PAGE供應(yīng)商檔案管理制度套裝一、總則（一）目的為加強公司供應(yīng)商管理，規(guī)范供應(yīng)商檔案建立、維護及使用，確保供應(yīng)商提供的產(chǎn)品和服務(wù)符合公司要求，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利進行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于與公司有業(yè)務(wù)往來的所有供應(yīng)商，包括原材料供應(yīng)商、零部件供應(yīng)商、服務(wù)供應(yīng)商等。（三）基本原則1.合法性原則：供應(yīng)商檔案管理應(yīng)符合國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標準要求。2.真實性原則：檔案信息應(yīng)真實、準確、完整，能夠反映供應(yīng)商的實際情況。3.動態(tài)管理原則：根據(jù)供應(yīng)商的表現(xiàn)和業(yè)務(wù)變化，及時更新檔案信息，確保檔案的時效性和有效性。4.保密性原則：嚴格保護供應(yīng)商檔案中的敏感信息，防止信息泄露。二、供應(yīng)商檔案的建立（一）檔案信息收集1.基本信息供應(yīng)商名稱、注冊地址、法定代表人、聯(lián)系方式等。經(jīng)營范圍、營業(yè)執(zhí)照注冊號、稅務(wù)登記號等。2.資質(zhì)證明營業(yè)執(zhí)照副本、組織機構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證等復(fù)印件。生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認證證書、行業(yè)資質(zhì)證書等相關(guān)證書復(fù)印件。法定代表人身份證明書、授權(quán)委托書等。3.生產(chǎn)能力生產(chǎn)設(shè)備清單及狀況。生產(chǎn)場地面積、布局圖。人員規(guī)模、人員資質(zhì)及培訓情況。4.質(zhì)量管理質(zhì)量管理體系認證證書（如ISO9001等）復(fù)印件。質(zhì)量控制流程及相關(guān)文件。產(chǎn)品質(zhì)量檢測報告、合格證明等。5.財務(wù)狀況近年度財務(wù)報表（資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表）。銀行資信證明。6.業(yè)績情況近三年主要客戶名單及供貨情況。類似項目業(yè)績證明材料（合同、驗收報告等）。7.環(huán)保情況環(huán)保相關(guān)許可證（如排污許可證等）復(fù)印件。環(huán)保措施及達標情況說明。（二）信息審核1.采購部門負責收集供應(yīng)商檔案信息，并進行初步整理。2.組織相關(guān)部門（如質(zhì)量部門、技術(shù)部門、法務(wù)部門等）對收集的信息進行審核。審核內(nèi)容包括信息的真實性、完整性、合規(guī)性等。3.對于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，及時與供應(yīng)商溝通，要求其補充或更正相關(guān)信息。（三）檔案錄入1.審核通過的供應(yīng)商信息，由采購部門錄入公司供應(yīng)商檔案管理系統(tǒng)。2.檔案信息應(yīng)按照系統(tǒng)設(shè)定的格式和字段進行準確錄入，確保信息的規(guī)范性和一致性。3.為每個供應(yīng)商建立唯一的檔案編號，以便于查詢和管理。三、供應(yīng)商檔案的維護（一）定期更新1.采購部門每年對供應(yīng)商檔案進行一次全面更新，確保檔案信息的時效性。2.要求供應(yīng)商在每年規(guī)定時間內(nèi)提供最新的資質(zhì)證明、業(yè)績情況、財務(wù)狀況等信息。3.對于供應(yīng)商的重大變更事項（如法定代表人變更、經(jīng)營范圍變更、生產(chǎn)地址變更等），應(yīng)在變更發(fā)生后[X]個工作日內(nèi)通知公司，并及時更新檔案信息。（二）動態(tài)跟蹤1.采購部門定期對供應(yīng)商進行實地考察或電話溝通，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、產(chǎn)品質(zhì)量情況、交貨期執(zhí)行情況等。2.質(zhì)量部門負責跟蹤供應(yīng)商提供產(chǎn)品的質(zhì)量情況，及時反饋質(zhì)量問題，并要求供應(yīng)商采取整改措施。對于質(zhì)量問題嚴重的供應(yīng)商，應(yīng)及時更新檔案中的質(zhì)量評價信息。3.生產(chǎn)部門關(guān)注供應(yīng)商的交貨期執(zhí)行情況，對于經(jīng)常延遲交貨的供應(yīng)商，記錄相關(guān)情況并更新檔案。（三）信息變更管理1.供應(yīng)商如需變更檔案中的信息，應(yīng)向采購部門提交書面申請，并提供相關(guān)證明材料。2.采購部門對變更申請進行審核，審核通過后及時更新檔案信息，并通知相關(guān)部門。四、供應(yīng)商檔案的使用（一）采購決策支持1.采購部門在進行采購決策時，應(yīng)參考供應(yīng)商檔案信息，評估供應(yīng)商的綜合實力和信譽。2.根據(jù)采購項目的要求，從檔案中篩選合適的供應(yīng)商，并進行比較和分析，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。3.對于新的采購項目，可根據(jù)檔案信息初步確定潛在供應(yīng)商名單，為進一步的供應(yīng)商開發(fā)和評估提供基礎(chǔ)。（二）質(zhì)量控制1.質(zhì)量部門在對采購產(chǎn)品進行檢驗和驗收時，應(yīng)查閱供應(yīng)商檔案中的質(zhì)量相關(guān)信息，了解供應(yīng)商的質(zhì)量管理體系和質(zhì)量控制情況。2.將供應(yīng)商的質(zhì)量表現(xiàn)與檔案中的記錄進行對比，對于質(zhì)量不穩(wěn)定的供應(yīng)商，采取相應(yīng)的措施，如加強檢驗、要求整改等。3.根據(jù)供應(yīng)商的質(zhì)量情況，調(diào)整采購策略，對于質(zhì)量優(yōu)秀的供應(yīng)商，可給予更多的采購份額和優(yōu)惠政策。（三）交貨期管理1.生產(chǎn)部門根據(jù)供應(yīng)商檔案中的交貨期記錄，合理安排生產(chǎn)計劃，避免因供應(yīng)商交貨延遲而影響生產(chǎn)進度。2.對于交貨期經(jīng)常出現(xiàn)問題的供應(yīng)商，與采購部門溝通協(xié)商，采取相應(yīng)的措施，如增加催貨頻率、調(diào)整付款方式等，以確保按時交貨。（四）風險管理1.法務(wù)部門通過查閱供應(yīng)商檔案，了解供應(yīng)商的法律糾紛情況、經(jīng)營風險等信息，為公司的風險管理提供參考。2.根據(jù)供應(yīng)商的風險狀況，提前制定應(yīng)對措施，如要求供應(yīng)商提供擔保、增加預(yù)付款比例等，降低公司因供應(yīng)商問題而面臨的風險。五、供應(yīng)商檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.采購部門、質(zhì)量部門、生產(chǎn)部門、法務(wù)部門等相關(guān)人員根據(jù)工作需要，可查閱供應(yīng)商檔案信息。2.其他部門如需查閱供應(yīng)商檔案，應(yīng)向采購部門提出申請，經(jīng)采購部門負責人批準后方可查閱。（二）查閱流程1.查閱人員填寫《供應(yīng)商檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等。2.將申請表提交給采購部門負責人審批。3.采購部門安排專人負責提供檔案查閱服務(wù)，并記錄查閱情況，包括查閱時間、查閱人員、查閱內(nèi)容等。（三）借閱管理1.因工作需要借閱供應(yīng)商檔案的，應(yīng)填寫《供應(yīng)商檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限等。2.申請表經(jīng)采購部門負責人審核，公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自復(fù)印或轉(zhuǎn)借他人。借閱期滿后，應(yīng)及時歸還檔案。4.采購部門定期對借閱檔案進行清查，確保檔案的安全和完整。六、供應(yīng)商檔案的保密管理（一）保密責任1.公司所有接觸供應(yīng)商檔案信息的人員均負有保密責任，不得泄露供應(yīng)商檔案中的任何信息。2.采購部門應(yīng)與相關(guān)人員簽訂保密協(xié)議，明確保密義務(wù)和違約責任。（二）保密措施1.對供應(yīng)商檔案管理系統(tǒng)設(shè)置不同的用戶權(quán)限，嚴格控制信息的訪問范圍。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在安全的檔案柜中，專人負責保管，限制無關(guān)人員進入存放區(qū)域。3.在對外提供涉及供應(yīng)商檔案信息的文件或資料時，應(yīng)進行嚴格的審核和審批，確保信息不被泄露。（三）違規(guī)處理1.對于違反保密規(guī)定，泄露供應(yīng)商檔案信息的人員，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、解除勞動合同等。2.因信息泄露給公司或供應(yīng)商造成損失的，公司將依法追究相關(guān)人員的法律責任。七、供應(yīng)商檔案的銷毀（一）銷毀條件1.供應(yīng)商與公司終止業(yè)務(wù)往來，且檔案信息已超過保存期限。2.檔案信息因其他原因不再具有保存價值。（二）銷毀流程1.采購部門提出供應(yīng)商檔案銷毀申請，說明銷毀原因、檔案清單等。2.申請經(jīng)采購部門負責人審核，公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可進