PAGE信陽人事檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)信陽地區(qū)人事檔案管理，確保人事檔案的真實(shí)性、完整性和保密性，充分發(fā)揮人事檔案在人才選拔、任用、培養(yǎng)、考核等方面的作用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于信陽地區(qū)所有機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體等組織（以下統(tǒng)稱“單位”）的人事檔案管理工作。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：人事檔案內(nèi)容必須真實(shí)可靠，如實(shí)反映個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)等情況。2.完整性原則：全面收集和整理與個(gè)人相關(guān)的各類材料，確保檔案材料齊全完整。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，對(duì)人事檔案內(nèi)容予以保密，防止檔案信息泄露。4.動(dòng)態(tài)管理原則：根據(jù)個(gè)人情況變化及時(shí)更新檔案內(nèi)容，保證檔案信息的時(shí)效性。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門各單位應(yīng)設(shè)立專門的人事檔案管理部門，負(fù)責(zé)本單位人事檔案的集中統(tǒng)一管理。檔案管理部門應(yīng)配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、查閱、轉(zhuǎn)遞等工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.收集與整理負(fù)責(zé)接收新形成的人事檔案材料，并進(jìn)行分類、整理、裝訂。定期對(duì)檔案材料進(jìn)行清查核對(duì)，確保檔案材料的準(zhǔn)確性和完整性。2.保管與維護(hù)妥善保管人事檔案，確保檔案安全，防止檔案損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。做好檔案庫房的環(huán)境管理，保持適宜的溫度、濕度等條件。3.查閱與借閱按照規(guī)定的程序和權(quán)限，辦理檔案查閱、借閱手續(xù)。對(duì)查閱、借閱檔案的人員進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案的正確使用。4.轉(zhuǎn)遞與轉(zhuǎn)出負(fù)責(zé)辦理人事檔案的轉(zhuǎn)遞手續(xù)，確保檔案及時(shí)、準(zhǔn)確地轉(zhuǎn)遞到目的地。對(duì)轉(zhuǎn)出的檔案進(jìn)行審核，確保檔案材料齊全、規(guī)范。三、檔案內(nèi)容及分類（一）履歷材料包括個(gè)人基本情況登記表、學(xué)歷學(xué)位證書、工作經(jīng)歷證明等材料。（二）自傳材料個(gè)人撰寫的關(guān)于自己經(jīng)歷、思想發(fā)展等方面的材料。（三）鑒定、考核、考察材料如年度考核表、績(jī)效考核記錄、干部考察材料等。（四）學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料學(xué)歷學(xué)位證書、培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書、專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格證書及評(píng)審材料等。（五）政審材料政治歷史審查、入黨入團(tuán)審查等相關(guān)材料。（六）黨團(tuán)材料入黨志愿書、入黨申請(qǐng)書、團(tuán)組織關(guān)系材料等。（七）獎(jiǎng)勵(lì)材料各類獎(jiǎng)勵(lì)證書、表彰決定等。（八）處分材料紀(jì)律處分決定、解除處分證明等。（九）工資、任免、出國(guó)（境）等材料工資變動(dòng)審批表、職務(wù)任免文件及出國(guó)（境）審批材料等。（十）其他可供組織參考的材料如體檢表、勞動(dòng)合同、離職證明等。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)及時(shí)將新形成的人事檔案材料移交檔案管理部門，確保檔案材料的及時(shí)歸檔。2.檔案材料應(yīng)使用A4規(guī)格紙張，書寫工整、字跡清晰、內(nèi)容完整。3.嚴(yán)禁偽造、篡改、擅自銷毀檔案材料。（二）整理方法1.按照檔案內(nèi)容分類，將各類材料依次排列，每類材料內(nèi)再按照時(shí)間順序排列。2.對(duì)每份材料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于查找和管理。3.編制檔案目錄，目錄應(yīng)詳細(xì)列出檔案材料的類別、名稱、日期、編號(hào)等信息。五、檔案保管（一）保管設(shè)施1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.配備必要的檔案保管設(shè)備和用品，如檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥等。（二）保管期限人事檔案應(yīng)長(zhǎng)期保管，確保檔案材料的完整性和可追溯性。（三）安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案庫房的安全保衛(wèi)工作，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.做好檔案的備份工作，防止因自然災(zāi)害、意外事故等原因?qū)е聶n案丟失。六、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.本單位工作人員因工作需要查閱人事檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.外單位因工作需要查閱人事檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。（二）查閱程序1.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出庫房。2.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案材料，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損等。3.查閱人員如需摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并在指定的范圍內(nèi)進(jìn)行摘錄。（三）借閱權(quán)限1.因特殊情況需要借閱人事檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期借閱，應(yīng)辦理延期手續(xù)。（四）借閱程序1.借閱人員應(yīng)持有效證件到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)，檔案管理人員應(yīng)將檔案交借閱人員當(dāng)面清點(diǎn)，并在《檔案借閱登記表》上簽字確認(rèn)。2.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、拍照、傳播檔案內(nèi)容。3.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案材料，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并追究借閱人員的責(zé)任。七、檔案轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞條件1.人員調(diào)動(dòng)、辭職、辭退、退休等原因需要轉(zhuǎn)遞人事檔案的。2.因工作需要將人事檔案轉(zhuǎn)至其他單位或部門的。（二）轉(zhuǎn)遞程序1.檔案管理部門根據(jù)有關(guān)規(guī)定和要求，填寫《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，并密封檔案。2.將密封后的檔案通過機(jī)要交通、專人送取等方式轉(zhuǎn)遞至接收單位。3.接收單位收到檔案后，應(yīng)在《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》回執(zhí)上簽字蓋章，并及時(shí)將回執(zhí)返回檔案管理部門。（三）轉(zhuǎn)遞要求1.檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行，確保檔案轉(zhuǎn)遞的安全、準(zhǔn)確、及時(shí)。2.檔案轉(zhuǎn)遞過程中，應(yīng)注意保護(hù)檔案材料的完整性和保密性，不得擅自拆封、涂改檔案。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立人事檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案的電子化存儲(chǔ)、查詢、統(tǒng)計(jì)、分析等功能，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）信息化管理內(nèi)容1.將人事檔案材料進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.在信息化管理系統(tǒng)中設(shè)置檔案分類、檢索、借閱、轉(zhuǎn)遞等功能模塊，方便檔案管理人員和查閱人員使用。3.加強(qiáng)對(duì)信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握信息化管理系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.嚴(yán)格遵守信息化管理系統(tǒng)的安全保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門本單位紀(jì)檢監(jiān)察部門負(fù)責(zé)對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案管理工作的規(guī)范程度。3.檔案信息的安全保密情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：每年對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行一次全面檢查。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行不定期抽查。（四）問題處理對(duì)監(jiān)