PAGE征收項目檔案管理制度一、總則（一）目的為加強征收項目檔案管理，確保征收項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在征收工作中的作用，依據(jù)國家有關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合本公司/組織實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織所承擔的各類征收項目檔案的管理，包括但不限于土地征收、房屋征收等項目。（三）管理原則征收項目檔案管理遵循統(tǒng)一領導、分級管理、集中保管、規(guī)范利用的原則。確保檔案管理工作與征收項目進程同步，實現(xiàn)檔案管理的科學化、規(guī)范化、信息化。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司/組織征收項目檔案管理制度。2.負責征收項目檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導，對各部門檔案管理工作進行檢查和考核。3.集中統(tǒng)一管理征收項目檔案，負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。4.組織開展檔案業(yè)務培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務水平和綜合素質(zhì)。5.推進檔案信息化建設，建立健全檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、檢索和利用。（二）項目負責人職責1.負責組織本項目檔案的收集、整理和歸檔工作，確保項目檔案的完整、準確和系統(tǒng)。2.對項目檔案管理工作進行指導和監(jiān)督，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中出現(xiàn)的問題。3.審核項目檔案的整理質(zhì)量和歸檔范圍，確保檔案符合相關標準和要求。4.按照規(guī)定的時間和要求，將項目檔案移交檔案管理部門。（三）檔案管理人員職責1.認真執(zhí)行檔案管理制度，負責征收項目檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等。2.對檔案進行妥善保管，確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。3.建立檔案檢索工具，編制檔案目錄、索引等，方便檔案的查詢和利用。4.按照規(guī)定的程序和要求，辦理檔案的借閱、查閱、復制等手續(xù)，做好登記和記錄工作。5.定期對檔案進行清查和盤點，及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問題。6.參與檔案的鑒定和銷毀工作，按照規(guī)定的程序和要求進行操作。三、檔案收集與整理（一）收集范圍征收項目檔案收集范圍包括但不限于以下內(nèi)容：1.項目前期文件：項目立項批復、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、規(guī)劃選址意見書、土地預審意見等。2.征收補償文件：征收公告、征收補償方案、評估報告、補償協(xié)議、安置房源信息等。3.項目實施過程文件：征收工作記錄、會議紀要、協(xié)商談判記錄、信訪處理材料等。4.財務文件：征收資金預算、決算報告、資金撥付憑證、財務審計報告等。5.其他相關文件：與征收項目有關的各類合同、協(xié)議、函件、照片、音像資料等。（二）收集要求1.各部門和項目工作人員應及時將各自工作中形成的文件材料收集齊全，定期移交檔案管理人員。2.收集的文件材料應真實、完整、準確，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對電子文件應同時收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理原則征收項目檔案整理應遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（四）整理方法1.分類：按照征收項目的不同階段、文件內(nèi)容和性質(zhì)等進行分類，可分為綜合類、征收補償類、項目實施類、財務類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查詢。3.裝訂：對紙質(zhì)文件進行裝訂，確保文件的整齊和牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔號、題名、日期、保管期限、密級等信息，便于檔案的檢索和利用。四、檔案保管（一）保管場所檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。（二）保管設備配備必要的檔案保管設備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥品等，定期對設備進行檢查和維護，確保設備的正常運行。（三）檔案存儲1.紙質(zhì)檔案應按照分類和編號順序排列上架存放，便于查找和利用。2.電子檔案應進行備份存儲，備份介質(zhì)應選用質(zhì)量可靠、存儲容量足夠的設備，并定期進行檢查和更新。3.照片、音像等特殊載體檔案應進行單獨整理和保管，注明相關信息，確保檔案的完整性和可讀性。（四）檔案清查定期對檔案進行清查盤點，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存儲情況與檔案目錄一致。對清查中發(fā)現(xiàn)的問題應及時進行處理，并做好記錄。五、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應遵循全面審查、客觀公正、便于利用的原則，根據(jù)檔案的保存價值和歷史意義，確定檔案的保管期限。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、項目負責人、檔案管理人員等組成，負責對征收項目檔案進行鑒定。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等進行全面審查，分析檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值和保存價值。2.根據(jù)國家有關檔案保管期限的規(guī)定，結合征收項目的實際情況，確定檔案的保管期限。3.對保管期限已滿或失去保存價值的檔案，提出銷毀意見，填寫檔案鑒定銷毀清冊。（四）銷毀程序1.檔案鑒定銷毀清冊經(jīng)檔案鑒定小組審核、公司/組織領導批準后，方可進行銷毀。2.檔案銷毀應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀過程的安全和徹底。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應在檔案鑒定銷毀清冊上簽字，并將銷毀情況報告公司/組織領導。六、檔案利用（一）利用范圍征收項目檔案主要供公司/組織內(nèi)部工作人員查閱利用，用于項目總結、經(jīng)驗借鑒、工作參考等。在符合法律法規(guī)和相關規(guī)定的前提下，也可根據(jù)工作需要向有關部門和單位提供查閱利用服務。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員應根據(jù)查閱人員的需求，提供相應的檔案資料，并做好查閱登記工作。2.復制：對確需復制的檔案，經(jīng)檔案管理部門負責人批準后，按照規(guī)定的程序進行復制，并收取一定的復制費用。3.借閱：因工作需要長期使用檔案的，可辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不超過[具體期限]，借閱人員應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、損毀檔案。（三）利用審批1.公司/組織內(nèi)部工作人員查閱利用檔案，需填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.外單位查閱利用檔案，需持單位介紹信，經(jīng)公司/組織領導批準后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并做好相關記錄。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立完善的征收項目檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、檢索、利用和共享，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進行掃描，形成電子檔案，并進行數(shù)據(jù)掛接和整理，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性和完整性。2.檔案信息錄入：將檔案的基本信息、目錄信息等錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫。3.檔案檢索利用：利用檔案信息化管理系統(tǒng)的檢索功能，實現(xiàn)檔案信息的快速查詢和利用，提高工作效率。4.檔案安全管理：采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、用戶認證等技術手段，確保檔案信息的安全，防止信息泄露和丟失。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運行。