PAGE合同檔案文件管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司合同檔案文件管理，確保合同檔案文件的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高合同檔案文件的利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各類合同檔案文件的管理，包括但不限于合同文本、補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議、相關(guān)審批文件、往來(lái)信函等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一原則：合同檔案文件由公司指定的部門(mén)集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：合同檔案文件應(yīng)如實(shí)反映合同簽訂、履行過(guò)程中的真實(shí)情況，保證檔案信息的準(zhǔn)確性。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司保密制度，確保合同檔案文件的安全，防止信息泄露。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于合同檔案文件的查閱、借閱和使用，提高工作效率。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善合同檔案文件管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司合同檔案文件，建立合同檔案文件數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、整理、裝訂和存儲(chǔ)。3.負(fù)責(zé)合同檔案文件的收集、歸檔、保管、查閱、借閱和銷毀等工作，確保檔案的安全和完整。4.定期對(duì)合同檔案文件進(jìn)行清查、盤(pán)點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問(wèn)題。5.開(kāi)展合同檔案文件的統(tǒng)計(jì)分析工作，為公司決策提供參考依據(jù)。（二）合同業(yè)務(wù)部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)合同的起草、審核、簽訂、履行等工作，并及時(shí)將合同相關(guān)文件提交給檔案管理部門(mén)歸檔。2.協(xié)助檔案管理部門(mén)做好合同檔案文件的收集、整理和核對(duì)工作，確保檔案信息的準(zhǔn)確無(wú)誤。3.按照規(guī)定的程序和要求查閱、借閱合同檔案文件，不得擅自復(fù)制、涂改、銷毀檔案。4.在合同履行過(guò)程中，及時(shí)向檔案管理部門(mén)反饋合同變更、解除等情況，以便更新檔案信息。（三）其他部門(mén)職責(zé)1.涉及合同簽訂、履行的其他部門(mén)，應(yīng)積極配合檔案管理部門(mén)和合同業(yè)務(wù)部門(mén)做好合同檔案文件的管理工作，提供必要的協(xié)助和支持。2.各部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門(mén)合同檔案文件的收集、整理和保管工作，并按照公司規(guī)定的時(shí)間和要求將檔案移交檔案管理部門(mén)。三、合同檔案文件的收集與歸檔（一）收集范圍1.合同文本及附件，包括合同首頁(yè)、正文、簽字頁(yè)、附件清單等。2.合同審批文件，如立項(xiàng)審批表、合同評(píng)審表、領(lǐng)導(dǎo)批示等。3.合同履行過(guò)程中的相關(guān)文件，如補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議、解除協(xié)議、往來(lái)信函、會(huì)議紀(jì)要、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、結(jié)算憑證等。4.與合同有關(guān)的其他文件，如招投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書(shū)、授權(quán)委托書(shū)等。（二）收集要求1.合同業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)在合同簽訂后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將合同文本及相關(guān)文件提交給檔案管理部門(mén)。2.合同履行過(guò)程中產(chǎn)生的各類文件，應(yīng)在文件形成后及時(shí)收集，并在每月末統(tǒng)一提交給檔案管理部門(mén)。3.收集的合同檔案文件應(yīng)齊全、完整、真實(shí)，簽字蓋章手續(xù)完備，字跡清晰，紙張質(zhì)量良好。4.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照公司規(guī)定進(jìn)行備份存儲(chǔ)。（三）歸檔程序1.檔案管理部門(mén)收到合同業(yè)務(wù)部門(mén)提交的檔案文件后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行審核，檢查文件的完整性和準(zhǔn)確性。2.對(duì)審核合格的檔案文件進(jìn)行分類、編號(hào)，按照檔案管理的要求進(jìn)行整理、裝訂。3.將整理好的合同檔案文件存入檔案庫(kù)房，并錄入合同檔案文件數(shù)據(jù)庫(kù)，建立檔案索引。4.在檔案封面和卷內(nèi)目錄上填寫(xiě)相關(guān)信息，注明檔案的保管期限、密級(jí)等。四、合同檔案文件的保管（一）保管期限合同檔案文件的保管期限根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和公司實(shí)際情況確定，分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.涉及公司重大權(quán)益、重要資產(chǎn)、核心業(yè)務(wù)等合同檔案文件，保管期限為永久。2.一般合同檔案文件，保管期限為長(zhǎng)期，一般為[X]年。3.臨時(shí)性、一次性合同檔案文件，保管期限為短期，一般為[X]年。（二）保管要求1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)置專門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，確保合同檔案文件的安全保管。2.合同檔案文件應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。3.定期對(duì)合同檔案文件進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。4.對(duì)電子合同檔案文件，應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）密級(jí)管理1.根據(jù)合同內(nèi)容涉及的商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等情況，確定合同檔案文件的密級(jí)，分為絕密、機(jī)密、秘密三級(jí)。2.嚴(yán)格按照公司保密制度對(duì)不同密級(jí)的合同檔案文件進(jìn)行管理，限制查閱、借閱范圍，采取相應(yīng)的保密措施。3.對(duì)涉及絕密級(jí)合同檔案文件的管理，應(yīng)實(shí)行專人專管，嚴(yán)格控制接觸人員和接觸范圍。五、合同檔案文件的查閱與借閱（一）查閱程序1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案文件，應(yīng)填寫(xiě)《合同檔案文件查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門(mén)。2.檔案管理部門(mén)對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合查閱條件的，安排專人負(fù)責(zé)提供查閱服務(wù)，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人員應(yīng)在指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門(mén)，由檔案管理人員進(jìn)行核對(duì)、清點(diǎn)。（二）借閱程序1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱合同檔案文件，應(yīng)填寫(xiě)《合同檔案文件借閱申請(qǐng)表》詳細(xì)說(shuō)明借閱原因、借閱期限、歸還時(shí)間等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.檔案管理部門(mén)根據(jù)借閱申請(qǐng)，辦理借閱手續(xù)，填寫(xiě)《合同檔案文件借閱登記表》，注明借閱人姓名、部門(mén)、借閱檔案名稱、數(shù)量、借閱期限等信息。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的合同檔案文件，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。4.借閱期限屆滿，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案。如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.檔案管理部門(mén)在借閱期限屆滿后，應(yīng)及時(shí)催還檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)追究借閱人員的責(zé)任。（三）查閱、借閱限制1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要合同檔案文件，未經(jīng)公司授權(quán)，不得查閱、借閱。2.查閱、借閱合同檔案文件應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行，不得擅自擴(kuò)大查閱、借閱范圍。3.檔案管理部門(mén)有權(quán)拒絕不符合查閱、借閱條件的申請(qǐng)。六、合同檔案文件的統(tǒng)計(jì)與鑒定（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立合同檔案文件統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，定期對(duì)合同檔案文件的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)按照公司規(guī)定的格式和時(shí)間要求報(bào)送。通過(guò)合同檔案文件統(tǒng)計(jì)分析，了解合同檔案文件的管理狀況，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。（二）鑒定工作1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)保管期滿的合同檔案文件進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.鑒定工作由檔案管理部門(mén)牽頭，會(huì)同合同業(yè)務(wù)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)組成鑒定小組進(jìn)行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)合同檔案文件的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，提出存毀意見(jiàn)。4.對(duì)擬銷毀的合同檔案文件，應(yīng)填寫(xiě)《合同檔案文件銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可銷毀。5.銷毀合同檔案文件時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。七、合同檔案文件的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立合同檔案文件管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)合同檔案文件的電子化管理，提高檔案管理的效率和水平，方便檔案的查閱、借閱和利用。（二）系統(tǒng)功能要求1.合同檔案文件錄入功能：能夠準(zhǔn)確錄入合同檔案文件的基本信息、內(nèi)容摘要、保管期限、密級(jí)等。2.檔案查詢功能：可根據(jù)合同編號(hào)、名稱、簽訂時(shí)間、保管期限、密級(jí)等條件進(jìn)行快速查詢。3.借閱管理功能：實(shí)現(xiàn)借閱申請(qǐng)、審批、登記、催還等流程的信息化管理。4.統(tǒng)計(jì)分析功能：對(duì)合同檔案文件的數(shù)量、類別、保管期限分布等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，并生成報(bào)表。5.安全保密功能：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，對(duì)涉及公司機(jī)密的合同檔案文件進(jìn)行加密處理，確保檔案信息的安全。（三）數(shù)據(jù)維護(hù)與管理