PAGE中專學(xué)生檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)中專學(xué)生檔案管理，確保學(xué)生檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，為學(xué)校教育教學(xué)、學(xué)生管理、就業(yè)指導(dǎo)等工作提供有力支持，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和教育行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校中專學(xué)生檔案的管理工作，包括學(xué)生在校期間形成的各類檔案材料的收集、整理、保管、查閱、轉(zhuǎn)遞等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案材料應(yīng)如實(shí)反映學(xué)生的學(xué)習(xí)、生活、品德等方面的真實(shí)情況。2.完整性原則：確保學(xué)生檔案材料齊全，全面涵蓋學(xué)生成長(zhǎng)過(guò)程中的重要信息。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)學(xué)生檔案的隱私，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保檔案質(zhì)量。二、檔案內(nèi)容（一）個(gè)人基本信息包括學(xué)生的姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、家庭住址、聯(lián)系方式等。（二）學(xué)籍檔案1.錄取登記表：記錄學(xué)生入學(xué)時(shí)的基本信息、錄取專業(yè)等。2.學(xué)籍卡片：反映學(xué)生在校期間的學(xué)籍變動(dòng)情況，如休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)等。3.成績(jī)表：詳細(xì)記錄學(xué)生各學(xué)期的課程成績(jī)、學(xué)分等。4.畢業(yè)登記表：畢業(yè)生畢業(yè)時(shí)填寫的個(gè)人總結(jié)、學(xué)業(yè)成績(jī)、畢業(yè)鑒定等內(nèi)容。（三）綜合素質(zhì)檔案1.品德表現(xiàn)：包括學(xué)生的思想道德品質(zhì)、行為規(guī)范、獎(jiǎng)懲情況等。2.社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)記錄：參與學(xué)校組織的社會(huì)實(shí)踐、志愿服務(wù)、社團(tuán)活動(dòng)等情況。3.職業(yè)技能證書及獲獎(jiǎng)證書：學(xué)生獲得的各類職業(yè)技能證書、競(jìng)賽獲獎(jiǎng)證書等。（四）黨團(tuán)組織檔案1.入黨（團(tuán)）申請(qǐng)書：學(xué)生加入中國(guó)共產(chǎn)黨（共青團(tuán)）的申請(qǐng)書。2.入黨（團(tuán)）志愿書：記錄學(xué)生入黨（團(tuán)）過(guò)程的重要文件。3.思想?yún)R報(bào)：學(xué)生定期向黨組織（團(tuán)組織）匯報(bào)思想情況的材料。（五）其他材料1.體檢表：學(xué)生在校期間的體檢報(bào)告。2.就業(yè)推薦表：為畢業(yè)生就業(yè)提供推薦的材料。3.其他與學(xué)生成長(zhǎng)相關(guān)的重要材料。三、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)按照職責(zé)分工，及時(shí)將涉及學(xué)生的各類材料收集齊全，并移交檔案管理部門。2.檔案材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、手續(xù)完備，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案材料。3.學(xué)生本人應(yīng)積極配合檔案管理工作，如實(shí)提供個(gè)人相關(guān)材料。（二）整理流程1.檔案管理人員對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行分類，按照個(gè)人基本信息、學(xué)籍檔案、綜合素質(zhì)檔案、黨團(tuán)組織檔案等類別進(jìn)行整理。2.對(duì)每一類檔案材料進(jìn)行編號(hào)，編制目錄，確保檔案材料的有序存放。3.將整理好的檔案材料裝入檔案袋或檔案盒，并在封面和盒脊上注明學(xué)生姓名、學(xué)號(hào)、班級(jí)等信息。四、檔案保管（一）保管場(chǎng)所設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火防盜設(shè)施、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等，確保檔案存放環(huán)境安全、適宜。（二）保管期限1.學(xué)生在校期間形成的檔案材料應(yīng)長(zhǎng)期保管。2.畢業(yè)生檔案應(yīng)在學(xué)生畢業(yè)后保管一定期限，具體期限按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（三）檔案安全管理1.建立檔案安全管理制度，明確檔案管理人員的安全職責(zé)。2.定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。3.做好檔案的防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等工作，確保檔案安全。五、檔案查閱（一）查閱權(quán)限1.本校教職工因工作需要查閱學(xué)生檔案，應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，方可查閱。2.學(xué)生本人因特殊情況需要查閱本人檔案，應(yīng)提出書面申請(qǐng)，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人同意后，方可查閱。3.外單位因工作需要查閱學(xué)生檔案，須持有單位介紹信，經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。（二）查閱規(guī)定1.查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。2.查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案材料，不得涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案。3.查閱檔案后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并在查閱登記本上簽字。六、檔案轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞范圍1.畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞至就業(yè)單位、人才交流中心或戶籍所在地的檔案管理部門。2.學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、復(fù)學(xué)等學(xué)籍變動(dòng)時(shí)，檔案相應(yīng)轉(zhuǎn)遞至新的學(xué)校。（二）轉(zhuǎn)遞程序1.檔案管理部門根據(jù)學(xué)生的轉(zhuǎn)遞申請(qǐng)，核對(duì)檔案材料，確保檔案完整、準(zhǔn)確。2.填寫檔案轉(zhuǎn)遞通知單，注明轉(zhuǎn)遞原因、轉(zhuǎn)遞單位、檔案內(nèi)容等信息，并密封檔案。3.通過(guò)機(jī)要通信或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞綄n案轉(zhuǎn)遞至接收單位，并要求接收單位在回執(zhí)上簽字蓋章后返回。七、檔案信息化管理（一）建立學(xué)生檔案信息系統(tǒng)利用信息技術(shù)手段，建立中專學(xué)生檔案信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案材料的電子化管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將檔案材料中的信息錄入檔案信息系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、完整。2.定期對(duì)檔案信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，保證數(shù)據(jù)的時(shí)效性。（三）信息安全管理1.加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止信息泄露和非法訪問(wèn)。2.定期對(duì)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。八、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理部門負(fù)責(zé)人職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)中專學(xué)生檔案管理工作，制定檔案管理制度和工作計(jì)劃。2.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。3.審核檔案查閱、轉(zhuǎn)遞等重要事項(xiàng)，確保檔案管理工作規(guī)范、有序。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案材料的收集、整理、保管、查閱、轉(zhuǎn)遞等具體工作。2.維護(hù)檔案信息系統(tǒng)，保證系統(tǒng)正常運(yùn)行。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和核對(duì)，確保檔案質(zhì)量。4.保守檔案機(jī)密，不得泄露學(xué)生檔案信息。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督學(xué)校建立檔案管理工作監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。（二）外部監(jiān)督