PAGE路政檔案管理人員制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)路政檔案管理工作，確保路政檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在路政管理中的作用，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織路政檔案管理人員及涉及路政檔案管理工作的相關(guān)部門和人員。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：路政檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映路政管理工作的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，確保檔案信息安全，防止檔案泄露。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、利用和檢索。二、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本公司/組織路政檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)路政檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等工作。3.建立健全路政檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)，對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。4.開發(fā)利用路政檔案信息資源，為路政管理工作提供服務(wù)。5.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的配備、維護(hù)和管理，確保檔案安全。（二）檔案管理人員崗位職責(zé)1.檔案管理員負(fù)責(zé)接收、整理、分類、編號(hào)、裝訂路政檔案，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。按照檔案管理制度，對(duì)檔案進(jìn)行妥善保管，定期檢查檔案保管情況，做好防潮、防蟲、防火、防盜等工作。建立檔案檢索工具，編制檔案目錄、索引等，方便檔案的查閱和利用。負(fù)責(zé)檔案的借閱登記、歸還注銷等工作，嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，確保檔案安全。協(xié)助檔案鑒定小組做好檔案的鑒定工作，提出檔案存毀意見(jiàn)。完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案管理工作任務(wù)。2.檔案主管負(fù)責(zé)制定和完善路政檔案管理制度，組織實(shí)施檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度。指導(dǎo)檔案管理員開展檔案管理工作，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題。參與檔案的收集、整理、歸檔等工作，對(duì)重要檔案進(jìn)行審核把關(guān)。組織檔案信息資源的開發(fā)利用，為路政管理工作提供決策支持。負(fù)責(zé)與上級(jí)檔案管理部門及其他相關(guān)單位的溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)報(bào)送檔案管理工作情況。組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核，提高檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.路政管理工作中形成的各類文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等，包括路政許可、路政巡查、路政處罰、路政賠償?shù)确矫娴臋n案。2.路政管理部門與其他部門之間往來(lái)的文件、函件、會(huì)議紀(jì)要等。3.路政管理工作中形成的照片、錄像、錄音等聲像檔案。4.路政管理工作中涉及的法律法規(guī)、政策文件、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)路政檔案的收集工作，確保檔案資料及時(shí)、完整地收集齊全。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)收集到的檔案資料應(yīng)進(jìn)行初步整理，剔除重復(fù)、無(wú)效的資料，按照檔案類別進(jìn)行分類存放。（三）整理方法1.分類：路政檔案按照路政管理業(yè)務(wù)類別進(jìn)行分類，可分為路政許可檔案、路政巡查檔案、路政處罰檔案、路政賠償檔案、路政宣傳檔案、路政法規(guī)檔案等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查找。3.裝訂：將整理好的檔案資料按照一定的順序進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，便于檔案的查閱和檢索。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.檔案管理員應(yīng)及時(shí)將整理好的檔案資料進(jìn)行歸檔，確保檔案資料的有序存放。2.歸檔的檔案應(yīng)編制歸檔目錄，注明檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。3.對(duì)重要的檔案資料應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)妥善保管，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管期限路政檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管：凡是反映路政管理工作重大事件、重要決策、歷史沿革等具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。2.長(zhǎng)期保管：凡是在路政管理工作中形成的，在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為10年至50年。3.短期保管：凡是在路政管理工作中形成的，在較短時(shí)間內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為1年至10年。（三）保管措施1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、檔案架、溫濕度計(jì)、滅火器等。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的安全。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.本公司/組織內(nèi)部人員查閱路政檔案，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到檔案管理部門查閱。2.外單位查閱路政檔案，需持有單位介紹信，經(jīng)本公司/組織檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱重要檔案資料，還需經(jīng)本公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密的路政檔案，嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行查閱和利用，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自查閱和復(fù)制。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的等信息。2.所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意或外單位介紹信及本公司/組織檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.檔案管理員根據(jù)查閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案資料，并在《檔案查閱登記表》上做好登記，記錄查閱人員姓名、單位、查閱日期、查閱檔案名稱及編號(hào)等信息。4.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。如需復(fù)印或摘抄檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理員同意，并在規(guī)定的范圍內(nèi)進(jìn)行。5.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案資料歸還檔案管理員，檔案管理員核對(duì)無(wú)誤后，在《檔案查閱登記表》上注明歸還日期。（三）利用服務(wù)1.檔案管理部門應(yīng)積極開發(fā)利用路政檔案信息資源，為路政管理工作提供決策支持、業(yè)務(wù)指導(dǎo)等服務(wù)。2.根據(jù)路政管理工作需要，檔案管理部門可編制專題檔案資料匯編、檔案信息簡(jiǎn)報(bào)等，為路政管理人員提供便捷的信息服務(wù)。3.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用效果反饋機(jī)制，及時(shí)了解檔案利用情況，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，不斷改進(jìn)檔案管理工作。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案存毀意見(jiàn)。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合路政管理工作實(shí)際情況，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。鑒定時(shí)應(yīng)考慮檔案的內(nèi)容、價(jià)值、歷史意義等因素，確定檔案的存毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定后，編制《檔案銷毀清冊(cè)》，注明檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限、鑒定意見(jiàn)等信息。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、本公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行檔案銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在檔案管理部門負(fù)責(zé)人或其委托人的監(jiān)督下進(jìn)行。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞剑_保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。4.檔案銷毀完畢后，檔案管理人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字，并將《檔案銷毀清冊(cè)》歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立路政檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)路政檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理要求，將路政檔案資料錄入信息化管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.定期對(duì)信息化管理系統(tǒng)中的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，及時(shí)更新檔案信息，確保數(shù)據(jù)的時(shí)效性。（三）系統(tǒng)安全管理1.加強(qiáng)信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對(duì)信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)妥善保管，防止數(shù)