PAGE建設(shè)工程檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司建設(shè)工程檔案管理，確保建設(shè)工程檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效利用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合公司實際工作情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有建設(shè)工程項目檔案的管理，包括項目前期文件、施工過程文件、竣工文件等各類與建設(shè)工程相關(guān)的資料。（三）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)原則：建設(shè)工程檔案管理工作在公司領(lǐng)導(dǎo)的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下進行，確保檔案管理工作的協(xié)調(diào)性和一致性。2.分級管理原則：按照項目管理層次，實行分級負責、歸口管理，明確各級部門在檔案管理中的職責。3.全過程管理原則：對建設(shè)工程從項目策劃、立項、設(shè)計、施工到竣工驗收的全過程檔案進行跟蹤管理，確保檔案資料的完整性和準確性。4.真實性原則：檔案資料應(yīng)如實反映建設(shè)工程的實際情況，嚴禁偽造、篡改檔案內(nèi)容。5.保密性原則：對涉及公司商業(yè)機密、技術(shù)秘密等重要檔案資料，應(yīng)嚴格保密，防止信息泄露。二、管理職責（一）公司檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)建設(shè)工程檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定和完善公司建設(shè)工程檔案管理制度。2.負責對公司建設(shè)工程檔案管理工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃、指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。3.集中統(tǒng)一管理公司建設(shè)工程檔案，接收、整理、保管和提供利用各類建設(shè)工程檔案資料。4.組織開展建設(shè)工程檔案業(yè)務(wù)培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。5.參與建設(shè)工程項目的竣工驗收，對檔案資料進行審查，確保檔案資料符合驗收要求。（二）項目建設(shè)單位職責1.負責本項目建設(shè)工程檔案的收集、整理、歸檔和保管工作，確保檔案資料的真實、完整、準確和系統(tǒng)。2.按照公司檔案管理部門的要求，及時向公司檔案管理部門移交項目檔案資料。3.負責組織協(xié)調(diào)項目各參建單位的檔案管理工作，明確各參建單位在檔案管理中的職責和分工。4.對項目檔案管理工作進行日常檢查和監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。5.參與項目檔案驗收工作，配合公司檔案管理部門做好檔案驗收的各項準備工作。（三）項目設(shè)計單位職責1.負責收集、整理、歸檔本項目設(shè)計過程中形成的各類文件資料，包括設(shè)計任務(wù)書、初步設(shè)計文件、施工圖設(shè)計文件等。2.按照國家有關(guān)設(shè)計文件編制的規(guī)定和要求，確保設(shè)計文件的質(zhì)量和規(guī)范性。3.在項目建設(shè)過程中，及時向建設(shè)單位提供與設(shè)計變更相關(guān)的文件資料，并協(xié)助建設(shè)單位做好檔案整理工作。4.配合建設(shè)單位和公司檔案管理部門做好項目檔案的驗收工作，提供必要的技術(shù)支持和資料說明。（四）項目施工單位職責1.負責收集、整理、歸檔本項目施工過程中形成的各類文件資料，包括施工組織設(shè)計、施工技術(shù)交底、工程變更通知、施工日志、質(zhì)量檢驗報告、隱蔽工程記錄等。2.按照國家有關(guān)施工文件編制的規(guī)定和要求，規(guī)范施工文件的形成和管理，確保施工文件的真實、完整、準確和系統(tǒng)。3.在項目建設(shè)過程中，及時將施工文件資料移交建設(shè)單位，并配合建設(shè)單位做好檔案整理工作。4.對本單位形成的施工文件資料進行分類整理，編制檔案目錄，建立檔案臺賬，便于查詢和管理。5.配合建設(shè)單位和公司檔案管理部門做好項目檔案的驗收工作，接受檔案管理部門的監(jiān)督檢查。（五）項目監(jiān)理單位職責1.負責收集、整理、歸檔本項目監(jiān)理過程中形成的各類文件資料，包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則、監(jiān)理月報、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評估報告等。2.對施工單位提交的施工文件資料進行審核，確保施工文件資料的真實性、完整性和準確性。3.督促施工單位及時整理和歸檔施工文件資料，對施工單位檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時要求施工單位整改。4.在項目建設(shè)過程中，及時向建設(shè)單位提供與監(jiān)理工作相關(guān)的文件資料，并協(xié)助建設(shè)單位做好檔案整理工作。5.配合建設(shè)單位和公司檔案管理部門做好項目檔案的驗收工作，提供監(jiān)理工作相關(guān)的資料說明和質(zhì)量評估意見。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.項目前期文件：包括項目立項批復(fù)、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證等。2.設(shè)計文件：包括初步設(shè)計文件、施工圖設(shè)計文件、設(shè)計變更通知等。3.施工文件：包括施工組織設(shè)計、施工技術(shù)交底、工程變更通知、施工日志、質(zhì)量檢驗報告、隱蔽工程記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件等。4.監(jiān)理文件：包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則、監(jiān)理月報、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評估報告等。5.竣工驗收文件：包括竣工驗收報告、竣工圖、工程質(zhì)量保修書等。6.其他與建設(shè)工程相關(guān)的文件資料，如工程照片、錄像、會議紀要等。（二）收集要求1.各部門和參建單位應(yīng)按照檔案收集范圍的要求，及時收集本部門和本單位在建設(shè)工程過程中形成的各類文件資料，并確保文件資料的真實、完整、準確和系統(tǒng)。2.對于重要文件資料，應(yīng)進行原件收集；對于無法收集原件的，應(yīng)收集與原件內(nèi)容一致的復(fù)印件，并注明原件存放處。3.收集的文件資料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章齊全，符合檔案整理的要求。（三）整理原則1.遵循文件資料的形成規(guī)律和特點，保持文件資料之間的有機聯(lián)系。2.按照文件資料的類別、年度、保管期限等進行分類整理，便于查找和利用。3.同一類文件資料應(yīng)按照時間順序排列，不同類文件資料應(yīng)按照重要程度和相關(guān)性進行排列。（四）整理方法1.分類：將收集到的文件資料按照項目前期文件、設(shè)計文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗收文件等類別進行分類。2.組卷：同一類文件資料按照一定的原則進行組卷，組卷應(yīng)遵循以下要求：文字材料應(yīng)按事項、專業(yè)順序排列。同一事項的請示與批復(fù)、同一文件的印本與定稿、主件與附件不能分開，并按批復(fù)在前、請示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的順序排列。圖紙應(yīng)按專業(yè)排列，同專業(yè)圖紙按圖號順序排列。既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。3.編目：對組卷后的文件資料進行編目，編目內(nèi)容包括卷內(nèi)文件目錄、備考表等。卷內(nèi)文件目錄應(yīng)包括序號、文件編號、責任者、文件題名、日期、頁次、備注等項目；備考表應(yīng)填寫卷內(nèi)文件的缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。4.裝訂：對紙質(zhì)文件資料進行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于保管和利用。裝訂時應(yīng)去除文件資料上的金屬物，對破損的文件資料應(yīng)進行修補或復(fù)制。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門和參建單位應(yīng)在建設(shè)工程任務(wù)完成后，按照檔案整理的要求，將整理好的檔案資料及時移交公司檔案管理部門歸檔。2.移交的檔案資料應(yīng)編制檔案移交清單，清單內(nèi)容包括檔案名稱、數(shù)量、保管期限等，移交人和接收人應(yīng)在清單上簽字確認。3.公司檔案管理部門應(yīng)對移交的檔案資料進行審核，審核合格后予以歸檔。對于審核不合格的檔案資料，應(yīng)退回原部門或單位進行補充完善。（二）保管期限建設(shè)工程檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。具體保管期限劃分如下：1.永久：凡是反映建設(shè)工程主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司和社會具有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期：凡是反映建設(shè)工程一般職能活動和歷史情況的，在較長時間內(nèi)對公司具有查考利用價值的檔案，列為長期保管。長期保管期限為15年至50年。3.短期：凡是反映建設(shè)工程局部職能活動和歷史情況的，在較短時間內(nèi)對公司具有查考利用價值的檔案，列為短期保管。短期保管期限為5年至15年。（三）保管方式1.公司檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案資料的安全保管。2.將建設(shè)工程檔案資料按照保管期限、類別等進行分類存放，便于查找和利用。3.對電子檔案應(yīng)進行備份存儲，備份存儲介質(zhì)應(yīng)定期進行檢查和維護，確保電子檔案的安全可靠。（四）保管期限變更及檔案銷毀1.建設(shè)工程檔案保管期限需要變更的，應(yīng)由公司檔案管理部門提出申請，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準后進行變更。2.對于保管期滿且無保存價值的建設(shè)工程檔案，應(yīng)由公司檔案管理部門提出銷毀意見，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準后進行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)編制檔案銷毀清單，清單內(nèi)容包括檔案名稱、數(shù)量、保管期限等，銷毀人和監(jiān)銷人應(yīng)在清單上簽字確認。檔案銷毀清單應(yīng)永久保存。五、檔案利用與借閱（一）利用原則1.建設(shè)工程檔案的利用應(yīng)遵循方便快捷、安全保密的原則，確保檔案資料的合理利用。2.檔案利用應(yīng)嚴格按照規(guī)定的程序進行，不得擅自擴大利用范圍或泄露檔案內(nèi)容。（二）利用方式1.查閱：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱建設(shè)工程檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到公司檔案管理部門查閱。檔案查閱申請表應(yīng)注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等。2.借閱：公司內(nèi)部人員因工作需要借閱建設(shè)工程檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負責人和公司檔案管理部門負責人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。檔案借閱申請表應(yīng)注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱期限等。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。3.復(fù)制：公司內(nèi)部人員因工作需要復(fù)制建設(shè)工程檔案的，應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請表，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到公司檔案管理部門辦理復(fù)制手續(xù)。檔案復(fù)制申請表應(yīng)注明復(fù)制目的、復(fù)制內(nèi)容、復(fù)制份數(shù)等。復(fù)制檔案應(yīng)按照規(guī)定的收費標準收取費用。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案時，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案管理部門。2.查閱、借閱檔案時，應(yīng)愛護檔案資料，不得在檔案上涂改、標記、污損、折頁、裁剪等。3.查閱、借閱檔案后，應(yīng)及時歸還檔案管理部門，如發(fā)現(xiàn)檔案有缺損、丟失等情況，應(yīng)及時報告檔案管理部門。4.未經(jīng)公司檔案管理部門同意，不得擅自將檔案資料提供給外單位或個人查閱、借閱或復(fù)制。六、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立公司建設(shè)工程檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案資料的電子化管理，提高檔案管理工作的效率和水平。2.通過信息化手段，實現(xiàn)檔案資料的在線查閱、借閱、復(fù)制等功能，方便公司內(nèi)部人員利用檔案資料。3.利用信息化技術(shù)，對檔案資料進行分類、整理、編目、統(tǒng)計等管理工作，提高檔案管理的科學性和準確性。（二）信息采集與錄入1.各部門和參建單位應(yīng)按照檔案信息化管理的要求，及時將建設(shè)工程過程中形成的各類文件資料進行電子化處理，并上傳至公司建設(shè)工程檔案管理信息系統(tǒng)。2.電子化處理的文件資料應(yīng)保持與紙質(zhì)文件資料內(nèi)容一致，圖像清晰、完整，符合檔案信息化管理的要求。3.公司檔案管理部門應(yīng)安排專人負責檔案信息的采集與錄入工作，確保錄入信息的準確、完整。（三）系統(tǒng)管理與維護1.公司檔案管理部門應(yīng)指定專人負責建設(shè)工程檔案管理信息系統(tǒng)的日常管理與維護工作，確保系統(tǒng)的正常運行。2.定期對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。3.加強對系統(tǒng)用戶的管理，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全保密。4.及時對系統(tǒng)進行升級和優(yōu)化，提高系統(tǒng)的性能和功能，滿足公司檔案管理工作的需要。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責1.公司檔案管理部門負責對公司建設(shè)工程檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，定期對各部門和參建單位的檔案管理工作進行抽查。2.項目建設(shè)單位負責對本項目各參建單位的檔案管理工作進行日常監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)的工作是否符合制度要求。2.檔案資料的完整性、準確性和系統(tǒng)性，檢查檔案資料是否齊全、真實、準確，是否按照規(guī)定的要求進行整理和歸檔。3.檔案管理工作的規(guī)范性，包括檔案整理方法、編目要求、裝訂標準等是否符合規(guī)范。4.檔案信息化管理工作的開展情況，檢查檔案信息系統(tǒng)的運行情況、數(shù)據(jù)錄入質(zhì)量、信息安全保密等方面的工作。