PAGE設(shè)計(jì)圖紙檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司設(shè)計(jì)圖紙檔案的管理，確保設(shè)計(jì)圖紙檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及設(shè)計(jì)圖紙檔案的部門(mén)和人員，包括設(shè)計(jì)部門(mén)、項(xiàng)目管理部門(mén)、工程施工部門(mén)、檔案管理部門(mén)等。（三）定義1.設(shè)計(jì)圖紙檔案：指公司在產(chǎn)品設(shè)計(jì)、工程設(shè)計(jì)等活動(dòng)中形成的各類(lèi)圖紙，包括初步設(shè)計(jì)圖、施工圖、設(shè)計(jì)變更圖等，以及與設(shè)計(jì)圖紙相關(guān)的技術(shù)文件、說(shuō)明資料等。2.檔案管理部門(mén)：負(fù)責(zé)公司設(shè)計(jì)圖紙檔案的集中管理和維護(hù)，確保檔案的妥善保存和有效利用。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：設(shè)計(jì)圖紙檔案由檔案管理部門(mén)統(tǒng)一歸口管理，各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)設(shè)計(jì)圖紙檔案的收集、整理和移交工作。2.完整性原則：確保設(shè)計(jì)圖紙檔案的內(nèi)容完整，涵蓋設(shè)計(jì)全過(guò)程的各個(gè)環(huán)節(jié)，包括設(shè)計(jì)任務(wù)書(shū)、設(shè)計(jì)方案、設(shè)計(jì)計(jì)算書(shū)、圖紙會(huì)審記錄等。3.準(zhǔn)確性原則：設(shè)計(jì)圖紙檔案應(yīng)準(zhǔn)確反映設(shè)計(jì)實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤，文字表述清晰，圖紙繪制規(guī)范。4.保密性原則：對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密的設(shè)計(jì)圖紙檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密制度進(jìn)行管理，防止信息泄露。二、設(shè)計(jì)圖紙檔案的形成與收集（一）設(shè)計(jì)圖紙檔案的形成1.設(shè)計(jì)部門(mén)在接到設(shè)計(jì)任務(wù)后，應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范開(kāi)展設(shè)計(jì)工作，形成各類(lèi)設(shè)計(jì)圖紙和技術(shù)文件。2.在設(shè)計(jì)過(guò)程中，應(yīng)及時(shí)記錄設(shè)計(jì)變更情況，包括變更原因、變更內(nèi)容、變更時(shí)間等，并形成相應(yīng)的變更圖紙和文件。3.設(shè)計(jì)完成后，設(shè)計(jì)部門(mén)應(yīng)組織內(nèi)部審核，確保設(shè)計(jì)圖紙檔案的質(zhì)量符合要求。審核通過(guò)后，將設(shè)計(jì)圖紙檔案提交給項(xiàng)目管理部門(mén)或相關(guān)部門(mén)。（二）設(shè)計(jì)圖紙檔案的收集1.項(xiàng)目管理部門(mén)負(fù)責(zé)收集本項(xiàng)目設(shè)計(jì)圖紙檔案，包括設(shè)計(jì)部門(mén)提交的初步設(shè)計(jì)圖、施工圖、設(shè)計(jì)變更圖等，以及與設(shè)計(jì)相關(guān)的其他文件，如設(shè)計(jì)任務(wù)書(shū)、設(shè)計(jì)合同、技術(shù)協(xié)議等。2.在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，工程施工部門(mén)應(yīng)及時(shí)收集施工過(guò)程中形成的與設(shè)計(jì)圖紙相關(guān)的資料，如施工圖紙會(huì)審記錄、工程變更通知、技術(shù)交底記錄等，并定期移交至項(xiàng)目管理部門(mén)。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)各部門(mén)提交的設(shè)計(jì)圖紙檔案進(jìn)行檢查和核對(duì)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)檔案缺失或不符合要求，應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門(mén)進(jìn)行補(bǔ)充或整改。三、設(shè)計(jì)圖紙檔案的整理與分類(lèi)（一）整理要求1.設(shè)計(jì)圖紙檔案應(yīng)按照一定的順序進(jìn)行整理，確保檔案的系統(tǒng)性和邏輯性。2.對(duì)設(shè)計(jì)圖紙進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于識(shí)別和查詢(xún)。編號(hào)規(guī)則應(yīng)在公司內(nèi)部統(tǒng)一規(guī)定，并在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行設(shè)置。3.對(duì)設(shè)計(jì)圖紙檔案中的文字材料進(jìn)行分類(lèi)整理，按照文件的性質(zhì)、內(nèi)容等進(jìn)行分類(lèi)，如設(shè)計(jì)任務(wù)書(shū)、設(shè)計(jì)方案、設(shè)計(jì)計(jì)算書(shū)等，并編制相應(yīng)的目錄。（二）分類(lèi)方法1.按項(xiàng)目分類(lèi)：以公司承接的各個(gè)項(xiàng)目為分類(lèi)單元，將每個(gè)項(xiàng)目的設(shè)計(jì)圖紙檔案單獨(dú)整理成冊(cè)。2.按專(zhuān)業(yè)分類(lèi)：在每個(gè)項(xiàng)目的設(shè)計(jì)圖紙檔案中，按照專(zhuān)業(yè)進(jìn)行分類(lèi)，如建筑專(zhuān)業(yè)、結(jié)構(gòu)專(zhuān)業(yè)、給排水專(zhuān)業(yè)、電氣專(zhuān)業(yè)等。3.按階段分類(lèi)：將設(shè)計(jì)圖紙檔案按照設(shè)計(jì)階段進(jìn)行分類(lèi)，如初步設(shè)計(jì)階段、施工圖設(shè)計(jì)階段、設(shè)計(jì)變更階段等。四、設(shè)計(jì)圖紙檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門(mén)應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)將整理好的設(shè)計(jì)圖紙檔案移交至檔案管理部門(mén)進(jìn)行歸檔。歸檔時(shí)間一般為項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后一個(gè)月內(nèi)。2.檔案管理部門(mén)在接收設(shè)計(jì)圖紙檔案時(shí)，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和完整性符合要求。核對(duì)無(wú)誤后，辦理歸檔手續(xù)，并在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行登記。3.設(shè)計(jì)圖紙檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行歸檔。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類(lèi)順序裝訂成冊(cè)，編制封面、目錄和備考表等；電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式進(jìn)行存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的索引和鏈接，便于查詢(xún)和利用。（二）保管要求1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度控制設(shè)備、防火防盜設(shè)備等，確保設(shè)計(jì)圖紙檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫濕度應(yīng)控制在規(guī)定的范圍內(nèi)。定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和盤(pán)點(diǎn)，如發(fā)現(xiàn)檔案損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。3.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密的設(shè)計(jì)圖紙檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如設(shè)置專(zhuān)門(mén)的保密庫(kù)房、限制查閱人員范圍、采用加密存儲(chǔ)等，防止信息泄露。五、設(shè)計(jì)圖紙檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱設(shè)計(jì)圖紙檔案，應(yīng)填寫(xiě)《設(shè)計(jì)圖紙檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等，并經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，方可到檔案管理部門(mén)查閱。2.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密的設(shè)計(jì)圖紙檔案，未經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得查閱。查閱時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自復(fù)制、傳播或泄露檔案內(nèi)容。3.外部單位查閱設(shè)計(jì)圖紙檔案，應(yīng)提前向公司提出申請(qǐng)，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)安排專(zhuān)人陪同查閱，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）利用規(guī)定1.設(shè)計(jì)圖紙檔案的利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、合理的原則，不得用于與公司業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)的目的。2.如需復(fù)制設(shè)計(jì)圖紙檔案，應(yīng)填寫(xiě)《設(shè)計(jì)圖紙檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，注明復(fù)制內(nèi)容、復(fù)制份數(shù)、用途等，并經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，方可進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制時(shí)，應(yīng)確保復(fù)制件與原件一致，并按照規(guī)定進(jìn)行編號(hào)和登記。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立設(shè)計(jì)圖紙檔案利用臺(tái)賬，記錄查閱和利用的時(shí)間、人員、內(nèi)容、用途等信息，以便進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。六、設(shè)計(jì)圖紙檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.設(shè)計(jì)圖紙檔案的鑒定應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重處理的原則，確保檔案的價(jià)值得到準(zhǔn)確評(píng)估。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門(mén)牽頭，組織相關(guān)部門(mén)的專(zhuān)業(yè)人員共同進(jìn)行，必要時(shí)可邀請(qǐng)外部專(zhuān)家參與。（二）鑒定內(nèi)容1.對(duì)設(shè)計(jì)圖紙檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性進(jìn)行審查，檢查檔案是否齊全、完整，數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確，內(nèi)容是否符合邏輯。2.對(duì)設(shè)計(jì)圖紙檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評(píng)估，根據(jù)檔案的形成時(shí)間、內(nèi)容重要性、利用頻率等因素，判斷檔案是否仍具有保存意義。3.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密的設(shè)計(jì)圖紙檔案，應(yīng)重點(diǎn)審查其保密期限和保密要求，確保檔案在保密期限內(nèi)得到妥善保管。（三）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)過(guò)鑒定，確無(wú)保存價(jià)值的設(shè)計(jì)圖紙檔案，應(yīng)填寫(xiě)《設(shè)計(jì)圖紙檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，注明檔案名稱(chēng)、數(shù)量、銷(xiāo)毀原因等，并經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.銷(xiāo)毀設(shè)計(jì)圖紙檔案時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保銷(xiāo)毀過(guò)程的安全和徹底。銷(xiāo)毀后，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在銷(xiāo)毀清單上簽字確認(rèn)，并將銷(xiāo)毀清單歸檔保存。3.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密的設(shè)計(jì)圖紙檔案，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)匿N(xiāo)毀方式，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。七、設(shè)計(jì)圖紙檔案的信息化管理（一）建立檔案管理系統(tǒng)1.公司應(yīng)建立設(shè)計(jì)圖紙檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢(xún)、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷(xiāo)毀等功能，方便檔案的管理和利用。2.設(shè)計(jì)圖紙檔案管理系統(tǒng)應(yīng)與公司其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行集成，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享和交換，提高工作效率。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理部門(mén)應(yīng)安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)圖紙檔案的數(shù)字化錄入工作，確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整。錄入的數(shù)據(jù)應(yīng)包括檔案編號(hào)、名稱(chēng)、類(lèi)別、形成時(shí)間、保管期限等基本信息，以及圖紙的掃描件、文字材料的電子版等。2.定期對(duì)設(shè)計(jì)圖紙檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，如檔案信息的修改、補(bǔ)充、刪除等，確保數(shù)據(jù)的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。同時(shí)，應(yīng)做好數(shù)據(jù)備份工作，防止數(shù)據(jù)丟失。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司應(yīng)建立設(shè)計(jì)圖紙檔案管理監(jiān)督檢查制度，定期對(duì)各部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估。檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用等環(huán)節(jié)。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)設(shè)計(jì)圖紙檔案管理工作的日常監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問(wèn)題。對(duì)違反檔案管理制度的行為，應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改情況。（二）考核機(jī)制1.將設(shè)計(jì)圖紙檔案管理工作納入公司績(jī)效考核體系，對(duì)檔案