PAGE檔案室借閱制度范本一、總則1.目的為了加強(qiáng)本公司/組織檔案室的管理，規(guī)范檔案借閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本借閱制度。2.適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)部各部門及員工因工作需要借閱檔案的情況。3.基本原則檔案借閱應(yīng)遵循嚴(yán)格審批、確保安全、限期歸還的原則。借閱人員必須遵守本制度，愛護(hù)檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、遺失或損壞檔案。二、借閱申請1.申請流程借閱檔案時(shí)，借閱人應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱目的、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。申請表需經(jīng)借閱人所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.審批權(quán)限一般性檔案借閱，由部門負(fù)責(zé)人審批。重要檔案、機(jī)密檔案借閱，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。涉及公司核心機(jī)密或重大事項(xiàng)的檔案借閱，須經(jīng)公司總經(jīng)理審批。三、借閱范圍1.允許借閱的檔案類型與本職工作相關(guān)的各類文件、資料、報(bào)表等。經(jīng)批準(zhǔn)可供查閱的歷史檔案、參考資料等。2.限制借閱的檔案類型涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)機(jī)密等敏感信息的檔案。尚未解密或不宜公開的檔案。四、借閱期限1.一般檔案借閱期限一般檔案的借閱期限為[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限，借閱人應(yīng)提前向檔案室提出申請，并經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長。2.重要檔案借閱期限重要檔案的借閱期限為[X]個(gè)工作日，確需繼續(xù)使用的，須重新辦理借閱手續(xù)。3.機(jī)密檔案借閱期限機(jī)密檔案的借閱期限嚴(yán)格控制，一般不超過[X]個(gè)工作日，特殊情況需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。五、借閱手續(xù)1.登記備案檔案室工作人員在收到經(jīng)審批的《檔案借閱申請表》后，應(yīng)及時(shí)對借閱人及借閱檔案進(jìn)行登記備案，記錄借閱日期、檔案名稱、數(shù)量、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.檔案交付借閱人憑有效身份證件到檔案室領(lǐng)取檔案，檔案室工作人員應(yīng)與借閱人當(dāng)面核對檔案的名稱、數(shù)量、完整性等，并在《檔案借閱登記表》上簽字確認(rèn)。3.借閱憑證檔案室應(yīng)向借閱人發(fā)放《檔案借閱證》，借閱人憑此證借閱檔案。借閱證應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人。六、借閱要求1.借閱場所借閱檔案一般應(yīng)在檔案室指定的場所進(jìn)行，如需帶出檔案室，必須經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。2.愛護(hù)檔案借閱人應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損或抽取、撤換檔案材料。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)向檔案室報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.保密要求借閱人對借閱的檔案負(fù)有保密責(zé)任，不得擅自將檔案內(nèi)容泄露給無關(guān)人員。對于涉及公司機(jī)密的檔案，借閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度。4.禁止行為借閱人不得擅自將檔案轉(zhuǎn)借、復(fù)印、拍照、掃描或用于其他非工作目的。嚴(yán)禁在借閱檔案過程中進(jìn)行任何違法違規(guī)活動。七、歸還手續(xù)1.按時(shí)歸還借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.檢查驗(yàn)收檔案歸還時(shí)，檔案室工作人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和保密性。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失或泄密情況，應(yīng)立即查明原因，并追究借閱人的責(zé)任。3.注銷登記經(jīng)檢查驗(yàn)收合格后，檔案室工作人員應(yīng)在《檔案借閱登記表》上注明檔案歸還日期，并注銷借閱登記。同時(shí)，收回借閱人所持的《檔案借閱證》。八、特殊情況處理1.檔案遺失如借閱人不慎遺失所借檔案，應(yīng)立即向檔案室報(bào)告，并提交書面說明。檔案室應(yīng)及時(shí)采取措施查找檔案，如無法找回，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。賠償金額根據(jù)檔案的重要性、價(jià)值等因素確定。2.檔案損壞借閱人在借閱過程中造成檔案損壞的，應(yīng)按照檔案修復(fù)或重新制作的費(fèi)用進(jìn)行賠償。同時(shí)，檔案室應(yīng)視情節(jié)輕重，對借閱人進(jìn)行批評教育或給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。3.逾期未還借閱人逾期未歸還檔案的，檔案室應(yīng)及時(shí)催還。如經(jīng)多次催還仍未歸還，檔案室有權(quán)暫停其借閱權(quán)限，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。九、監(jiān)督與檢查1.定期檢查檔案室應(yīng)定期對檔案借閱情況進(jìn)行檢查，包括借閱登記、檔案歸還情況、檔案保管狀況等，確保檔案借閱制度的有效執(zhí)行。2.違規(guī)處理對于違反本制度的借閱行為，檔案室應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查處理，并根據(jù)情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰措施包括警告、罰款、暫停借閱權(quán)限、解除勞動合同等。3.責(zé)任追究如因檔案借閱管理不善導(dǎo)致公司利益受損或造成不良影響的，將追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。十、附則1.解釋權(quán)本制度由本公司/組織檔案室負(fù)責(zé)解釋。