PAGE檔案室人員進(jìn)出制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案室的安全管理，規(guī)范人員進(jìn)出行為，確保檔案資料的安全與完整，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有進(jìn)入檔案室的人員，包括公司員工、外來訪客等。（三）基本原則1.安全第一原則：確保檔案資料在任何情況下都不受到損害，保障檔案室的安全環(huán)境。2.嚴(yán)格審批原則：所有人員進(jìn)出檔案室必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自進(jìn)入。3.登記備案原則：對進(jìn)入檔案室的人員進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄進(jìn)出時(shí)間、事由等信息，以備查詢。二、人員分類及進(jìn)出規(guī)定（一）公司員工1.日常工作需要進(jìn)入檔案室的員工因工作需要經(jīng)常進(jìn)入檔案室的員工，如檔案管理人員、涉及檔案查閱與使用的業(yè)務(wù)部門員工等，應(yīng)填寫《檔案室出入申請表》，注明進(jìn)入時(shí)間、事由、預(yù)計(jì)停留時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，交檔案室備案。每次進(jìn)入檔案室時(shí)，需佩帶有效工作證件，在檔案室入口處的門禁系統(tǒng)進(jìn)行刷卡驗(yàn)證或登記。進(jìn)入檔案室后，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案室的各項(xiàng)規(guī)章制度，不得隨意翻閱與工作無關(guān)的檔案資料。工作結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)整理好使用過的檔案，將其歸還原位，并清理個(gè)人物品，確保檔案室整潔有序。2.臨時(shí)因工作需要進(jìn)入檔案室的員工臨時(shí)因工作需要進(jìn)入檔案室的員工，應(yīng)提前向檔案室管理人員說明事由，經(jīng)同意后，在檔案室入口處進(jìn)行登記。登記內(nèi)容包括姓名、部門、進(jìn)入時(shí)間、事由、預(yù)計(jì)停留時(shí)間等。進(jìn)入檔案室后，應(yīng)在規(guī)定的區(qū)域內(nèi)進(jìn)行工作，不得擅自擴(kuò)大查閱范圍或移動(dòng)檔案位置。工作完成后，應(yīng)立即離開檔案室，并在登記本上注明離開時(shí)間。（二）外來訪客1.客戶及合作伙伴因業(yè)務(wù)洽談、合作項(xiàng)目等需要進(jìn)入檔案室的客戶及合作伙伴，由公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門提前與檔案室管理人員溝通協(xié)調(diào)，并填寫《外來訪客檔案室出入申請表》，詳細(xì)說明訪客身份、來訪目的、預(yù)計(jì)停留時(shí)間等信息。申請表需經(jīng)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案室負(fù)責(zé)人審批同意后，方可安排訪客進(jìn)入檔案室。在訪客進(jìn)入檔案室前，檔案室管理人員應(yīng)向其介紹檔案室的基本情況、安全注意事項(xiàng)等，并發(fā)放臨時(shí)出入證件。訪客在檔案室期間，必須由公司相關(guān)業(yè)務(wù)人員陪同，不得單獨(dú)行動(dòng)。訪客應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案室的規(guī)定，不得拍照、錄像、復(fù)制檔案資料，如有特殊需求，需提前向檔案室負(fù)責(zé)人申請并獲得批準(zhǔn)。訪客離開檔案室時(shí)，應(yīng)將臨時(shí)出入證件交回檔案室管理人員，由管理人員檢查檔案室內(nèi)是否有遺留物品或異常情況。2.上級(jí)主管部門、政府監(jiān)管部門等上級(jí)主管部門、政府監(jiān)管部門等因檢查、調(diào)研等工作需要進(jìn)入檔案室時(shí)，公司應(yīng)積極配合。由公司辦公室提前與檔案室管理人員溝通，按照相關(guān)部門要求準(zhǔn)備好所需檔案資料，并填寫《外來單位檔案室出入申請表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，通知檔案室做好接待準(zhǔn)備。相關(guān)部門人員進(jìn)入檔案室時(shí)，應(yīng)安排專人陪同，介紹檔案室的管理情況和檔案資料的存放情況。如需查閱、調(diào)閱檔案資料，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行辦理，不得擅自查閱未授權(quán)的檔案。工作結(jié)束后，陪同人員應(yīng)負(fù)責(zé)督促相關(guān)部門人員歸還檔案資料，并清理檔案室內(nèi)的物品，確保檔案室恢復(fù)原狀。三、審批流程（一）員工申請流程1.員工填寫《檔案室出入申請表》，詳細(xì)說明進(jìn)入檔案室的時(shí)間、事由、預(yù)計(jì)停留時(shí)間等信息。2.將申請表提交所在部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際情況，審核申請的必要性和合理性。3.經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批同意后，申請表交檔案室備案。檔案室管理人員根據(jù)備案信息，安排員工進(jìn)入檔案室，并做好登記工作。（二）外來訪客申請流程1.公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門填寫《外來訪客檔案室出入申請表》，注明訪客身份、來訪目的、預(yù)計(jì)停留時(shí)間等信息。對于重要客戶或合作伙伴，業(yè)務(wù)部門應(yīng)提前與檔案室溝通，說明訪客可能涉及的檔案查閱需求，以便檔案室做好準(zhǔn)備。2.申請表依次經(jīng)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案室負(fù)責(zé)人審批。業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人主要審核訪客來訪對業(yè)務(wù)工作的必要性，檔案室負(fù)責(zé)人則重點(diǎn)審查訪客進(jìn)入檔案室可能對檔案安全造成的影響。3.審批通過后，檔案室管理人員通知訪客進(jìn)入檔案室的具體時(shí)間和注意事項(xiàng)，并發(fā)放臨時(shí)出入證件。四、安全管理要求（一）門禁管理1.檔案室設(shè)置門禁系統(tǒng)，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能通過刷卡或其他驗(yàn)證方式進(jìn)入。2.門禁系統(tǒng)應(yīng)定期維護(hù)和檢查，確保其正常運(yùn)行。如有故障，應(yīng)及時(shí)報(bào)修并采取臨時(shí)安全措施。3.嚴(yán)禁使用非授權(quán)的卡片或其他方式強(qiáng)行打開門禁進(jìn)入檔案室。（二）人員攜帶物品管理1.進(jìn)入檔案室的人員應(yīng)盡量減少隨身攜帶物品。嚴(yán)禁攜帶易燃、易爆、腐蝕性等危險(xiǎn)物品進(jìn)入檔案室。2.如需攜帶筆記本電腦、移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備等電子設(shè)備進(jìn)入檔案室，應(yīng)提前向檔案室管理人員報(bào)備，經(jīng)檢查確認(rèn)無數(shù)據(jù)安全風(fēng)險(xiǎn)后，方可帶入。3.在檔案室內(nèi)使用電子設(shè)備時(shí)，應(yīng)遵守相關(guān)操作規(guī)程，不得在檔案室內(nèi)進(jìn)行數(shù)據(jù)下載、存儲(chǔ)或傳輸?shù)瓤赡苡绊憴n案安全的操作，如需進(jìn)行此類操作，必須在檔案室管理人員的監(jiān)督下，在指定的區(qū)域進(jìn)行。4.離開檔案室時(shí)，應(yīng)主動(dòng)接受檔案室管理人員對攜帶物品的檢查，確保沒有違規(guī)攜帶檔案資料或其他物品離開。（三）檔案查閱與使用規(guī)范1.所有人員查閱檔案資料應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行，不得擅自更改、涂抹、抽取、撤換檔案材料。2.如需復(fù)印、拍照檔案資料，必須經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在指定的區(qū)域內(nèi)進(jìn)行操作。復(fù)印、拍照的檔案資料應(yīng)妥善保管，不得隨意傳播或用于其他非規(guī)定用途。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)保持安靜，不得在檔案室內(nèi)大聲喧嘩、吸煙或吃零食等。4.使用完畢的檔案資料應(yīng)及時(shí)歸還原位，不得隨意放置或帶出檔案室。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案室管理人員應(yīng)定期對人員進(jìn)出檔案室的情況進(jìn)行檢查，包括門禁記錄、人員登記情況等，確保制度的執(zhí)行到位。2.如發(fā)現(xiàn)有違規(guī)進(jìn)出檔案室或違反檔案查閱與使用規(guī)定的行為，應(yīng)及時(shí)制止并記錄相關(guān)情況，向檔案室負(fù)責(zé)人報(bào)告。3.檔案室負(fù)責(zé)人應(yīng)定期對檔案室人員進(jìn)出制度的執(zhí)行情況進(jìn)行總結(jié)分析，針對存在的問題及時(shí)提出改進(jìn)措施。（二）外部監(jiān)督1.接受公司內(nèi)部審計(jì)部門的監(jiān)督檢查，審計(jì)部門有權(quán)對檔案室人員進(jìn)出制度的執(zhí)行情況進(jìn)行抽查，檢查相關(guān)記錄和檔案資料，確保制度的合規(guī)性和有效性。2.對于上級(jí)主管部門、政府監(jiān)管部門等提出的關(guān)于檔案室安全管理及人員進(jìn)出方面的意見和要求，并積極整改落實(shí)。六、培訓(xùn)與教育（一）新員工入職培訓(xùn)1.在新員工入職培訓(xùn)中，應(yīng)安排專門的課程介紹檔案室人員進(jìn)出制度，使新員工了解檔案室的重要性和進(jìn)入檔案室的相關(guān)規(guī)定。2.通過案例分析、現(xiàn)場演示等方式向新員工講解違規(guī)進(jìn)入檔案室或違反檔案管理規(guī)定可能帶來的后果，增強(qiáng)新員工的安全意識(shí)和合規(guī)意識(shí)。（二）定期培訓(xùn)與教育1.定期組織對涉及檔案工作的員工進(jìn)行檔案室人員進(jìn)出制度及檔案安全管理方面的培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括制度更新、安全知識(shí)、操作規(guī)范等。2.邀請檔案管理專家或相關(guān)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行授課，提高員工對檔案管理工作的認(rèn)識(shí)和技能水平，確保員工能夠熟練掌握并遵守檔案室人員進(jìn)出制度。七、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)審批擅自進(jìn)入檔案室。2.在檔案室內(nèi)吸煙、使用明火或進(jìn)行其他可能引發(fā)火災(zāi)的行為。3.違規(guī)攜帶危險(xiǎn)物品進(jìn)入檔案室。4.擅自查閱、復(fù)印、拍照、傳播或使用未授權(quán)的檔案資料。5.違反檔案查閱與使用規(guī)范，如隨意更改、涂抹、抽取、撤換檔案材料等。6.未按規(guī)定登記或使用虛假登記進(jìn)入檔案室。7.其他違反檔案室人員進(jìn)出制度和檔案安全管理規(guī)定的行為。（二）處理措施1.對于首次違規(guī)且情節(jié)較輕的員工，給予口頭警告，并要求其寫出書面檢討，保證今后不再犯。2.對于多次違規(guī)或情節(jié)嚴(yán)重的員工，視情節(jié)輕重給予通報(bào)批評、扣發(fā)績效獎(jiǎng)金、調(diào)崗等處理措施，并在全公司范圍內(nèi)進(jìn)行公示，以起到警示作用。3.對于外來訪客違反規(guī)定的行為，公司應(yīng)及時(shí)與其溝通，要求其立即改正。如造成檔案資料損壞或丟失等嚴(yán)重后果的，應(yīng)依法追究其法律責(zé)任，并要求其賠償相應(yīng)