PAGE結算資料檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司結算資料檔案的管理，確保結算資料的完整性、準確性和安全性，提高結算工作效率，保障公司合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及結算資料檔案管理的部門和人員，包括但不限于采購部門、銷售部門、財務部門、項目管理部門等。（三）定義1.結算資料：指在公司業(yè)務活動中產生的與結算相關的各類文件、憑證、報表、合同等資料。2.檔案管理：指對結算資料進行收集、整理、歸檔、保管、查閱、銷毀等一系列活動的總稱。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：結算資料檔案由公司指定的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和一致性。2.真實準確原則：結算資料應真實、準確地反映公司業(yè)務活動的實際情況，不得弄虛作假。3.安全保密原則：加強結算資料檔案的安全保密工作，防止檔案信息泄露，確保公司商業(yè)機密和合法權益。4.方便利用原則：在確保檔案安全保密的前提下，應方便公司內部各部門和人員查閱利用結算資料檔案，提高工作效率。二、職責分工（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善結算資料檔案管理制度，并組織實施。2.負責結算資料檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、銷毀等日常管理工作。3.定期對結算資料檔案進行清查、核對，確保檔案的完整性和準確性。4.負責向公司內部各部門和人員提供結算資料檔案的查閱服務，并做好查閱登記工作。5.負責組織對超過保管期限的結算資料檔案進行鑒定和銷毀工作。（二）業(yè)務部門職責1.負責本部門結算資料的收集、整理，并及時移交檔案管理部門歸檔。2.按照檔案管理部門的要求，規(guī)范填寫結算資料，確保資料的真實性、準確性和完整性。3.在業(yè)務活動中，應妥善保管結算資料，防止資料丟失、損壞或泄露。4.根據工作需要，向檔案管理部門提出查閱結算資料檔案的申請，并配合檔案管理部門做好查閱工作。（三）財務部門職責1.負責審核結算資料的財務數據，確保數據的準確性和合規(guī)性。2.參與結算資料檔案的管理工作，提供財務專業(yè)意見和建議。3.根據結算資料進行財務核算和賬務處理，確保財務信息與結算資料一致。（四）審計部門職責1.負責對結算資料檔案管理工作進行審計監(jiān)督，檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.對結算資料的真實性、準確性和合規(guī)性進行審計，發(fā)現問題及時提出整改意見。三、結算資料的收集與整理（一）收集范圍1.采購業(yè)務結算資料：包括采購合同、訂單、發(fā)票、驗收單、付款憑證等。2.銷售業(yè)務結算資料：包括銷售合同、訂單、發(fā)票、發(fā)貨單、收款憑證等。3.項目結算資料：包括項目合同、預算書、結算書、變更簽證、驗收報告等。4.其他與結算相關的資料：如結算審批表、對賬單、往來函件等。（二）收集要求1.業(yè)務部門應在結算業(yè)務完成后及時收集相關資料，并按照檔案管理部門的要求進行整理。2.結算資料應內容完整、字跡清晰、簽字蓋章齊全，確保資料的真實性和有效性。3.對于電子文檔形式的結算資料，應確保其格式規(guī)范、存儲安全，并與紙質文檔內容一致。（三）整理方法1.分類整理：按照結算業(yè)務類型、時間順序等對結算資料進行分類，便于查找和管理。2.編號標識：為每份結算資料檔案編制唯一的編號，并在資料上進行標識，以便快速定位和識別。3.目錄編制：根據分類整理的結果，編制結算資料檔案目錄，注明資料名稱、編號、日期、保管期限等信息，方便查閱。四、結算資料的歸檔（一）歸檔時間業(yè)務部門應在結算資料整理完畢后[X]個工作日內移交檔案管理部門歸檔。（二）歸檔流程1.業(yè)務部門填寫《結算資料檔案移交清單》，詳細列出移交資料的名稱、編號、份數等信息，并簽字蓋章。2.檔案管理部門對移交的結算資料進行核對，確認無誤后在《結算資料檔案移交清單》上簽字蓋章，并接收歸檔。3．檔案管理部門按照檔案管理的要求，將結算資料進行上架存放，并更新檔案管理系統(tǒng)中的相關信息。（三）歸檔要求1.歸檔的結算資料應保持原整理順序，不得隨意打亂或更換。2.對于同一結算業(yè)務的相關資料，應集中歸檔，便于查閱和核對。3.檔案管理部門應建立健全結算資料檔案索引，方便快速查找和調閱檔案。五、結算資料檔案的保管（一）保管期限1.采購業(yè)務結算資料檔案保管期限為[X]年。2.銷售業(yè)務結算資料檔案保管期限為[X]年。3.項目結算資料檔案保管期限為自項目竣工驗收合格之日起[X]年。4.其他與結算相關的資料檔案保管期限根據實際情況確定，但不得少于[X]年。（二）保管方式1.檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備等，確保檔案的安全保管。2.對于電子文檔形式的結算資料，應進行備份存儲，并定期進行數據維護和更新，防止數據丟失或損壞。3.檔案管理部門應建立健全檔案保管制度，定期對檔案進行檢查和盤點，發(fā)現問題及時處理。（三）安全保密措施1.檔案庫房應實行專人管理，嚴格限制無關人員進入。2.對涉及公司商業(yè)機密和敏感信息的結算資料檔案，應采取加密存儲、限制查閱權限等保密措施。3.檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案信息，如有違反，將依法追究其責任。六、結算資料檔案的查閱（一）查閱權限1.公司內部各部門因工作需要查閱結算資料檔案的，應填寫《結算資料檔案查閱申請表》，經部門負責人簽字批準后，方可到檔案管理部門查閱。2.涉及公司重大事項或機密信息的結算資料檔案，需經公司主管領導簽字批準后方可查閱。3.外部單位因工作需要查閱公司結算資料檔案的，應出具正式介紹信，并經公司主管領導簽字批準后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱，查閱過程中不得擅自摘抄、復制檔案內容。（二）查閱流程1.查閱申請人填寫《結算資料檔案查閱申請表》，詳細說明查閱目的、查閱內容等信息，并簽字蓋章。2.《結算資料檔案查閱申請表》按照查閱權限審批流程進行審批。3.檔案管理部門根據審批通過的《結算資料檔案查閱申請表》，為查閱申請人提供相應的結算資料檔案，并做好查閱登記工作。4.查閱申請人應在指定的地點查閱檔案，不得將檔案帶出檔案庫房。如需摘抄、復制檔案內容的，應經檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序辦理相關手續(xù)。5.查閱完畢后，查閱申請人應及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應認真核對檔案數量和完整性，確保檔案無缺失或損壞。（三）查閱登記檔案管理部門應建立《結算資料檔案查閱登記簿》，詳細記錄查閱申請人姓名、部門、查閱時間、查閱內容、查閱目的、審批情況等信息，查閱登記記錄應妥善保管，以備查詢。七、結算資料檔案的借閱與歸還（一）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱結算資料檔案的，應填寫《結算資料檔案借閱申請表》，經部門負責人簽字批準后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限的，應提前向檔案管理部門申請并辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應妥善保管借閱的結算資料檔案，不得轉借他人，不得擅自涂改、偽造、損毀檔案內容。（二）歸還流程1.借閱人應在借閱期限屆滿前及時歸還借閱的結算資料檔案。2.檔案管理部門在接收歸還的檔案時，應認真核對檔案數量和完整性，檢查檔案是否有涂改、偽造、損毀等情況。如發(fā)現問題，應及時查明原因，并追究借閱人的責任。3.檔案管理部門在確認檔案無誤后，在《結算資料檔案借閱登記簿》上注明歸還時間，并將檔案歸還原位。八、結算資料檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門應定期對超過保管期限的結算資料檔案進行鑒定，確定檔案是否仍具有保存價值。2.鑒定工作應由檔案管理部門牽頭，組織公司內部相關部門的專業(yè)人員組成鑒定小組進行。鑒定小組應根據檔案的內容、性質、歷史價值等因素，綜合評估檔案的保存價值。3.鑒定小組應形成鑒定意見，填寫《結算資料檔案鑒定意見書》，明確檔案是否需要銷毀、延長保管期限或繼續(xù)保存等處理意見。（二）銷毀流程1.經鑒定需要銷毀的結算資料檔案，由檔案管理部門編制《結算資料檔案銷毀清單》，詳細列出擬銷毀檔案的名稱、編號、日期、數量等信息，