PAGE市民宗局檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)市民宗局檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在民族宗教工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于市民宗局機(jī)關(guān)各科室、所屬事業(yè)單位及全體工作人員在工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：市民宗局檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由局辦公室負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映民族宗教工作的歷史和現(xiàn)狀，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.完整系統(tǒng)原則：檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地反映民族宗教工作的各項(xiàng)活動(dòng)，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。4.安全保密原則：檔案管理應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)安全保密的法律法規(guī)，確保檔案的安全和保密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以局主要領(lǐng)導(dǎo)為組長，分管領(lǐng)導(dǎo)為副組長，各科室負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)研究決定檔案管理工作中的重大事項(xiàng)，指導(dǎo)檔案管理工作的開展。（二）辦公室作為檔案管理的具體承辦部門，辦公室負(fù)責(zé)檔案管理的日常工作，其職責(zé)如下：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本局檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用本局各類檔案，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。3.指導(dǎo)各科室、所屬事業(yè)單位的檔案管理工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動(dòng)。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程。5.定期向市檔案局報(bào)送檔案管理工作情況，接受市檔案局的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。（三）各科室、所屬事業(yè)單位各科室、所屬事業(yè)單位應(yīng)明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本科室、本單位檔案的收集、整理和移交工作，并配合辦公室做好檔案管理的其他相關(guān)工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與民族宗教工作有關(guān)的文件、指示、通知、通報(bào)等。2.本局形成的各類文件、報(bào)告、請示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.本局組織召開的各類會(huì)議的文件材料、會(huì)議記錄、紀(jì)要等。4.本局開展民族宗教活動(dòng)的方案、計(jì)劃、總結(jié)、照片、錄像等資料。5.本局與其他單位簽訂的合同、協(xié)議、備忘錄等文件。6.本局工作人員的人事檔案、考核材料、獎(jiǎng)懲材料等。7.本局財(cái)務(wù)檔案，包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等。8.其他與民族宗教工作有關(guān)的具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各科室、所屬事業(yè)單位應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)收集本科室、本單位在工作中形成的各類文件材料，并于次年一季度末移交辦公室。2.收集的文件材料應(yīng)齊全完整、真實(shí)準(zhǔn)確，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)、背景信息等相關(guān)資料，并確保電子文件的可讀性和完整性。（三）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（四）整理方法1.文書檔案：按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類整理，編制案卷目錄。2.會(huì)計(jì)檔案：按照會(huì)計(jì)檔案管理辦法的規(guī)定進(jìn)行整理，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊。3.人事檔案：按照干部人事檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理，建立個(gè)人檔案。4.照片檔案：按照片形成時(shí)間、事由進(jìn)行分類整理，編制照片檔案目錄，并注明照片的拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由等信息。5.電子檔案：按照電子文件的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類整理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，并進(jìn)行備份。四、檔案的保管（一）保管場所設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。（二）保管要求1.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。2.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.做好檔案庫房的清潔衛(wèi)生工作，保持庫房整潔、通風(fēng)良好。（三）檔案的鑒定與銷毀1.定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。檔案保管期限分為永久、長期（16年至50年）、短期（15年以下）三種。2.對已到保管期限且無保存價(jià)值的檔案，由檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組組織有關(guān)人員進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見，報(bào)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后予以銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，并在銷毀清冊上簽字，注明銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量等信息。銷毀清冊應(yīng)永久保存。五、檔案的利用（一）利用范圍本局工作人員因工作需要可查閱、借閱本局檔案；外單位因工作需要查閱本局檔案的，須經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）利用方式及要求1.查閱檔案：查閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱日期、查閱人姓名、單位、查閱內(nèi)容等信息。查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理人員指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。2.借閱檔案：借閱檔案須填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)科室負(fù)責(zé)人簽字、局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得在檔案上圈劃、批注、污損，確保檔案的安全和完整。3.復(fù)制檔案：因工作需要復(fù)制檔案的，須經(jīng)檔案管理人員同意，并填寫《檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制內(nèi)容、用途等信息。復(fù)制檔案應(yīng)使用檔案管理部門統(tǒng)一提供的設(shè)備和材料，確保復(fù)制件與原件一致。六、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)檔案管理人員應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，對檔案的收集、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，定期向上級主管部門報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。（二）移交1.本局工作人員因工作調(diào)動(dòng)、退休等原因離開本局時(shí)，應(yīng)將本人保管的檔案材料全部移交辦公室。2.本局所屬事業(yè)單位撤銷、合并時(shí)，應(yīng)將其檔案全部移交本局辦公室。3.本局檔案管理人員因工作變動(dòng)時(shí)，應(yīng)辦理檔案交接手續(xù)，確保檔案管理工作的連續(xù)性。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理措施1.配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備和檔案管理軟件，建立檔案數(shù)據(jù)庫，將各類檔案信息錄入數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)。2.加強(qiáng)檔案管理人員的信息化技能培訓(xùn)，提高其計(jì)算機(jī)操作水平和檔案信息化管理能力。3.建