PAGE督查檔案管理工作制度一、總則（一）目的為加強本公司/組織督查檔案的規(guī)范化管理，確保督查工作相關(guān)文件材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，便于查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部所有涉及督查檔案管理的部門和人員。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一原則：督查檔案由專門的檔案管理部門集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準(zhǔn)確原則：歸檔的文件材料應(yīng)真實反映督查工作的實際情況，準(zhǔn)確無誤。3.分類科學(xué)原則：按照督查工作的特點和檔案管理的要求，對檔案進行科學(xué)分類，便于查找和利用。4.安全保密原則：采取必要的安全保密措施，確保檔案信息的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負責(zé)制定和完善督查檔案管理工作制度，并組織實施。2.集中管理督查檔案，對檔案進行分類、編號、整理、裝訂、編目等工作。3.建立督查檔案檢索工具，如目錄、索引等，方便檔案的查詢和利用。4.負責(zé)檔案的安全保管，定期檢查檔案保管狀況，采取防火、防潮、防蟲、防盜等措施，確保檔案的安全。5.按照規(guī)定的期限和程序，對檔案進行鑒定、銷毀等工作。6.為公司/組織內(nèi)部各部門提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，并做好登記和記錄。（二）督查部門職責(zé)1.負責(zé)本部門督查工作文件材料的收集、整理和初步審核，確保文件材料的齊全、完整。2.在督查工作結(jié)束后，及時將相關(guān)文件材料移交檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.配合檔案管理部門做好檔案的整理、編目、鑒定等工作，提供必要的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和信息支持。（三）其他部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)本部門與督查工作相關(guān)文件材料的收集和保管，并按照檔案管理部門的要求，定期移交檔案。2.在工作中形成的與督查工作有關(guān)的文件材料，應(yīng)及時歸檔，不得擅自留存或銷毀。三、檔案收集（一）收集范圍1.督查工作方案、計劃、通知等文件。2.督查工作中形成的各類報告、總結(jié)、匯報材料。3.被督查對象提交的自查報告、整改方案、整改報告等。4.督查過程中形成的會議記錄、紀(jì)要、談話記錄等。5.與督查工作相關(guān)的圖片、音像資料等。6.其他與督查工作有關(guān)的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍，及時收集本部門在督查工作中形成的文件材料，并進行分類整理。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，簽字、蓋章等手續(xù)齊全。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、存儲完整，并按照檔案管理部門的要求進行備份和移交。（三）收集時間1.一般性督查工作結(jié)束后，相關(guān)文件材料應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)收集整理完畢，并移交檔案管理部門。2.重大督查工作或?qū)ｍ椂讲楣ぷ鹘Y(jié)束后，相關(guān)文件材料應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)收集整理完畢，并移交檔案管理部門。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按督查項目分類：根據(jù)不同的督查項目，將檔案分為若干類別，如年度綜合督查、專項督查、重點工作督查等。2.按文件類型分類：將收集的文件材料分為紙質(zhì)文件、電子文件、音像文件等不同類型。3.按時間順序分類：在每個督查項目類別下，按照文件形成的時間順序進行排列。（二）整理步驟1.裝訂：對紙質(zhì)文件進行裝訂，確保文件整齊、牢固，便于保管和查閱。2.編頁號：對裝訂后的文件進行編頁號，頁號應(yīng)編寫在文件正面的右上角，背面的左上角。3.編目：按照分類標(biāo)準(zhǔn)，對檔案進行編目，編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息。4.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案編號、類別、年度等信息。五、檔案編號（一）編號規(guī)則1.檔案編號采用“年度+督查項目代碼+順序號”的結(jié)構(gòu)，如“2023D01001”，其中“2023”表示年度，“D01”表示督查項目代碼，“001”表示順序號。2.督查項目代碼由檔案管理部門根據(jù)督查工作的實際情況進行編制，應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.順序號按照檔案整理的先后順序依次編排，從“001”開始，每個督查項目的順序號應(yīng)連續(xù)編排。（二）編號方法1.在檔案整理過程中，檔案管理人員應(yīng)按照編號規(guī)則，對每份檔案進行編號，并在文件首頁的右上角或檔案盒上標(biāo)明檔案編號。2.對于電子文件，應(yīng)在文件名中體現(xiàn)檔案編號信息，并建立電子文件與紙質(zhì)檔案編號的對應(yīng)關(guān)系。六、檔案保管（一）保管期限1.永久保管：涉及公司/組織重大決策、重要業(yè)務(wù)活動、具有長期查考利用價值的督查檔案，應(yīng)永久保管。2.定期保管：其他督查檔案根據(jù)其重要程度和查考利用價值，確定保管期限為[X]年或[X]年，到期后經(jīng)鑒定可進行銷毀。（二）保管條件1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，如滅火器、除濕機、防蟲藥、防盜門等。3.檔案應(yīng)存放在專用的檔案架或檔案柜中，排列整齊，便于查找和利用。（三）保管檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案保管狀況進行檢查，每年至少進行[X]次全面檢查。2.檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管環(huán)境等方面，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取措施進行處理。3.對檢查情況應(yīng)進行記錄，并建立檔案保管檢查臺賬。七、檔案利用（一）查閱利用1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱督查檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對查閱申請進行審核，符合查閱條件的，為查閱人員提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱登記和記錄。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱室，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。4.如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進行復(fù)印，復(fù)印件應(yīng)與原件核對無誤后加蓋檔案管理部門印章。（二）借閱利用1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要借閱督查檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間、歸還時間等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對借閱申請進行審核，符合借閱條件的，辦理檔案借閱手續(xù)，借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘抄、傳播檔案內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告檔案管理部門。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理部門應(yīng)進行認真核對，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織1.成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括督查部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)人員等。2.檔案鑒定工作小組負責(zé)對到期的督查檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、查考利用價值等因素，對檔案進行鑒定。2.對仍有查考利用價值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保存；對已失去保存價值的檔案，應(yīng)予以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行逐一審核，編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案編號、題名、日期、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人審核簽字后，報公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，由檔案管理部門指定專人負