PAGE留學(xué)生檔案審查制度第一章總則第一條目的為確保留學(xué)生檔案管理的規(guī)范性、準(zhǔn)確性和安全性，保障留學(xué)生權(quán)益，維護(hù)學(xué)校及相關(guān)機(jī)構(gòu)的正常秩序，特制定本留學(xué)生檔案審查制度。第二條適用范圍本制度適用于本校接收的所有留學(xué)生，包括學(xué)歷生、交換生、短期進(jìn)修生等各類留學(xué)項(xiàng)目的學(xué)生。第三條基本原則1.合法性原則：檔案審查工作嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及教育主管部門的相關(guān)規(guī)定。2.真實(shí)性原則：確保留學(xué)生檔案材料真實(shí)、準(zhǔn)確，如實(shí)反映學(xué)生的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、學(xué)術(shù)成績、品行表現(xiàn)等情況。3.保密性原則：對(duì)留學(xué)生檔案信息予以嚴(yán)格保密，防止信息泄露。4.完整性原則：保證留學(xué)生檔案材料齊全、完整，涵蓋學(xué)生留學(xué)期間的各類重要信息。第二章檔案內(nèi)容與分類第四條入學(xué)申請(qǐng)檔案1.個(gè)人基本信息：包括姓名、性別、出生日期、國籍、護(hù)照號(hào)碼、聯(lián)系方式等。2.學(xué)歷證明材料：高中畢業(yè)證書、成績單、大學(xué)在讀證明或畢業(yè)證書等。3.語言能力證明：雅思、托福、漢語水平考試（HSK）等成績證書。4.推薦信：由原學(xué)校老師或相關(guān)人士出具的推薦信。5.個(gè)人陳述：闡述留學(xué)目的、學(xué)習(xí)計(jì)劃、個(gè)人優(yōu)勢(shì)等內(nèi)容。第五條學(xué)習(xí)期間檔案1.課程學(xué)習(xí)記錄：每學(xué)期的課程成績單、考試成績、考勤記錄等。2.學(xué)術(shù)成果：論文發(fā)表、科研項(xiàng)目參與情況、獲獎(jiǎng)證書等。3.社會(huì)實(shí)踐記錄：實(shí)習(xí)報(bào)告、志愿者活動(dòng)證明等。4.獎(jiǎng)懲記錄：學(xué)校或相關(guān)機(jī)構(gòu)給予的獎(jiǎng)勵(lì)與處分文件。第六條畢業(yè)與離校檔案1.畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）：包括開題報(bào)告、論文正文、答辯記錄等。2.畢業(yè)證明材料：畢業(yè)證書、學(xué)位證書等。3.離校手續(xù)辦理記錄：宿舍歸還、學(xué)費(fèi)結(jié)清、圖書借閱歸還等情況。第三章檔案審查流程第七條入學(xué)前審查1.學(xué)校招生部門收到留學(xué)生入學(xué)申請(qǐng)后，對(duì)入學(xué)申請(qǐng)檔案進(jìn)行初步審核。重點(diǎn)審查學(xué)歷證明、語言能力證明等材料的真實(shí)性和有效性。2.對(duì)于存在疑問的材料，招生部門可通過函調(diào)、電話核實(shí)等方式進(jìn)行進(jìn)一步查證。3.審核通過的入學(xué)申請(qǐng)檔案移交至檔案管理部門進(jìn)行歸檔。第八條學(xué)習(xí)期間定期審查1.每學(xué)期結(jié)束后，各教學(xué)單位負(fù)責(zé)收集學(xué)生的課程學(xué)習(xí)記錄等相關(guān)材料，并進(jìn)行初步整理。2.檔案管理部門會(huì)同教學(xué)單位對(duì)學(xué)生學(xué)習(xí)期間檔案進(jìn)行定期審查。審查內(nèi)容包括課程成績的準(zhǔn)確性、學(xué)術(shù)成果的真實(shí)性、獎(jiǎng)懲記錄的完整性等。3.對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)與學(xué)生溝通核實(shí)，并要求學(xué)生提供補(bǔ)充材料或作出說明。第九條畢業(yè)前綜合審查1.在學(xué)生畢業(yè)前，檔案管理部門對(duì)學(xué)生的全部檔案進(jìn)行綜合審查。審查內(nèi)容涵蓋入學(xué)申請(qǐng)檔案、學(xué)習(xí)期間檔案以及畢業(yè)與離校檔案等各個(gè)方面。2.重點(diǎn)審查畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）的質(zhì)量、畢業(yè)證明材料的準(zhǔn)確性以及離校手續(xù)的完備性。3.對(duì)于審查合格的學(xué)生檔案，出具檔案審查合格證明，作為學(xué)生畢業(yè)的必備材料之一。第四章審查責(zé)任與監(jiān)督第十條審查人員責(zé)任1.參與檔案審查工作的人員應(yīng)認(rèn)真履行職責(zé)，嚴(yán)格按照審查標(biāo)準(zhǔn)和流程進(jìn)行操作。2.對(duì)審查過程中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)記錄，并采取有效措施進(jìn)行核實(shí)和處理。3.如因?qū)彶槿藛T疏忽或故意違規(guī)導(dǎo)致檔案審查失誤，將追究相關(guān)人員的責(zé)任。第十一條監(jiān)督機(jī)制1.學(xué)校設(shè)立專門的檔案審查監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)對(duì)留學(xué)生檔案審查工作進(jìn)行全程監(jiān)督。2.監(jiān)督小組定期對(duì)檔案審查工作進(jìn)行檢查，抽查審查檔案的質(zhì)量和審查流程的執(zhí)行情況。3.接受師生及社會(huì)各界對(duì)檔案審查工作的監(jiān)督舉報(bào)，對(duì)舉報(bào)內(nèi)容及時(shí)進(jìn)行調(diào)查處理。第五章檔案保管與保密第十二條保管要求1.留學(xué)生檔案應(yīng)妥善保管，采用安全可靠的存儲(chǔ)方式，如紙質(zhì)檔案專柜存放、電子檔案加密存儲(chǔ)等。2.檔案保管場所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的完整性和安全性。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行整理和清查核對(duì)，確保檔案材料無缺失、損壞等情況。第十三條保密規(guī)定1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，未經(jīng)授權(quán)不得擅自查閱、復(fù)制、傳播留學(xué)生檔案信息。2.因工作需要查閱檔案的人員，必須履行嚴(yán)格的審批手續(xù)，并在規(guī)定的范圍內(nèi)使用檔案信息。3.對(duì)涉及留學(xué)生個(gè)人隱私的信息，應(yīng)采取特殊的保密措施，防止信息泄露。第六章檔案查閱與使用第十四條查閱權(quán)限1.留學(xué)生本人有權(quán)查閱自己的檔案，但需提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)，并填寫查閱申請(qǐng)表。2.學(xué)校內(nèi)部相關(guān)部門因工作需要查閱留學(xué)生檔案的，應(yīng)出具正式的查閱函，并說明查閱目的和范圍。3.外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱留學(xué)生檔案時(shí)，必須經(jīng)過學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。第十五條使用規(guī)定1.查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出保管場所。2.如需復(fù)印檔案材料，必須經(jīng)過檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)印操作。3.檔案信息的使用應(yīng)嚴(yán)格限定在申請(qǐng)查閱的目的范圍內(nèi)，不得用于其他非法或不當(dāng)用途。第七章檔案變更與補(bǔ)充第十六條變更情形1.留學(xué)生個(gè)人基本信息發(fā)生變更的，如姓名、國籍、聯(lián)系方式等，應(yīng)及時(shí)向?qū)W校相關(guān)部門提交變更申請(qǐng)，并提供相應(yīng)的證明材料。2.學(xué)歷、學(xué)位等證明材料發(fā)生變更的，需提供新的有效證明文件。第十七條補(bǔ)充材料1.在學(xué)習(xí)期間，留學(xué)生如有新的學(xué)術(shù)成果、社會(huì)實(shí)踐經(jīng)歷等需要補(bǔ)充到檔案中的，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門提交相關(guān)材料。2.畢業(yè)前，如發(fā)現(xiàn)檔案中存在遺漏或需要補(bǔ)充的重要信息，學(xué)生應(yīng)積極配合學(xué)校進(jìn)行補(bǔ)充完善。第十八條變更與補(bǔ)充流程1.留學(xué)生提交變更或補(bǔ)充申請(qǐng)后，相關(guān)部門進(jìn)行審核。審核通過后，檔案管理部門對(duì)檔案進(jìn)行相應(yīng)的變更或補(bǔ)充操作。2.變更或補(bǔ)充后的檔案應(yīng)進(jìn)行重新審查，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。第八章檔案銷毀第十九條銷毀條件1.留學(xué)生畢業(yè)離校后，其檔案在保管一定期限后，根據(jù)學(xué)校檔案保管期限規(guī)定，確需銷毀的，方可進(jìn)行銷毀處理。2.檔案存在嚴(yán)重?fù)p壞、變質(zhì)等無法繼續(xù)保存的情況時(shí)，經(jīng)鑒定后可進(jìn)行銷毀。第二十條銷毀流程1.檔案管理部門提出檔案銷毀申請(qǐng)，填寫檔案銷毀申請(qǐng)表，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.學(xué)校檔案管理負(fù)責(zé)人對(duì)銷毀申請(qǐng)進(jìn)行審批。審批通過后，組織專門人員進(jìn)行檔案銷毀操作。3.檔案銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、參