PAGE人事檔案室閱覽制度一、總則（一）目的為了規(guī)范人事檔案室閱覽行為，確保人事檔案資料的安全與完整，保障檔案信息的合理利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工及因工作需要查閱人事檔案的外部相關(guān)人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及公司的相關(guān)規(guī)定，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：加強檔案閱覽過程中的安全防范措施，保護檔案信息不被泄露、篡改或丟失，維護檔案的保密性和完整性。3.合理利用原則：在確保檔案安全的前提下，為公司各項工作提供必要的檔案信息支持，促進檔案資源的合理利用。二、閱覽權(quán)限與申請（一）內(nèi)部員工閱覽權(quán)限1.人力資源部門員工人力資源部門因工作需要，可查閱本部門及其他部門員工的人事檔案，但應(yīng)嚴格按照工作流程進行操作，不得隨意擴大查閱范圍。2.其他部門員工其他部門員工因涉及員工考核、晉升、調(diào)動等與自身工作相關(guān)的事宜，確需查閱人事檔案的，應(yīng)填寫《人事檔案查閱申請表》，詳細說明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交至人力資源部門審核。人力資源部門審核通過后，方可安排查閱。（二）外部人員閱覽權(quán)限1.政府部門及相關(guān)機構(gòu)因工作需要，政府部門及相關(guān)機構(gòu)依法依規(guī)要求查閱公司人事檔案的，應(yīng)出具正式的查閱函件，并明確查閱目的、查閱范圍等內(nèi)容。公司人力資源部門在審核查閱函件合規(guī)性后，報公司分管領(lǐng)導批準，方可安排專人陪同查閱。2.合作單位合作單位因業(yè)務(wù)合作需要查閱公司人事檔案的，需提前向公司提出書面申請，說明合作事項、查閱內(nèi)容及用途等，并提供合作協(xié)議等相關(guān)證明材料。經(jīng)公司人力資源部門審核、公司分管領(lǐng)導批準后，可在指定地點、指定人員陪同下進行查閱。查閱過程中，合作單位應(yīng)嚴格遵守本制度規(guī)定，不得擅自復(fù)制、摘抄檔案內(nèi)容。（三）申請流程1.申請人填寫《人事檔案查閱申請表》，詳細注明查閱原因、查閱檔案范圍、查閱時間等信息。2.將申請表提交所在部門負責人審批，部門負責人應(yīng)認真審核申請內(nèi)容，確保查閱事由合理、必要。3.經(jīng)部門負責人批準后，申請表交至人力資源部門進行審核。人力資源部門根據(jù)檔案管理規(guī)定及實際情況，對申請進行審核，必要時可要求申請人補充相關(guān)材料或說明情況。4.人力資源部門審核通過后，報公司分管領(lǐng)導審批。公司分管領(lǐng)導根據(jù)公司整體利益和檔案管理要求，做出最終審批決定。5.審批通過后，人力資源部門通知申請人查閱時間、地點及注意事項，并安排專人負責協(xié)助查閱。三、閱覽時間與地點（一）閱覽時間1.內(nèi)部員工查閱人事檔案應(yīng)提前預(yù)約，原則上安排在正常工作日的工作時間內(nèi)進行。每次查閱時間一般不超過[X]小時，如有特殊情況需要延長查閱時間的，應(yīng)提前向人力資源部門說明并獲得批準。2.外部人員查閱人事檔案應(yīng)按照公司與對方約定的時間進行，一般應(yīng)在公司辦公時間內(nèi)安排查閱，如需在非辦公時間查閱，應(yīng)提前與公司協(xié)商并獲得同意。（二）閱覽地點人事檔案閱覽應(yīng)在公司專門設(shè)立的檔案查閱室進行。檔案查閱室應(yīng)具備必要的安全防護設(shè)施，如監(jiān)控設(shè)備、防火防盜設(shè)備等，以確保檔案資料的安全。查閱室內(nèi)應(yīng)配備桌椅、檔案查閱設(shè)備等基本設(shè)施，方便查閱人員使用。四、閱覽要求（一）查閱人員要求1.查閱人員應(yīng)嚴格遵守檔案管理規(guī)定，愛護檔案資料，不得在檔案上涂改、圈劃、批注或者污損檔案內(nèi)容。2.查閱人員必須由本人親自查閱，不得委托他人代為查閱。3.查閱人員應(yīng)保持查閱室內(nèi)安靜、整潔，不得在查閱室內(nèi)吸煙、飲食或從事其他與查閱檔案無關(guān)的活動。（二）查閱檔案要求1.查閱人員應(yīng)按照批準的查閱范圍進行查閱，不得擅自擴大查閱范圍或查閱與工作無關(guān)的檔案內(nèi)容。2.查閱檔案時，應(yīng)逐卷逐頁進行查閱，不得隨意抽取、撤換檔案材料。如需復(fù)印或摘抄檔案內(nèi)容的，應(yīng)按照以下規(guī)定辦理：內(nèi)部員工因工作需要復(fù)印或摘抄檔案內(nèi)容的，應(yīng)填寫《人事檔案復(fù)印/摘抄申請表》，經(jīng)人力資源部門負責人批準后，由檔案管理人員負責復(fù)印或摘抄，并對復(fù)印件或摘抄件進行核對、登記。外部人員因工作需要復(fù)印或摘抄檔案內(nèi)容的，應(yīng)在查閱申請中明確提出，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導批準。復(fù)印或摘抄工作應(yīng)由公司檔案管理人員負責操作，復(fù)印件或摘抄件應(yīng)加蓋公司檔案管理專用章，并注明用途。3.查閱人員在查閱過程中發(fā)現(xiàn)檔案存在問題或疑問的，應(yīng)及時向檔案管理人員提出，由檔案管理人員進行核實和處理。五、檔案歸還與整理（一）檔案歸還1.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時將所查閱的檔案資料歸還檔案管理人員。檔案管理人員應(yīng)認真核對歸還檔案的數(shù)量、完整性等，確保檔案資料無缺失、損壞現(xiàn)象。2.如發(fā)現(xiàn)檔案資料有缺失、損壞等情況，查閱人員應(yīng)立即向檔案管理人員說明情況，并承擔相應(yīng)的責任。檔案管理人員應(yīng)及時對檔案進行修復(fù)或補充，并做好記錄。（二）檔案整理1.檔案管理人員在接收歸還的檔案后，應(yīng)對檔案進行整理，確保檔案排列有序、存放整齊。2.定期對人事檔案進行全面檢查和整理，及時發(fā)現(xiàn)并解決檔案管理中存在的問題，保證檔案資料的質(zhì)量。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.公司人力資源部門負責對人事檔案閱覽制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，定期或不定期對檔案查閱室進行巡查，確保檔案閱覽過程符合規(guī)定要求。2.設(shè)立檔案管理監(jiān)督舉報電話和郵箱，接受公司員工及外部人員對檔案閱覽違規(guī)行為的舉報。對于舉報信息，應(yīng)及時進行調(diào)查核實，并按照規(guī)定進行處理。（二）檢查內(nèi)容1.查閱人員是否按照規(guī)定的申請流程進行申請和查閱。2.查閱人員是否在批準的查閱范圍內(nèi)進行查閱，有無擅自擴大查閱范圍或查閱與工作無關(guān)的檔案內(nèi)容。3.查閱人員是否遵守查閱時間和地點的規(guī)定，有無超時查閱或在非指定地點查閱等情況。4.查閱人員是否遵守查閱要求，有無在檔案上涂改、圈劃、批注或者污損檔案內(nèi)容，是否愛護檔案資料等。5.檔案管理人員是否認真履行職責，對查閱申請進行嚴格審核，對查閱過程進行有效監(jiān)督，對歸還檔案進行認真核對和整理等。（三）違規(guī)處理1.對于違反人事檔案閱覽制度的查閱人員，公司將視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款等處理；情節(jié)嚴重的，將依法依規(guī)追究其法律責任。2.對于因檔案管理人員失職導致檔案閱覽違規(guī)行為發(fā)生的，公司將對相關(guān)責任人進行批評教育、責令改正；造成嚴重后果的，將給