jī)關(guān)依法調(diào)查案件時(shí)，根據(jù)法律程序提供員工人事檔案相關(guān)資料。3.合作單位需求：在與外部合作單位開展業(yè)務(wù)時(shí)，如涉及員工資質(zhì)審查、信用評(píng)估等，根據(jù)合作協(xié)議提供必要的人事檔案信息。四、人事檔案利用的流程（一）申請(qǐng)1.內(nèi)部申請(qǐng)：公司各部門因工作需要利用人事檔案時(shí)，應(yīng)填寫《人事檔案利用申請(qǐng)表》，注明利用目的、所需檔案內(nèi)容、利用時(shí)間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后提交至人力資源部門。2.外部申請(qǐng)：對(duì)于政府部門、司法機(jī)關(guān)等外部單位的查詢申請(qǐng)，由公司指定專人負(fù)責(zé)接收，并填寫《外部單位人事檔案查詢申請(qǐng)表》，詳細(xì)記錄查詢單位名稱、查詢事由、查詢?nèi)藛T身份及聯(lián)系方式等，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）審批1.人力資源部門審核：人力資源部門收到《人事檔案利用申請(qǐng)表》后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，核實(shí)利用目的是否合理、所需檔案信息是否必要、利用時(shí)間是否符合規(guī)定等。如審核通過，在申請(qǐng)表上簽署意見。2.領(lǐng)導(dǎo)審批：對(duì)于涉及重要崗位員工檔案利用、外部查詢申請(qǐng)等，需報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行審批，簽署同意或不同意的意見。（三）查閱1.檔案管理人員操作：經(jīng)審批同意后，檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)表要求，在指定地點(diǎn)查閱相關(guān)人事檔案。查閱過程中，嚴(yán)格遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.利用方式限制：一般情況下，僅限查閱檔案原件或復(fù)印件，如需借閱檔案原件，應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)特別批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。借閱期限不得超過規(guī)定時(shí)間，借閱期間應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人。（四）歸還與記錄1.歸還檔案：查閱或借閱結(jié)束后，利用人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員。檔案管理人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行核對(duì)，確保檔案完整無損。2.記錄利用情況：檔案管理人員對(duì)每次人事檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用時(shí)間、利用部門、利用人員、利用目的、查閱內(nèi)容等信息，形成《人事檔案利用記錄臺(tái)賬》，以備查詢和統(tǒng)計(jì)分析。五、人事檔案利用的安全與保密（一）安全措施1.檔案庫房安全：加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，安裝監(jiān)控設(shè)備、門禁系統(tǒng)等，確保庫房24小時(shí)有人值守。定期檢查庫房設(shè)施設(shè)備，確保防火、防潮、防蟲、防盜等措施有效落實(shí)。2.檔案查閱場所安全：設(shè)立專門的檔案查閱室，配備必要的桌椅、電腦等設(shè)備。查閱室內(nèi)應(yīng)保持整潔、安靜，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入。查閱室應(yīng)設(shè)置監(jiān)控設(shè)備，對(duì)查閱過程進(jìn)行全程記錄。（二）保密要求1.人員保密培訓(xùn)：對(duì)參與人事檔案利用工作的人員進(jìn)行保密培訓(xùn)，明確保密責(zé)任和義務(wù)，提高保密意識(shí)。2.信息保密管理：嚴(yán)格控制人事檔案信息的知悉范圍，嚴(yán)禁將檔案信息泄露給無關(guān)人員。對(duì)于涉及員工個(gè)人隱私的信息，應(yīng)嚴(yán)格保密，不得隨意傳播。3.檔案載體保密：對(duì)檔案原件、復(fù)印件、電子檔案等載體進(jìn)行嚴(yán)格管理，防止丟失、損壞和信息泄露。電子檔案應(yīng)設(shè)置加密權(quán)限，確保數(shù)據(jù)安全。（三）違規(guī)處理1.內(nèi)部違規(guī)處理：對(duì)于違反人事檔案利用安全與保密規(guī)定內(nèi)部人員，視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、記過、降職降薪等處分；造成嚴(yán)重后果的，依法解除勞動(dòng)合同，并追究相關(guān)法律責(zé)任。2.外部違規(guī)處理：如因公司原因?qū)е氯耸聶n案信息泄露給外部單位或個(gè)人，公司應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行補(bǔ)救，并依法承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。同時(shí)，對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行嚴(yán)肅處理。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.內(nèi)部監(jiān)督：公司人力資源部門負(fù)責(zé)對(duì)人事檔案利用工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，定期對(duì)檔案利用記錄、檔案保管情況等進(jìn)行審查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。2.審計(jì)監(jiān)督：公司審計(jì)部門定期對(duì)人事檔案利用工作進(jìn)行審計(jì)，檢查檔案利用流程是否合規(guī)、檔案信息是否安全保密等，確保人事檔案利用工作規(guī)范有序。（二）檢查內(nèi)容1.檔案利用流程執(zhí)行情況：檢查是否按照規(guī)定的申請(qǐng)、審批、查閱、歸還等流程進(jìn)行操作，有無違規(guī)簡化流程或擅自擴(kuò)大利用范圍的情況。2.檔案安全保密措施落實(shí)情況：查看檔案庫房安全設(shè)施是否完好、檔案查閱場所是否符合要求、保密制度是否有效執(zhí)行等，確保檔案信息安全。3.檔案利用記錄完整性：核實(shí)《人事檔案利用記錄臺(tái)賬》記錄是否準(zhǔn)確、完整，是否與實(shí)際利用情況相符。（三）問題整改1.及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題：監(jiān)督檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)記錄并反饋給相關(guān)部門或人員。2.限期整改落實(shí)：針對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題，明確整改責(zé)任人和整改期限，要求相關(guān)部門或人員制定整改措施并認(rèn)真落實(shí)。整改完成后，提交整改報(bào)告。3.跟蹤