PAGE檔案管理制度真垃圾一、總則（一）目的本檔案管理制度旨在規(guī)范公司/組織檔案管理工作，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和可利用性，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供有力的支持和保障。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門、各分支機(jī)構(gòu)以及全體員工在工作過程中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)工作活動和歷史面貌，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性。3.完整性原則：檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地記錄公司/組織的各項(xiàng)工作，保證檔案的完整性。4.保密性原則：對涉及公司/組織機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止檔案信息的泄露。5.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和利用，提高檔案的使用效率。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)檔案管理工作的組織、協(xié)調(diào)和實(shí)施。（二）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善檔案管理制度：根據(jù)國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司/組織實(shí)際情況，制定和完善檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.檔案收集與整理：負(fù)責(zé)收集、整理公司/組織各部門、各分支機(jī)構(gòu)以及員工在工作過程中形成的各類檔案，確保檔案的齊全、完整。3.檔案保管：建立健全檔案保管制度，配備必要的檔案保管設(shè)施和設(shè)備，確保檔案的安全保管。4.檔案利用：負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱和利用工作，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供檔案信息支持。5.檔案鑒定與銷毀：定期對檔案進(jìn)行鑒定，對已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。6.檔案統(tǒng)計(jì)與分析：建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對檔案的收集、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，為檔案管理工作提供決策依據(jù)。7.檔案信息化建設(shè)：推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理和利用。8.檔案人員培訓(xùn)：組織檔案管理人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類公司/組織檔案分為以下幾類：1.行政管理類檔案：包括公司/組織的各類文件、會議記錄、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度等。2.人事管理類檔案：包括員工的個(gè)人檔案、勞動合同、薪酬福利、培訓(xùn)記錄、績效考核等。3.財(cái)務(wù)管理類檔案：包括會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、財(cái)務(wù)預(yù)算等。4.業(yè)務(wù)管理類檔案：包括公司/組織的各類業(yè)務(wù)合同、項(xiàng)目文檔、市場調(diào)研、客戶資料等。5.技術(shù)管理類檔案：包括公司/組織的各類技術(shù)文件、研發(fā)資料、專利證書、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。6.其他類檔案：包括公司/組織的各類榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書、照片、音像資料等。（二）檔案編號檔案編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性和擴(kuò)展性的原則，采用分類編號法進(jìn)行編號。具體編號方法如下：1.一級編號：按照檔案分類，采用大寫字母表示各類檔案，如“A”表示行政管理類檔案，“B”表示人事管理類檔案，“C”表示財(cái)務(wù)管理類檔案，“D”表示業(yè)務(wù)管理類檔案，“E”表示技術(shù)管理類檔案，“F”表示其他類檔案。2.二級編號：在一級編號的基礎(chǔ)上，采用兩位數(shù)字表示各類檔案中的具體類別，如“A01”表示公司文件，“A02”表示會議記錄，“B01”表示員工個(gè)人檔案，“B02”表示勞動合同等。3.三級編號：在二級編號的基礎(chǔ)上，采用三位數(shù)字表示具體檔案的順序號，如“A01001”表示公司的第一份文件，“A02002”表示第二次會議記錄等。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.收集范圍：公司/組織各部門、各分支機(jī)構(gòu)以及員工在工作過程中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、照片、音像等材料均應(yīng)作為檔案進(jìn)行收集。2.收集時(shí)間：各部門應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)將形成的檔案材料移交檔案管理部門，檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行收集和整理。3.收集方式：檔案收集可采用主動收集和被動收集兩種方式。主動收集是指檔案管理部門定期向各部門收集檔案材料；被動收集是指各部門在工作結(jié)束后主動將檔案材料移交檔案管理部門。（二）檔案整理1.整理原則：檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.整理方法：檔案整理采用分類、組卷、編目等方法進(jìn)行。具體步驟如下：分類：按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，將收集到的檔案材料進(jìn)行分類。組卷：將同一類別的檔案材料按照一定的原則和方法進(jìn)行組卷，每卷應(yīng)保持文件的完整性和系統(tǒng)性。編目：對組卷后的檔案進(jìn)行編目，編制卷內(nèi)目錄、備考表、案卷封面等，填寫檔案編號、題名、日期、保管期限等信息。五、檔案的保管（一）保管場所檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)施和設(shè)備，如檔案架、檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備儲存設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。（二）保管要求1.檔案存放：檔案應(yīng)按照分類編號順序存放，便于查找和利用。2.檔案標(biāo)識：檔案架、檔案柜應(yīng)標(biāo)明檔案類別、編號、題名等信息，便于識別和管理。3.檔案保護(hù)：定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)消毒，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的安全和完整。4.檔案保密：對涉及公司/組織機(jī)密的檔案，應(yīng)采取加密存儲、專人保管等措施，防止檔案信息的泄露。六、檔案的利用（一）利用范圍公司/組織內(nèi)部員工因工作需要，可查閱、借閱本部門及相關(guān)部門的檔案。外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱、借閱公司/組織檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.查閱手續(xù)：內(nèi)部員工查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的類別、編號、題名等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。外部單位或個(gè)人查閱檔案時(shí)，應(yīng)提交單位介紹信或個(gè)人身份證明，填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的類別、編號、題名等信息，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.借閱手續(xù)：內(nèi)部員工借閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的類別、編號、題名等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。外部單位或個(gè)人借閱檔案時(shí)，應(yīng)提交單位介紹信或個(gè)人身份證明，填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的類別、編號、題名等信息，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱檔案應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、丟失，如有損壞或丟失，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱、借閱時(shí)間、查閱、借閱人姓名、查閱、借閱檔案的類別、編號、題名等信息，以便統(tǒng)計(jì)和查詢。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司/組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人以及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案的鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定工作應(yīng)根據(jù)國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司/組織實(shí)際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對檔案的保存價(jià)值進(jìn)行鑒定。鑒定標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)包括檔案的形成時(shí)間、內(nèi)容重要性、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素。（三）鑒定程序1.初步鑒定：檔案管理部門定期對檔案進(jìn)行清查，對超過保管期限的檔案進(jìn)行初步鑒定，提出存毀意見。2.詳細(xì)鑒定：檔案鑒定工作小組對初步鑒定提出存毀意見的檔案進(jìn)行詳細(xì)鑒定，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，確定檔案的保存價(jià)值。3.審批：檔案鑒定工作小組將鑒定結(jié)果報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.銷毀：對已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。銷毀檔案應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》名單，注明銷毀檔案的類別、編號、題名等信息，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀，并在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。銷毀清冊應(yīng)永久保存。八、檔案的統(tǒng)計(jì)與分析（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對檔案的收集、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案數(shù)量、檔案類別、檔案形成時(shí)間、檔案利用情況等。（二）統(tǒng)計(jì)方法檔案統(tǒng)計(jì)可采用手工統(tǒng)計(jì)和計(jì)算機(jī)統(tǒng)計(jì)兩種方法。手工統(tǒng)計(jì)是指檔案管理人員通過手工填寫統(tǒng)計(jì)報(bào)表的方式進(jìn)行統(tǒng)計(jì)；計(jì)算機(jī)統(tǒng)計(jì)是指檔案管理人員利用檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。（三）統(tǒng)計(jì)分析檔案管理部門應(yīng)定期對檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，總結(jié)檔案管理工作中的經(jīng)驗(yàn)和問題，提出改進(jìn)措施和建議，為檔案管理工作提供決策依據(jù)。九、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理和利用，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對公司/組織的各類檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，包括掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等，建立檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合公司/組織的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.網(wǎng)絡(luò)建設(shè)：建立檔案管理部門內(nèi)部局域網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息系統(tǒng)的內(nèi)部共享和遠(yuǎn)程訪問。4.安全保障體系建設(shè)：建立檔案信息化安全保障體系，包括網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)安全、系統(tǒng)安全等，確保檔案信息的安全。（三）實(shí)施步驟1.規(guī)劃階段：制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確建設(shè)目標(biāo)、建設(shè)內(nèi)容、實(shí)施步驟、保障措施等。2.實(shí)施階段：按照檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，組織實(shí)施檔案數(shù)字化、檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、安全保障體系建設(shè)等工作。3.驗(yàn)收階段：檔案信息化建設(shè)完成后，組織相關(guān)部