PAGE檔案安全定期安全制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案安全管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和保密性，防止檔案信息泄露、丟失、損壞等安全事故的發(fā)生，特制定本定期安全檢查制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理工作中的安全檢查活動(dòng)。（三）基本原則1.預(yù)防為主原則通過定期檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除檔案安全隱患，預(yù)防安全事故的發(fā)生。2.全面覆蓋原則對(duì)公司各類檔案的收集、整理、保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行全面檢查。3.責(zé)任明確原則明確各部門及人員在檔案安全檢查中的職責(zé)，確保檢查工作落實(shí)到位。二、檢查內(nèi)容（一）檔案實(shí)體安全1.檔案庫房環(huán)境溫度、濕度是否符合規(guī)定要求（溫度控制在14℃24℃，相對(duì)濕度控制在45%60%）。庫房清潔衛(wèi)生狀況，是否有灰塵、雜物等。防火、防盜、防蟲、防潮、防鼠、防光、防塵等設(shè)施是否完好有效。2.檔案裝具檔案柜、架是否牢固，有無變形、損壞。檔案盒、卷皮等是否符合質(zhì)量要求，有無破損、褪色。3.檔案實(shí)體檔案整理是否規(guī)范，分類是否準(zhǔn)確，編號(hào)是否清晰。檔案是否齊全完整，有無缺頁、漏件。檔案字跡是否清晰，有無褪色、模糊等現(xiàn)象。（二）檔案信息安全1.計(jì)算機(jī)系統(tǒng)安全檔案管理系統(tǒng)的用戶權(quán)限設(shè)置是否合理，是否存在越權(quán)訪問。系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份是否及時(shí)、完整，備份介質(zhì)是否妥善保管。計(jì)算機(jī)病毒防護(hù)措施是否有效，有無病毒感染。2.網(wǎng)絡(luò)安全檔案?jìng)鬏斁W(wǎng)絡(luò)是否安全，有無網(wǎng)絡(luò)攻擊、數(shù)據(jù)泄露風(fēng)險(xiǎn)。網(wǎng)絡(luò)訪問控制是否嚴(yán)格，是否對(duì)外部網(wǎng)絡(luò)訪問進(jìn)行有效監(jiān)控。3.數(shù)據(jù)存儲(chǔ)安全存儲(chǔ)檔案數(shù)據(jù)的硬盤、磁帶等存儲(chǔ)設(shè)備是否安全可靠，有無損壞、故障。數(shù)據(jù)存儲(chǔ)是否進(jìn)行加密處理，加密密鑰是否妥善保管。（三）檔案管理制度執(zhí)行情況1.檔案收集制度各部門檔案收集是否及時(shí)、完整，有無拖延、遺漏。檔案移交手續(xù)是否齊全、規(guī)范。2.檔案整理制度檔案整理是否按照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，整理質(zhì)量是否符合要求。檔案分類方案是否合理，是否便于查找和利用。3.檔案保管制度檔案庫房管理制度是否嚴(yán)格執(zhí)行，庫房管理人員職責(zé)是否明確。檔案借閱、歸還登記是否詳細(xì)、準(zhǔn)確，有無違規(guī)借閱。4.檔案利用制度檔案利用申請(qǐng)、審批手續(xù)是否齊全，利用過程是否符合規(guī)定。檔案查閱場(chǎng)所是否安全，查閱設(shè)備是否正常。三、檢查周期（一）日常檢查各部門檔案管理人員每天對(duì)本部門保管的檔案進(jìn)行自查，重點(diǎn)檢查檔案的擺放秩序、實(shí)體狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。（二）定期檢查1.公司每季度組織一次全面的檔案安全檢查，由檔案管理部門牽頭，各相關(guān)部門配合。2.每年結(jié)合檔案年度統(tǒng)計(jì)工作，對(duì)檔案進(jìn)行一次詳細(xì)的清查盤點(diǎn)，確保檔案數(shù)量、質(zhì)量準(zhǔn)確無誤。（三）專項(xiàng)檢查根據(jù)國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的變化，以及公司檔案管理工作的實(shí)際情況，適時(shí)開展專項(xiàng)安全檢查，如針對(duì)電子檔案安全、重要檔案保密等進(jìn)行專項(xiàng)檢查。四、檢查人員及職責(zé)（一）檔案管理部門1.負(fù)責(zé)制定檔案安全檢查計(jì)劃和方案。2.組織實(shí)施檔案安全檢查工作，對(duì)檢查結(jié)果進(jìn)行匯總分析。3.督促各部門整改檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，跟蹤整改落實(shí)情況。（二）各部門負(fù)責(zé)人1.負(fù)責(zé)組織本部門檔案安全自查工作，確保自查工作落實(shí)到位。2.配合公司檔案管理部門開展定期檢查和專項(xiàng)檢查，提供相關(guān)資料和信息。3.對(duì)本部門檔案安全工作負(fù)總責(zé)，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)組織整改。（三）檔案管理人員1.具體實(shí)施檔案日常自查工作，做好自查記錄。2.協(xié)助檔案管理部門開展定期檢查和專項(xiàng)檢查，負(fù)責(zé)檔案實(shí)體和信息的具體檢查工作。3.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)向部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門報(bào)告，并負(fù)責(zé)整改措施的具體落實(shí)。五、檢查方法（一）實(shí)地查看對(duì)檔案庫房、檔案整理場(chǎng)所、查閱利用場(chǎng)所等進(jìn)行實(shí)地檢查，查看檔案實(shí)體、裝具、環(huán)境等情況。（二）系統(tǒng)檢查通過檔案管理系統(tǒng)，檢查檔案數(shù)據(jù)的錄入、存儲(chǔ)、傳輸、利用等環(huán)節(jié)的安全性，查看用戶權(quán)限設(shè)置、數(shù)據(jù)備份等情況。（三）查閱記錄查閱檔案收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的相關(guān)記錄，檢查制度執(zhí)行情況。（四）詢問了解與檔案管理人員、利用者等進(jìn)行詢問交流，了解檔案管理工作中的實(shí)際情況和存在的問題。六、檢查結(jié)果處理（一）問題記錄檢查人員對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括問題描述、發(fā)現(xiàn)時(shí)間、發(fā)現(xiàn)地點(diǎn)、責(zé)任人等信息。（二）整改通知檔案管理部門根據(jù)檢查結(jié)果，向責(zé)任部門發(fā)出整改通知書，明確整改要求、整改期限和責(zé)任人。（三）整改落實(shí)1.責(zé)任部門接到整改通知書后，應(yīng)立即組織整改，制定具體的整改措施，明確整改責(zé)任人，確保整改工作按時(shí)完成。2.整改過程中，責(zé)任部門應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門反饋整改情況，檔案管理部門對(duì)整改工作進(jìn)行跟蹤檢查。（四）復(fù)查驗(yàn)收整改期限屆滿后，檔案管理部門組織對(duì)整改情況進(jìn)行復(fù)查驗(yàn)收。對(duì)整改不到位的，責(zé)令繼續(xù)整改，直至達(dá)到要求。（五）結(jié)果通報(bào)檔案管理部門對(duì)檔案安全檢查結(jié)果進(jìn)行總結(jié)分析，形成檢查報(bào)告，在公司內(nèi)部進(jìn)行通報(bào)，對(duì)檔案安全管理工作表現(xiàn)突出的部門和個(gè)人進(jìn)行表彰，對(duì)存在問題較多的部門進(jìn)行批評(píng)。七、檔案安全應(yīng)急處置（一）應(yīng)急處置原則1.快速反應(yīng)原則一旦發(fā)生檔案安全事故，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急處置機(jī)制，迅速采取措施進(jìn)行處理。2.最小影響原則采取有效措施，最大限度地減少事故對(duì)檔案的損害，降低對(duì)公司正常工作的影響。3.依法依規(guī)原則應(yīng)急處置工作應(yīng)嚴(yán)格按照國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行。（二）應(yīng)急處置流程1.事故報(bào)告檔案管理人員發(fā)現(xiàn)檔案安全事故后，應(yīng)立即向部門負(fù)責(zé)人報(bào)告，部門負(fù)責(zé)人接到報(bào)告后，應(yīng)在[X]小時(shí)內(nèi)報(bào)告公司檔案管理部門和分管領(lǐng)導(dǎo)。2.應(yīng)急響應(yīng)公司檔案管理部門接到報(bào)告后，立即啟動(dòng)檔案安全應(yīng)急預(yù)案，組織相關(guān)人員成立應(yīng)急處置小組，開展應(yīng)急處置工作。3.現(xiàn)場(chǎng)處置應(yīng)急處置小組到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)后，迅速采取措施控制事故現(xiàn)場(chǎng)，防止事故擴(kuò)大。如發(fā)生火災(zāi)，應(yīng)立即組織滅火，搶救檔案；如發(fā)生信息泄露，應(yīng)立即切斷網(wǎng)絡(luò)，封存相關(guān)設(shè)備，查找泄露原因。4.損失評(píng)估對(duì)事故造成的檔案損失進(jìn)行評(píng)估，確定損失情況，為后續(xù)處理提供依據(jù)。5.恢復(fù)重建根據(jù)損失評(píng)估結(jié)果，組織對(duì)受損檔案進(jìn)行恢復(fù)重建工作，盡可能恢復(fù)檔案的原貌和完整性。6.調(diào)查處理對(duì)檔案安全事故進(jìn)行調(diào)查，查明事故原因、經(jīng)過和責(zé)任，提出處理意見，對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行嚴(yán)肅處理。（三）應(yīng)急處置保障1.應(yīng)急物資保障配備必要的消防設(shè)備、防盜設(shè)備、數(shù)據(jù)恢復(fù)設(shè)備等應(yīng)急物資，并定期進(jìn)行檢查、維護(hù)和更