PAGE村委催收檔案管理制度一、總則（一）目的為加強村委催收工作檔案管理，確保催收工作的規(guī)范化、制度化和科學化，提高催收效率，維護村委及相關權利人的合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于村委在開展各類款項催收工作過程中形成的檔案管理，包括但不限于村民欠款催收、集體資產(chǎn)租金催收等相關業(yè)務檔案。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映催收工作的實際情況，不得弄虛作假。2.完整性原則：全面收集、整理催收工作中產(chǎn)生的各類文件、資料，確保檔案的完整性。3.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標準和規(guī)范對檔案進行分類、編號、裝訂等管理，保證檔案的規(guī)范性。4.保密性原則：對涉及村民隱私、村委機密等信息嚴格保密，防止信息泄露。二、檔案管理職責分工（一）村委催收工作領導小組負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)催收檔案管理工作，制定檔案管理政策和指導意見，監(jiān)督檢查檔案管理工作的執(zhí)行情況。（二）催收工作人員1.在催收工作過程中，負責及時收集、整理與催收業(yè)務相關的文件、資料，并按照規(guī)定要求進行初步分類和歸檔。2.確保所提供檔案資料的真實性、準確性和完整性，配合檔案管理人員做好檔案的移交和后續(xù)管理工作。（三）檔案管理人員1.負責催收檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的接收、整理、分類、編號、存儲、查閱、借閱、歸還等具體工作。2.建立健全檔案管理制度，定期對檔案進行清查、盤點，確保檔案的安全和完整。3.對檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)的問題及時向村委催收工作領導小組匯報，并提出改進建議。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.催收工作啟動階段形成的相關通知、公告、函件等文件。2.與欠款人溝通協(xié)商的記錄，如電話記錄、面談記錄、會議紀要等。3.欠款人提供的相關資料，如身份證復印件、資產(chǎn)證明、還款計劃等。4.催收過程中產(chǎn)生的各類法律文書，如律師函、催款通知書、法院傳票等。5.還款憑證、收款記錄等財務資料。6.其他與催收工作相關的資料。（二）收集要求1.催收工作人員應在每一項催收業(yè)務完成或階段性工作結束后，及時將相關資料收集齊全，不得遺漏。要保證資料的原始性和真實性，不得擅自修改、涂抹或偽造資料。2.對于電子文檔資料，應進行備份，并確保備份數(shù)據(jù)的完整性和可讀性。同時，要按照規(guī)定的命名規(guī)則進行命名，便于查找和管理。（三）整理方法1.分類：根據(jù)催收業(yè)務的性質(zhì)、內(nèi)容和來源，對收集到的檔案資料進行分類。一般可分為村民欠款催收檔案、集體資產(chǎn)租金催收檔案等大類，每大類下再根據(jù)具體情況細分小類。例如，村民欠款催收檔案可細分為農(nóng)業(yè)稅費欠款催收檔案、村內(nèi)公共設施建設欠款催收檔案等。2.編號：為每一份檔案資料編制唯一的編號，編號應具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于識別和查詢。編號可采用年份+業(yè)務類型+流水號的方式，如2023CQ001，表示2023年村委欠款催收業(yè)務的第1份檔案。3.裝訂：對紙質(zhì)檔案資料進行整理裝訂，確保資料的順序正確、整齊牢固。裝訂時應去除金屬物，采用左側裝訂的方式，便于翻閱和保存。4.編目：編制檔案目錄，目錄應包含檔案編號、題名、日期、頁數(shù)、保管期限等內(nèi)容。檔案目錄應一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊，另一份單獨成冊，作為檔案檢索的工具。四、檔案的分類與編號（一）分類標準1.按催收對象分類：分為村民個人欠款催收檔案、企業(yè)欠款催收檔案、其他組織欠款催收檔案等。2.按催收事項分類：如農(nóng)業(yè)生產(chǎn)費用催收檔案、村內(nèi)基礎設施建設欠款催收檔案、集體資產(chǎn)租賃費用催收檔案等。3.按催收階段分類：可分為催收準備階段檔案、催收實施階段檔案、催收結果處理階段檔案等。（二）編號規(guī)則1.采用層次編碼法，由全宗號、目錄號、案卷號、件號組成。全宗號暫不設定，目錄號按照分類標準中的大類進行編號，如村民欠款催收檔案目錄號為01，集體資產(chǎn)租金催收檔案目錄號為02等。2.案卷號在每一類目錄下按照檔案形成的時間順序從阿拉伯數(shù)字001開始依次編號。3.件號在每一卷案內(nèi)按照文件的排列順序從阿拉伯數(shù)字001開始依次編號。例如，一份村民欠款催收檔案，其編號為：01001001001，表示該檔案屬于村民欠款催收檔案（目錄號01），是該類檔案中的第1個案卷（案卷號001），該案卷內(nèi)的第1份文件（件號001）。五、檔案的存儲與保管（一）存儲方式1.設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案存儲設備，如檔案柜、貨架、溫濕度控制設備、防火防盜設備等。2.檔案應按照分類和編號順序存放，便于查找和管理。不同類別的檔案應分開存放，避免混淆。3.對于電子檔案，應存儲在專用的服務器或存儲設備上，并進行定期備份。備份數(shù)據(jù)應異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管期限1.根據(jù)催收檔案的重要性和保存價值，確定保管期限。保管期限分為永久、定期兩種。2.永久保管的檔案：涉及重大經(jīng)濟糾紛、法律訴訟且具有重要歷史價值或?qū)Υ逦嬗兄卮笥绊懙拇呤諜n案，如涉及金額較大的村民欠款催收且經(jīng)過法律程序解決的檔案等，應永久保管。3.定期保管的檔案：一般的催收檔案保管期限為[X]年，期滿后經(jīng)鑒定確無保存價值的，可按規(guī)定程序銷毀。（三）保管要求1.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和維護，確保檔案的安全和完整。檢查內(nèi)容包括檔案的存放位置是否正確、有無損壞、霉變、蟲蛀等情況。2.保持檔案庫房的清潔衛(wèi)生，控制庫房的溫濕度，溫度一般控制在[X]℃[X]℃之間，濕度控制在[X]%[X]%之間。3.做好防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，配備必要的消防器材和安全設施，確保檔案庫房的安全。六、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.因工作需要查閱催收檔案的，查閱人員應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，方可到檔案管理部門查閱。2.檔案管理人員應根據(jù)查閱申請表，提供相應的檔案資料，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案庫房，不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換、損壞檔案。3.查閱結束后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認。（二）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱催收檔案的，借閱人員應填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限、歸還時間等，并經(jīng)村委催收工作領導小組負責人批準后，方可辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理人員應對借閱申請表進行審核，確認無誤后，向借閱人員發(fā)放《檔案借閱證》，并將檔案資料交借閱人員簽收。借閱人員應按照規(guī)定的借閱期限及時歸還檔案，不得逾期。3.借閱人員應妥善保管借閱的檔案資料，不得轉借他人，不得擅自復制、傳播檔案內(nèi)容。如因保管不善造成檔案損壞、丟失的，借閱人員應承擔相應的賠償責任。4.借閱期限屆滿，借閱人員應按時歸還檔案。如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由村委催收工作領導小組成員、檔案管理人員及相關業(yè)務人員組成。鑒定小組負責對到期的催收檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。（二）鑒定標準1.對保管期滿的檔案，鑒定小組應從檔案的內(nèi)容、價值、歷史意義等方面進行全面審查，判斷其是否仍具有保存價值。2.對于涉及未了結債權債務關系的檔案，應繼續(xù)保管，直至債權債務關系終結后按照規(guī)定進行處理。3.對于具有重要歷史價值、對村委工作有參考作用或可能涉及法律糾紛的檔案，應適當延長保管期限。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定確無保存價值的檔案，編制《檔案銷毀清冊》，詳細列出檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)村委催收工作領導小組負責人批準