PAGE工程服務(wù)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強工程服務(wù)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在工程服務(wù)中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有工程服務(wù)項目檔案的管理，包括但不限于項目規(guī)劃、設(shè)計、施工、驗收等各個環(huán)節(jié)形成的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司設(shè)立專門的檔案管理部門，對工程服務(wù)檔案進行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映工程服務(wù)項目的實際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集工程服務(wù)項目各個環(huán)節(jié)形成的各類文件、資料，確保檔案的完整性。4.規(guī)范性原則：檔案的整理、分類、編號、裝訂等應(yīng)符合國家和行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)及公司規(guī)定。5.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司商業(yè)秘密和敏感信息的檔案進行保密管理。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善工程服務(wù)檔案管理制度，并組織實施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門做好工程服務(wù)檔案的收集、整理、歸檔工作。3.負(fù)責(zé)工程服務(wù)檔案的集中統(tǒng)一保管，建立檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，確保檔案的安全。4.對工程服務(wù)檔案進行分類、編號、編目、上架等整理工作，建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。5.定期對檔案進行鑒定，對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進行銷毀。6.負(fù)責(zé)向公司內(nèi)部各部門及外部相關(guān)單位提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理。（二）項目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)組織本項目檔案的收集、整理、歸檔工作，確保項目檔案的及時、完整。2.對項目檔案的真實性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，審核項目檔案的內(nèi)容，簽署審核意見。3.按照檔案管理部門的要求，及時將項目檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。（三）項目參與人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)在項目實施過程中及時形成、收集各自工作范圍內(nèi)的文件、資料，并按照檔案管理要求進行初步整理。2.確保所提供檔案資料的真實性、準(zhǔn)確性和完整性，配合項目負(fù)責(zé)人和檔案管理部門做好檔案管理工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.項目前期文件：包括項目立項批復(fù)、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、項目規(guī)劃設(shè)計文件等。2.項目實施過程文件：施工圖紙、施工組織設(shè)計、技術(shù)交底記錄、工程變更通知、材料設(shè)備采購合同、質(zhì)量檢驗報告、隱蔽工程驗收記錄、工程進度報表等。3.項目竣工驗收文件：竣工驗收報告、工程質(zhì)量評定文件、竣工圖紙、工程結(jié)算資料等。4.與項目相關(guān)的其他文件：來往信函、會議紀(jì)要、照片、影像資料等。（二）收集要求1.項目參與人員應(yīng)在工作完成后及時將各自形成的文件、資料移交至項目負(fù)責(zé)人。2.項目負(fù)責(zé)人應(yīng)定期對項目檔案進行檢查和收集，確保檔案的齊全、完整。3.對于重要文件、資料，應(yīng)采取備份或復(fù)制等措施，防止原件丟失或損壞。（三）整理原則1.遵循文件形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.符合國家和行業(yè)檔案整理標(biāo)準(zhǔn)。（四）整理方法1.分類：按照工程服務(wù)項目的階段、專業(yè)、載體等進行分類。例如，可分為前期文件類（A類）、施工文件類（B類）、竣工驗收文件類（C類）等，每大類下再根據(jù)具體內(nèi)容細分小類。2.編號：對每一份檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號可采用“項目代號分類號流水號”的形式，如“JS2023B01001”，其中“JS2023”為項目代號，“B01”為施工文件類中的具體分類號，“001”為流水號。3.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包含檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.項目負(fù)責(zé)人應(yīng)在項目竣工驗收后[X]個工作日內(nèi)，將整理好的項目檔案移交至檔案管理部門。2.移交檔案時，應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。移交清單應(yīng)包括檔案名稱、數(shù)量、編號、移交日期等內(nèi)容。（二）保管期限1.工程服務(wù)檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括項目立項批復(fù)、可行性研究報告、竣工驗收報告、工程質(zhì)量評定文件等重要文件。3.長期保管的檔案一般為[X]年，包括施工圖紙、施工組織設(shè)計、工程變更通知等與工程建設(shè)密切相關(guān)的文件。4.短期保管的檔案為[X]年，如工程進度報表、一般性來往信函等。（三）保管方式1.檔案管理部門應(yīng)建立專門的檔案庫房，配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)備，確保檔案的安全保管。2.檔案應(yīng)按照分類、編號順序上架存放，便于查找和利用。3.對于電子檔案，應(yīng)采用光盤、硬盤等存儲介質(zhì)進行備份，并定期進行檢查和維護，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。同時，應(yīng)建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進行分類、編號、存儲和檢索。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱工程服務(wù)檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后提交檔案管理部門。2.檔案管理部門根據(jù)申請表進行審核，對符合查閱條件的，安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱日期、查閱人、查閱內(nèi)容、歸還日期等。3.查閱檔案時，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出庫房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱工程服務(wù)檔案，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱期限、借閱用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，并應(yīng)按時歸還。如需延長借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門申請。3.借閱人應(yīng)對借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時向檔案管理部門報告，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。4.外部單位因工作需要查閱或借閱公司工程服務(wù)檔案，應(yīng)出具正式介紹信，注明查閱或借閱的目的、內(nèi)容等，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，按照公司相關(guān)規(guī)定辦理查閱或借閱手續(xù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、項目負(fù)責(zé)人及相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對到期檔案進行鑒定，提出檔案存毀意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)國家和行業(yè)有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合公司實際情況，對檔案進行鑒定。2.對已失去保存價值的檔案，應(yīng)予以銷毀；對仍有保存價值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保管。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行逐一審查，提出銷毀意見，并填寫檔案銷毀清單。2.檔案銷毀清單經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可實施銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清單上簽字確認(rèn)。銷毀清單應(yīng)永久保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的工程服務(wù)檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和共享，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進行掃描，形成電子檔案，并進行圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等工作，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合公司的檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的分類、編號、編目、存儲、檢索、借閱、統(tǒng)計等功能的信息化管理。3.數(shù)據(jù)安全管理：采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，確保檔案信息化數(shù)據(jù)的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理部門應(yīng)配備必要的計算機設(shè)備