PAGE社保中心檔案室查閱制度一、總則（一）目的為了規(guī)范社保中心檔案室的查閱行為，確保檔案資料的安全與完整，保障檔案信息的合理利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于社保中心內(nèi)部工作人員、因工作需要查閱社保檔案的外部單位及個(gè)人。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保查閱工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：采取有效措施保障檔案信息安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失，維護(hù)參保人員及相關(guān)單位的合法權(quán)益。3.服務(wù)利用原則：在確保安全保密的前提下，充分發(fā)揮檔案的服務(wù)功能，為社保業(yè)務(wù)辦理、政策研究、監(jiān)督檢查等工作提供有力支持。二、檔案查閱權(quán)限與范圍（一）內(nèi)部工作人員查閱權(quán)限與范圍1.社保業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員權(quán)限：可查閱與本人經(jīng)辦業(yè)務(wù)直接相關(guān)的檔案資料，包括參保登記、繳費(fèi)記錄、待遇核定、關(guān)系轉(zhuǎn)移等業(yè)務(wù)檔案。范圍：具體查閱內(nèi)容限于辦理業(yè)務(wù)所需的參保人員基本信息、業(yè)務(wù)辦理流程記錄、相關(guān)證明材料等。2.社保政策研究人員權(quán)限：經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可查閱與社保政策研究相關(guān)檔案，包括歷史政策文件、調(diào)研資料、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等。范圍：能夠全面了解社保政策的制定背景、演變過(guò)程及實(shí)施效果等相關(guān)資料，以便開(kāi)展政策分析和研究工作。3.社保監(jiān)督檢查人員權(quán)限：根據(jù)監(jiān)督檢查工作需要，可查閱涉及參保單位和個(gè)人社保業(yè)務(wù)辦理情況、基金收支管理等相關(guān)檔案。范圍：具體包括參保登記信息、繳費(fèi)憑證、待遇發(fā)放記錄、財(cái)務(wù)賬目等，以核實(shí)社保業(yè)務(wù)合規(guī)性和基金安全情況。（二）外部單位查閱權(quán)限與范圍1.司法機(jī)關(guān)權(quán)限：因司法辦案需要，憑有效法律文書(shū)（如協(xié)助查詢通知書(shū)、調(diào)查令等），經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人審核后，可查閱相關(guān)社保檔案。范圍：涉及案件當(dāng)事人的社保參保信息、繳費(fèi)記錄、待遇領(lǐng)取情況等與案件有關(guān)的檔案資料。2.審計(jì)部門(mén)權(quán)限：根據(jù)審計(jì)工作安排，持審計(jì)通知書(shū)等有效證明文件，經(jīng)批準(zhǔn)后可查閱社保基金財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)經(jīng)辦檔案等。范圍：重點(diǎn)查閱基金收支賬目、業(yè)務(wù)經(jīng)辦流程合規(guī)性資料等，以審計(jì)社保基金管理和使用情況。3.其他政府部門(mén)權(quán)限：因工作需要，經(jīng)相關(guān)部門(mén)出具正式函件說(shuō)明查閱目的和范圍，經(jīng)社保中心領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可查閱部分社保檔案。范圍：具體查閱內(nèi)容根據(jù)函件要求確定，一般限于與部門(mén)間業(yè)務(wù)協(xié)作相關(guān)的檔案信息。（三）個(gè)人查閱權(quán)限與范圍1.參保人員本人權(quán)限：可查閱本人的社保參保信息、繳費(fèi)記錄、待遇領(lǐng)取情況等檔案資料。范圍：包括參保登記信息、歷年繳費(fèi)明細(xì)、養(yǎng)老金待遇發(fā)放記錄、醫(yī)療費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)記錄等。2.參保人員委托代理人權(quán)限：參保人員因特殊原因不能親自查閱的，可書(shū)面委托代理人查閱，并提供有效身份證件。代理人憑委托書(shū)、雙方身份證件及相關(guān)證明材料，經(jīng)檔案室工作人員核實(shí)后，可查閱委托人的社保檔案。范圍：與委托人相同的社保檔案信息。三、查閱申請(qǐng)與審批流程（一）內(nèi)部工作人員查閱申請(qǐng)與審批1.查閱人填寫(xiě)《社保中心檔案查閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明查閱目的、檔案名稱(chēng)及范圍、查閱時(shí)間等信息。2.將申請(qǐng)表提交所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，部門(mén)負(fù)責(zé)人根據(jù)工作實(shí)際情況簽署意見(jiàn)，同意查閱的，報(bào)檔案室負(fù)責(zé)人審批。3.檔案室負(fù)責(zé)人對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行最終審批，審批通過(guò)后，在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)，并安排查閱事宜。（二）外部單位查閱申請(qǐng)與審批（司法機(jī)關(guān)、審計(jì)部門(mén)等）1.外部單位持有效法律文書(shū)或證明文件，向社保中心檔案室提交查閱申請(qǐng)函，說(shuō)明查閱目的、范圍及所需檔案清單。2.檔案室工作人員對(duì)申請(qǐng)函及相關(guān)文件進(jìn)行初審，核實(shí)其真實(shí)性和有效性，并將初審意見(jiàn)報(bào)檔案室負(fù)責(zé)人。3.檔案室負(fù)責(zé)人審核通過(guò)后，報(bào)社保中心分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，檔案室安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)接待查閱，并按照規(guī)定提供檔案資料。（三）個(gè)人查閱申請(qǐng)與審批（參保人員本人及委托代理人）1.參保人員本人查閱的，直接向檔案室提出申請(qǐng)，出示有效身份證件，填寫(xiě)查閱登記表。檔案室工作人員核實(shí)身份后，即可安排查閱。2.參保人員委托代理人查閱的，代理人需提交參保人員簽署的委托書(shū)、雙方有效身份證件及相關(guān)證明材料。檔案室工作人員審核無(wú)誤后，辦理查閱手續(xù)。四、查閱方式與要求（一）查閱方式1.現(xiàn)場(chǎng)查閱：查閱人可在檔案室指定地點(diǎn)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)查閱。檔案室應(yīng)提供必要的查閱設(shè)備和環(huán)境，確保查閱工作順利進(jìn)行。2.復(fù)制：根據(jù)查閱需要，查閱人可申請(qǐng)復(fù)制部分檔案資料。復(fù)制方式包括復(fù)印、掃描等。復(fù)制的檔案資料應(yīng)與原件內(nèi)容一致，并加蓋檔案室印章。（二）查閱要求1.查閱人應(yīng)遵守檔案室的各項(xiàng)規(guī)章制度，愛(ài)護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換、銷(xiāo)毀檔案材料。2.查閱過(guò)程中，查閱人如需摘錄或引用檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室工作人員同意，并注明出處。摘錄或引用的內(nèi)容不得歪曲原意，不得泄露檔案機(jī)密信息。3.查閱人不得擅自將檔案資料帶出檔案室。確因工作需要帶出的，須經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)，限期歸還。歸還時(shí)，檔案室工作人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。4.查閱人在查閱過(guò)程中發(fā)現(xiàn)檔案資料存在問(wèn)題或疑問(wèn)的，應(yīng)及時(shí)向檔案室工作人員反饋，不得自行處理或隱瞞不報(bào)。五、檔案安全與保密措施（一）安全管理1.檔案室應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等設(shè)備，確保檔案存放環(huán)境安全。2.定期對(duì)檔案室進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。對(duì)檔案存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和更新，保證檔案信息存儲(chǔ)的可靠性。3.嚴(yán)格限制非檔案室工作人員進(jìn)入檔案室，因工作需要進(jìn)入的，須經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在工作人員陪同下進(jìn)行相關(guān)操作。（二）保密管理1.檔案室工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)檔案內(nèi)容予以保密，不得向無(wú)關(guān)人員泄露檔案信息。2.在檔案查閱過(guò)程中，工作人員應(yīng)對(duì)查閱人進(jìn)行保密提醒，要求查閱人妥善保管查閱的檔案資料，不得隨意傳播。3.對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案信息，應(yīng)采取特殊的保密措施，嚴(yán)格控制查閱范圍和使用方式。六、檔案查閱登記與記錄（一）查閱登記1.建立《社保中心檔案查閱登記簿》，對(duì)每一次查閱申請(qǐng)進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱人姓名、單位、查閱目的、檔案名稱(chēng)及范圍、審批情況、查閱方式、歸還日期等信息。2.查閱人查閱檔案時(shí)，應(yīng)在登記簿上簽名確認(rèn)。（二）查閱記錄1.檔案室工作人員應(yīng)對(duì)查閱過(guò)程進(jìn)行記錄，包括查閱人查閱檔案的時(shí)間、內(nèi)容、查閱過(guò)程中提出的問(wèn)題及處理情況等。2.查閱記錄應(yīng)妥善保存，以備日后查詢和審計(jì)。七、違規(guī)處理（一）內(nèi)部工作人員違規(guī)處理1.內(nèi)部工作人員違反本制度規(guī)定，擅自擴(kuò)大查閱范圍、泄露檔案信息、損壞檔案資料等行為的，視情節(jié)輕重，給予批評(píng)教育直至紀(jì)律處分。2.因違規(guī)行為給社保中心造成損失的，應(yīng)依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任，并要求其承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（二）外部單位及個(gè)人違規(guī)處理1.外部單位及個(gè)人違反本制度規(guī)定，利用查閱檔案之機(jī)獲取非法利益、泄露檔案機(jī)密信息、擅自復(fù)制或傳播檔案資料等行為的，社保中心有權(quán)拒絕其查閱申請(qǐng)，并依