PAGE督查檢查檔案制度范本一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司督查檢查工作的規(guī)范化、科學(xué)化管理，確保督查檢查檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，充分發(fā)揮檔案在督查檢查工作中的重要作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部開展的各類督查檢查工作所形成的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則督查檢查檔案由公司指定的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和安全性。2.真實準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須真實反映督查檢查工作的實際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、資料可靠。3.分類科學(xué)原則按照督查檢查工作的性質(zhì)、內(nèi)容、時間等因素進(jìn)行科學(xué)分類，便于檔案的整理、檢索和利用。4.便于利用原則建立健全檔案管理制度，提高檔案管理水平，為公司各項工作提供便捷、高效的檔案服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善督查檢查檔案管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門做好檔案收集、整理、歸檔等工作。2.集中統(tǒng)一管理督查檢查檔案，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理，提高檔案檢索和利用效率。3.定期對檔案進(jìn)行整理、鑒定、統(tǒng)計和保管期限的調(diào)整，確保檔案的質(zhì)量和安全。4.按照規(guī)定向公司內(nèi)部或外部提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理。5.對檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和分析，不斷改進(jìn)檔案管理工作方法和手段。（二）督查檢查部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門督查檢查工作檔案的收集、整理和初步歸檔工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.在督查檢查工作結(jié)束后，及時將檔案移交檔案管理部門，并協(xié)助檔案管理部門做好檔案的審核和整理工作。3.按照檔案管理部門的要求，提供檔案利用所需的相關(guān)信息和資料。（三）檔案形成人員職責(zé)1.嚴(yán)格按照檔案管理要求，認(rèn)真做好督查檢查工作中各類文件材料的收集、整理和保管工作，確保檔案資料的真實、準(zhǔn)確和完整。2.在工作結(jié)束后，及時將檔案資料移交本部門檔案管理人員，并配合做好檔案的整理和歸檔工作。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.督查檢查工作方案、計劃、通知等文件材料。2.督查檢查工作過程中形成的各類記錄，如檢查記錄、會議記錄、調(diào)查問卷、訪談記錄等。3.被督查檢查單位或部門提供的相關(guān)資料，如匯報材料、自查報告、整改方案等。4.督查檢查工作的總結(jié)報告、反饋意見、整改情況報告等文件材料。5.與督查檢查工作相關(guān)的其他文件材料，如領(lǐng)導(dǎo)批示、重要文件等。（二）收集要求1.檔案形成人員應(yīng)及時收集工作中產(chǎn)生的各類文件材料，確保檔案資料的齊全、完整。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，如有破損、褪色等情況，應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.對電子文件應(yīng)進(jìn)行備份，并按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理方法1.分類根據(jù)督查檢查工作的性質(zhì)、內(nèi)容、時間等因素，將檔案分為綜合類、專項類、整改類等類別。每個類別下再根據(jù)具體情況進(jìn)行細(xì)分，如綜合類可分為工作方案、總結(jié)報告等；專項類可根據(jù)不同的督查檢查項目進(jìn)行分類；整改類可分為整改方案、整改情況報告等。2.編號對整理好的檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號可采用年份+類別代碼+順序號的方式，如2023ZX001，表示2023年綜合類檔案的第001號。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。檔案題名應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的主要內(nèi)容，日期應(yīng)填寫文件的形成日期或督查檢查工作的起止日期，保管期限應(yīng)按照規(guī)定確定。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于查閱和保管。裝訂時應(yīng)去除文件材料上的金屬物，如訂書釘、回形針等。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔時間督查檢查工作結(jié)束后，檔案形成部門應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)將整理好的檔案移交檔案管理部門進(jìn)行歸檔。（二）歸檔程序1.檔案形成部門填寫檔案移交清單，清單應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，并與檔案管理人員進(jìn)行核對。2.檔案管理人員對移交的檔案進(jìn)行審核，審核無誤后在檔案移交清單上簽字確認(rèn)，并將檔案存入檔案庫房。3.檔案管理人員按照檔案管理的要求，對歸檔的檔案進(jìn)行上架排列，確保檔案存放有序，便于查找和利用。（三）保管期限督查檢查檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。具體保管期限按照以下規(guī)定確定：1.永久保管涉及公司重大決策、重要業(yè)務(wù)活動、具有長遠(yuǎn)歷史價值和查考利用價值的檔案，如公司發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃、重大項目督查檢查報告等，應(yīng)永久保管。2.長期保管在一定時期內(nèi)對公司工作具有重要查考利用價值的檔案，如年度督查檢查工作計劃、總結(jié)報告等，保管期限為[X]年。3.短期保管在較短時間內(nèi)對公司工作具有查考利用價值的檔案，如臨時性督查檢查工作記錄等，保管期限為[X]年。（四）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，并建立檔案存放位置索引，便于查找和利用。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。對破損、褪色等檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并采用異地存儲等方式確保數(shù)據(jù)安全。定期對電子檔案進(jìn)行維護(hù)和更新，確保電子檔案的可讀性和可利用性。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱督查檢查檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到檔案管理部門查閱。2.涉及公司機(jī)密的督查檢查檔案，查閱人員需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱，查閱過程中不得擅自摘抄、復(fù)制或傳播檔案內(nèi)容。3.外部單位或個人查閱公司督查檢查檔案，需持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，并經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，檔案管理部門按照規(guī)定提供查閱服務(wù)。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《檔案查閱申請表》，詳細(xì)說明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。2.申請表經(jīng)審批后，查閱人員持申請表到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理人員根據(jù)申請表提供相應(yīng)的檔案，并在查閱登記本上記錄查閱人員姓名、單位、查閱時間、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，查閱過程中不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。如需摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員核對無誤后在查閱登記本上注明歸還時間。（三）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱督查檢查檔案，需填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.涉及公司機(jī)密的督查檢查檔案，原則上不得借閱。如因特殊情況確需借閱，需經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。（四）借閱程序1.借閱人員填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱目的、借閱期限等信息。2.申請表經(jīng)審批后，借閱人員持申請表到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。檔案管理人員根據(jù)申請表提供相應(yīng)的檔案，并在借閱登記本上記錄借閱人員姓名、單位、借閱時間、借閱期限、檔案編號及題名等信息。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自帶出公司。如因工作需要復(fù)印檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.借閱期限屆滿，借閱人員應(yīng)及時歸還檔案。檔案管理人員核對無誤后在借閱登記本上注明歸還時間，并對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因并追究借閱人員的責(zé)任。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、督查檢查部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案存毀意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.對保管期限已滿的檔案，根據(jù)檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值等因素進(jìn)行鑒定。2.對已失去保存價值的檔案，如重復(fù)文件、無查考利用價值的臨時性文件等，可予以銷毀。3.對仍有一定保存價值，但保管期限已滿的檔案，可根據(jù)實際情況延長保管期限或轉(zhuǎn)為其他保管期限的檔案進(jìn)行管理。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期檔案進(jìn)行清理，列出需鑒定的檔案清單，并提交檔案鑒定工作小組。2.檔案鑒定工作小組對需鑒定的檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)提出存毀意見。3.對擬銷毀的檔案，檔案鑒定工作小組應(yīng)填寫《檔案銷毀審批表》，詳細(xì)說明檔案名稱、編號、形成時間、保管期限、銷毀原因等信息，并報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔