PAGE參政議政檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)參政議政檔案的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在參政議政工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織在參政議政活動(dòng)中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：參政議政檔案由專門的檔案管理部門或指定專人集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映參政議政活動(dòng)的實(shí)際情況，不得篡改、偽造。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行保密管理。4.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本公司/組織的參政議政檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)和利用參政議政檔案，確保檔案的安全和完整。3.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高檔案管理水平。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的質(zhì)量。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。2.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，做好檔案的保管和保密工作，防止檔案的丟失、損壞和泄密。3.積極為檔案利用者提供服務(wù)，及時(shí)準(zhǔn)確地調(diào)閱檔案，做好檔案的借閱登記和歸還工作。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問題。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在參政議政活動(dòng)中形成的檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的及時(shí)、完整。2.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等利用工作，提供必要的協(xié)助。3.對(duì)本部門檔案管理工作進(jìn)行自查和整改，不斷提高檔案管理水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)部門下發(fā)的有關(guān)參政議政的文件、通知、指示等。2.本公司/組織制定的參政議政工作計(jì)劃、方案、報(bào)告、總結(jié)等。3.參加參政議政會(huì)議的記錄、紀(jì)要、決議等。4.提交的議案、提案、建議等材料。5.與參政議政相關(guān)的調(diào)研、考察、視察等活動(dòng)形成的材料。6.其他與參政議政有關(guān)的文件、資料、圖片、音像等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案的及時(shí)、完整。2.收集的檔案應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得遺漏重要信息。3.對(duì)收集的檔案應(yīng)進(jìn)行初步整理，剔除重復(fù)、無(wú)用的材料。（三）整理方法1.分類：按照參政議政檔案的形成來源、時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行分類，一般可分為綜合類、會(huì)議類、提案類、調(diào)研類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對(duì)紙張較大或較薄的檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。5.上架：將整理好的檔案上架存放，便于保管和利用。四、檔案的保管（一）保管期限1.永久保管：對(duì)具有重要?dú)v史價(jià)值、查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。2.定期保管：對(duì)在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，可定期保管，保管期限一般為30年、10年等。（二）保管條件1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施，確保檔案的安全。3.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，排列整齊，便于查找。（三）檔案的清點(diǎn)與檢查1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和檢查，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好。2.每年應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行一次全面清查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.對(duì)破損、褪色、字跡模糊的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。五、檔案的利用（一）利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.上級(jí)部門、其他單位因工作需要查閱、借閱檔案。3.法律法規(guī)規(guī)定的其他查閱、借閱檔案的情況。（二）利用手續(xù)1.本公司/組織內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.上級(jí)部門、其他單位查閱、借閱檔案，應(yīng)出具單位介紹信，并填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理查閱、借閱手續(xù)。3.查閱、借閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。4.查閱、借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得涂改、損壞、丟失檔案。（三）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記。2.登記內(nèi)容包括查閱、借閱日期、查閱人姓名、單位、查閱內(nèi)容、歸還日期等。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案利用登記情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并采取措施加以解決。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和本公司/組織的檔案管理制度為依據(jù)。2.從檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等方面進(jìn)行綜合鑒定。3.確保鑒定結(jié)果的客觀、準(zhǔn)確、公正。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組對(duì)保管期滿或已失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行逐卷、逐件鑒定。2.對(duì)鑒定后確定銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。3.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)檔案鑒定小組組長(zhǎng)簽字后，報(bào)本公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）銷毀程序1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)在檔案鑒定小組的監(jiān)督下進(jìn)行銷毀。2.銷毀檔案可采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，并在《檔