PAGE檔案館制度匯編范本一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案館的管理，有效保護和利用檔案資源，確保檔案工作的規(guī)范化、制度化、科學化，特制定本制度匯編。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織的檔案實行集中統(tǒng)一管理，由檔案館負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)檔案工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全。2.依法管理原則嚴格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，依法開展檔案管理工作，保障檔案工作的合法性和規(guī)范性。3.服務利用原則以服務公司/組織發(fā)展為宗旨，充分發(fā)揮檔案的信息資源作用，為各項工作提供及時、有效的檔案支持和服務。4.與時俱進原則適應信息技術(shù)發(fā)展和公司/組織管理變革的需要，不斷創(chuàng)新檔案管理理念、方法和手段，提高檔案管理水平。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案館1.負責制定和完善公司/組織檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理公司/組織各類檔案，包括文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案、聲像檔案、電子檔案等。3.負責檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、編研和利用等工作。4.指導和監(jiān)督各部門的檔案工作，開展檔案業(yè)務培訓和宣傳教育。5.參與公司/組織重大活動和項目的檔案管理工作，確保檔案的完整和準確。6.負責檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務質(zhì)量。（二）部門檔案員1.負責本部門檔案的收集、整理、移交等工作，確保檔案的及時、完整和準確。2.協(xié)助檔案館開展檔案鑒定、統(tǒng)計等工作，提供相關(guān)檔案信息。3.按照檔案管理制度的要求，對本部門檔案進行日常管理，保證檔案的安全。4.接受檔案館的業(yè)務指導和監(jiān)督，積極參加檔案業(yè)務培訓和學習。三、檔案收集（一）收集范圍1.反映公司/組織主要職能活動和基本歷史面貌的文件材料，包括上級文件、公司/組織發(fā)文、會議文件、工作計劃與總結(jié)、統(tǒng)計報表等。2.公司/組織在生產(chǎn)、經(jīng)營、科研、建設(shè)等活動中形成的各種載體的文件材料，如產(chǎn)品研發(fā)資料、技術(shù)合同、工程圖紙、財務報表等。3.公司/組織機構(gòu)設(shè)置、人員編制、干部任免、職工獎懲等方面的文件材料，如人事檔案、工資表、任免文件等。4.公司/組織的聲像檔案，包括照片、錄音、錄像等，記錄公司/組織重要活動、重大事件、領(lǐng)導視察等情況。5.其他具有保存價值的文件材料，如榮譽證書、商標注冊文件、知識產(chǎn)權(quán)文件等。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案收集工作，按照檔案收集范圍，及時、主動地收集本部門形成的各類文件材料。2.收集的文件材料應齊全、完整，字跡清晰，簽署完備，載體格式符合要求。3.對重要文件材料應實行跟蹤收集，確保在文件形成過程中不遺漏、不丟失。4.對于外來文件，如上級機關(guān)、有關(guān)單位發(fā)來的文件，應及時登記、簽收，并按照規(guī)定進行傳閱和處理，辦理完畢后及時移交檔案館。（三）收集時間1.當年形成的文件材料，應在次年上半年整理完畢并移交檔案館。2.對于專項工作或項目形成的文件材料，應在項目結(jié)束后一個月內(nèi)整理移交。3.人事檔案等特殊檔案，應按照相關(guān)規(guī)定及時收集整理。四、檔案整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）整理方法1.文書檔案按照年度、保管期限、機構(gòu)（問題）等進行分類整理，編制歸檔文件目錄。2.科技檔案按照項目、專業(yè)、階段等進行分類整理，建立項目檔案卷冊，編制科技檔案目錄。3.會計檔案按照會計憑證、會計賬簿、財務報告等類別進行整理，裝訂成冊，編制會計檔案目錄。4.人事檔案按照干部檔案和職工檔案分別進行整理，遵循人事檔案管理規(guī)定，建立個人檔案卷宗。5.聲像檔案按照內(nèi)容、時間等進行分類整理，編寫聲像檔案說明，注明拍攝時間、地點、人物、內(nèi)容等信息。6.電子檔案按照電子文件的類別、年度、保管期限等進行分類整理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，確保電子檔案的可讀性和可利用性。（三）整理要求1.整理人員應熟悉檔案整理業(yè)務，嚴格按照整理規(guī)范進行操作。2.整理過程中應認真核對文件材料，確保目錄與文件內(nèi)容一致，文件排列有序。3.對于破損、褪色的文件材料，應進行修復或復制，保證檔案的完整性。4.整理完畢后，應編寫檔案整理說明，對整理情況進行簡要介紹。五、檔案鑒定（一）鑒定原則根據(jù)檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值和保存價值，按照一定的標準和方法進行科學鑒定。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案館負責人、相關(guān)業(yè)務部門人員和檔案專家組成，負責對檔案進行定期鑒定。（三）鑒定標準1.重要性標準反映公司/組織主要職能活動、重大決策、重要事件等的文件材料具有較高的重要性。2.時間標準一般情況下，檔案保存期限根據(jù)其重要程度和利用價值確定，短期檔案保存[X]年，中期檔案保存[X]年，長期檔案永久保存。3.完整性標準檔案內(nèi)容應齊全、完整，能夠全面反映相關(guān)活動或事件的全貌。4.準確性標準檔案信息應真實、準確，無虛假、錯誤或誤導性內(nèi)容。（四）鑒定方法1.直接鑒定法對每份檔案進行逐件審查，根據(jù)鑒定標準確定其保存價值。2.綜合分析結(jié)合檔案的形成背景、歷史沿革、現(xiàn)實需求等因素，綜合判斷檔案的價值。（五）鑒定程序1.檔案鑒定小組定期對到期檔案進行清理，提出初步鑒定意見。2.組織相關(guān)人員對初步鑒定意見進行討論，形成鑒定結(jié)論。3.對確定銷毀的檔案，編制銷毀清冊，經(jīng)批準后進行銷毀。六、檔案保管（一）保管場所1.檔案館應設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等功能。2.庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。（二）檔案裝具1.應根據(jù)檔案的種類、數(shù)量和保存要求，選擇合適的檔案裝具，如檔案柜、檔案架、光盤存儲柜等。2.檔案裝具應堅固耐用，便于存放和查找檔案，同時應符合環(huán)保要求。（三）檔案存放1.按照檔案的類別、保管期限、年度等進行分類存放，標識清晰，便于管理和查找。2.對于珍貴檔案、重要檔案應采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲等。（四）檔案保管要求1.建立檔案保管制度，明確檔案保管人員的職責，定期對檔案進行檢查和清點。2.對檔案的出入庫情況進行詳細記錄，確保檔案的安全和完整。3.加強對檔案庫房的安全管理，配備必要的消防、防盜、防蟲等設(shè)備，定期進行維護和檢查。4.對電子檔案應采取備份存儲措施，防止數(shù)據(jù)丟失，同時定期進行數(shù)據(jù)維護和更新。七、檔案統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計，包括各類檔案的年度新增數(shù)量、累計數(shù)量等。2.檔案利用情況統(tǒng)計，如查閱人次、調(diào)閱卷數(shù)等。3.檔案整理、鑒定、銷毀情況統(tǒng)計。4.檔案庫房設(shè)施設(shè)備情況統(tǒng)計。（二）統(tǒng)計方法1.建立檔案統(tǒng)計臺賬，定期對檔案相關(guān)數(shù)據(jù)進行記錄和匯總。2.利用檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)的自動化統(tǒng)計分析。（三）統(tǒng)計要求1.統(tǒng)計人員應認真負責，確保統(tǒng)計數(shù)據(jù)的準確、及時。2.定期對統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。3.統(tǒng)計報表應按照規(guī)定的格式和時間要求報送。八、檔案編研（一）編研內(nèi)容1.編寫公司/組織大事記，記錄公司/組織重要事件和發(fā)展歷程。2.整理公司/組織專題檔案資料，如重要會議資料匯編、重大項目資料集等。3.開展檔案信息資源開發(fā)利用，編寫檔案參考資料、檢索工具等。（二）編研要求1.編研人員應具備扎實的檔案業(yè)務知識和文字表達能力。2.編研工作應遵循真實性、準確性、系統(tǒng)性原則，確保編研成果的質(zhì)量。3.編研成果應及時報送公司/組織領(lǐng)導和相關(guān)部門，為工作提供參考和依據(jù)。九、檔案利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.公司/組織員工因個人學習、工作等需要查閱本人相關(guān)檔案。3.外單位因工作需要，按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)后查閱相關(guān)檔案。（二）利用方式1.查閱檔案：利用者可到檔案館查閱紙質(zhì)檔案或電子檔案。2.借閱檔案：對于確需借出使用的檔案，應按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，限期歸還。3.復制檔案：根據(jù)利用者的需求，可為其提供檔案復制服務。（三）利用程序1.利用者填寫檔案利用申請表，注明利用目的、檔案名稱、查閱范圍等內(nèi)容。2.申請表經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交檔案館。3.檔案館對申請表進行審核，符合規(guī)定的予以辦理利用手續(xù)。4.利用者按照指定的時間、地點和方式查閱、借閱或復制檔案。5.利用完畢后，利用者應及時歸還檔案，并在利用登記表上簽字確認。（四）利用要求1.利用者應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損、抽取、撤換、拆散檔案。2.未經(jīng)檔案館同意，利用者不得擅自將檔案轉(zhuǎn)借他人或帶出檔案館。3.復制檔案應使用符合質(zhì)量要求的設(shè)備和材料，確保復制件與原件一致。十、電子檔案管理（一）電子檔案的形成與收集1.各部門在業(yè)務活動中應按照電子文件管理要求，規(guī)范電子文件的形成過程，確保電子文件的真實、完整、有效。2.及時收集電子文件，對具有保存價值的電子文件進行整理和歸檔，移交檔案館。（二）電子檔案的整理與存儲1.按照電子檔案整理方法，對電子檔案進行分類、編號、著錄等整理工作。2.采用安全可靠的存儲設(shè)備和存儲方式，對電子檔案進行備份存儲，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全性和可恢復性。（三）電子檔案的利用與安全管理1.建立電子檔案利用系統(tǒng)，方便利用者查閱、檢索電子檔案信息。2.加強電子檔案的安全管理，設(shè)置訪問權(quán)限，防止電子檔案信息泄露和被非法篡改。3定期對電子檔案進行檢測和維護，確保電子檔案的可讀性和可用性。十一、保密與安全管理（一）保密制度1.明確檔案管理人員的保密職責，簽訂保密協(xié)議。2.對涉及公司/組織機密的檔案，應采取嚴格的保密措施，限制查