PAGE檔案材料保存保管制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案材料的保存保管工作，確保檔案材料的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案材料形成、收集、整理、歸檔、保存和利用過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案材料實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和具體管理工作。2.真實(shí)性原則：檔案材料應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則：全面收集、整理公司在各項(xiàng)活動中形成的具有保存價值的檔案材料，保證檔案的完整性。4.安全性原則：采取有效措施確保檔案材料的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和使用，提高檔案的利用效率。二、檔案材料的范圍（一）文書檔案1.公司各類文件、通知、報告、請示、批復(fù)、會議紀(jì)要等。2.公司規(guī)章制度、章程、合同協(xié)議、工作計劃與總結(jié)等。3.公司領(lǐng)導(dǎo)的重要講話、批示、指示等。（二）人事檔案1.員工個人基本信息登記表、履歷表、身份證復(fù)印件等。2.員工招聘、錄用、轉(zhuǎn)正、晉升、調(diào)動、離職等相關(guān)材料。3.員工培訓(xùn)記錄、考核評價、獎懲情況等材料。4.員工工資、福利、社會保險等相關(guān)材料。（三）財務(wù)檔案1.會計憑證、賬簿、報表、財務(wù)審計報告等。2.稅務(wù)申報資料、發(fā)票存根、銀行對賬單等。3.財務(wù)預(yù)算、決算報告及相關(guān)分析資料。（四）業(yè)務(wù)檔案1.市場營銷活動策劃方案、客戶資料、銷售合同等。2.產(chǎn)品研發(fā)資料、技術(shù)文件、生產(chǎn)工藝記錄等。3.質(zhì)量檢驗(yàn)報告、售后服務(wù)記錄等。4.采購合同、供應(yīng)商資料、物資出入庫記錄等。（五）其他檔案1.公司獲得的榮譽(yù)證書、獎杯、獎牌等實(shí)物檔案。2.公司舉辦或參加的各類活動的照片、視頻、音頻等影像檔案。3.公司信息化建設(shè)過程中產(chǎn)生的電子文檔、數(shù)據(jù)備份等。三、檔案材料的形成與收集（一）形成要求1.各部門及員工應(yīng)按照公司規(guī)定的工作流程和要求，及時、準(zhǔn)確地形成各類檔案材料。2.檔案材料應(yīng)使用鋼筆、中性筆等耐久性書寫工具書寫，字跡工整、清晰，不得使用鉛筆、圓珠筆等易褪色的書寫工具。3.檔案材料應(yīng)采用A4紙規(guī)格，左側(cè)裝訂，幅面整潔，不得隨意涂改、污損。（二）收集職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)本部門檔案材料的收集、整理和初步審核工作，并指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作。2.員工應(yīng)及時將個人工作中形成的檔案材料提交給所在部門的檔案管理人員。3.涉及多個部門共同辦理的業(yè)務(wù)，由主辦部門負(fù)責(zé)牽頭收集相關(guān)檔案材料，并及時移交綜合管理部門歸檔。（三）收集時間1.日常工作中形成的檔案材料，應(yīng)在工作完成后的[X]個工作日內(nèi)收集整理完畢。2.年度終了后，各部門應(yīng)在次年[X]月[X]日前將上一年度形成的檔案材料收集齊全，并移交綜合管理部門。四、檔案材料的整理與歸檔（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）整理方法1.文書檔案按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等進(jìn)行分類整理，編制歸檔文件目錄。2.人事檔案按照干部人事檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類整理，建立個人檔案卷。3.財務(wù)檔案按照會計檔案管理辦法進(jìn)行分類整理，裝訂成冊。4.業(yè)務(wù)檔案根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型進(jìn)行分類整理，建立相應(yīng)的檔案卷宗。（三）歸檔要求1.各部門檔案管理人員應(yīng)在檔案材料整理完畢后，填寫檔案移交清單，一式兩份，一份由移交部門留存，一份交綜合管理部門。2.綜合管理部門檔案管理人員對接收的檔案材料進(jìn)行認(rèn)真核對，確認(rèn)無誤后辦理歸檔手續(xù)，并在檔案移交清單上簽字。3.歸檔后的檔案材料應(yīng)按照類別、年度、保管期限等順序排列上架，便于查找和管理。五、檔案材料的保存保管（一）保管場所1.公司設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放各類檔案材料。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、檔案密集架等。（二）保管方式1.檔案材料應(yīng)按照不同類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，標(biāo)識清晰。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用檔案密集架存放，便于管理和查找。電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)選用安全可靠的設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.對重要的、易損的檔案材料，應(yīng)采取特殊的保管措施，如復(fù)制備份、密封保存等。（三）保管期限1.檔案材料的保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限分為[X]年、[X]年、[X]年。2.確定檔案保管期限的原則：凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管；凡是在一定時期內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為定期保管。3.檔案保管期限的劃定應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況進(jìn)行，由綜合管理部門負(fù)責(zé)審核確定。（四）保管檢查1.綜合管理部門應(yīng)定期對檔案保管情況進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行[X]次全面檢查，并做好檢查記錄。2.檢查內(nèi)容包括檔案庫房的環(huán)境條件、檔案材料的存放狀況、保管設(shè)施設(shè)備的運(yùn)行情況等。3.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行整改，確保檔案材料的安全保管。六、檔案材料的利用（一）利用原則1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密制度的規(guī)定，確保檔案信息的安全。2.本著方便利用、提高效率的原則，為公司各項(xiàng)工作提供及時、有效的檔案服務(wù)。（二）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱、借閱檔案材料的。2.公司員工因個人學(xué)習(xí)、工作等原因需要查閱、借閱與本人相關(guān)檔案材料的。3.外單位因工作需要查閱、借閱公司檔案材料的，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用手續(xù)1.公司內(nèi)部人員查閱、借閱檔案材料，應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請表，注明查閱、借閱的目的、內(nèi)容、期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外單位查閱、借閱公司檔案材料，應(yīng)出具單位介紹信，注明查閱、借閱的目的、內(nèi)容、期限等，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到綜合管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。3.查閱、借閱檔案材料時，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照申請表或介紹信的內(nèi)容提供檔案，并做好登記工作。查閱、借閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱、借閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房或轉(zhuǎn)借他人。4.查閱、借閱人員如需復(fù)印、摘錄檔案材料，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。復(fù)印、摘錄的檔案材料應(yīng)妥善保管，不得隨意傳播。（四）利用期限1.公司內(nèi)部人員查閱、借閱檔案材料的期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。2.外單位查閱、借閱公司檔案材料的期限按照公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的期限執(zhí)行，如需延期，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。七、檔案材料的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.按照國家有關(guān)規(guī)定和公司檔案保管期限的劃定標(biāo)準(zhǔn)，對到期檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅持全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保檔案鑒定工作的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織1.公司成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員為成員。2.檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定工作計劃，組織開展檔案鑒定工作，對鑒定結(jié)果進(jìn)行審核和審批。（三）鑒定方法1.檔案鑒定工作小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，對到期檔案進(jìn)行逐卷、逐件審查，確定其保存價值。2.對仍有保存價值的檔案，應(yīng)重新劃定保管期限；對確無保存價值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀申請表，注明檔案名稱、年度、保管期限、數(shù)量等，經(jīng)檔案鑒定工作小組審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，予以銷毀。（四）銷毀程序1.檔案銷毀前，應(yīng)編制檔案銷毀清冊，一式兩份，一份由綜合管理部門留存，一份交公司財務(wù)部門備案。2.檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀工作的徹底