PAGE員工合同檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司員工合同檔案管理，規(guī)范合同檔案的收集、整理、保管、利用等工作，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司與員工簽訂的各類勞動(dòng)合同、培訓(xùn)協(xié)議、保密協(xié)議、競業(yè)限制協(xié)議等相關(guān)合同檔案的管理。（三）管理原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保合同檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)完整原則：保證合同檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)反映合同簽訂、履行等情況。3.安全保密原則：采取有效措施確保合同檔案的安全，防止信息泄露。4.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為公司各項(xiàng)工作提供有力支持。二、合同檔案管理職責(zé)（一）人力資源部門1.負(fù)責(zé)組織員工合同的簽訂、續(xù)簽、解除等工作，并及時(shí)將相關(guān)合同文本提交檔案管理部門。2.對合同履行情況進(jìn)行跟蹤，記錄員工的工作表現(xiàn)、獎(jiǎng)懲情況等與合同相關(guān)的信息，并定期向檔案管理部門提供更新資料。3.配合檔案管理部門做好合同檔案的整理、歸檔、查詢等工作，提供必要的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和支持。（二）檔案管理部門1.負(fù)責(zé)合同檔案的集中統(tǒng)一管理，制定檔案管理制度和操作流程，明確檔案管理人員職責(zé)。2.接收、審核人力資源部門提交的合同文本及相關(guān)資料，對不符合要求的及時(shí)反饋并督促整改。3.按照檔案管理規(guī)范對合同檔案進(jìn)行分類、編號、裝訂、上架等整理工作，確保檔案整齊有序。4.負(fù)責(zé)合同檔案的存儲保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等安全防護(hù)措施，定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)。5.建立合同檔案檢索系統(tǒng)，方便公司內(nèi)部人員查詢和利用檔案信息，根據(jù)授權(quán)提供檔案借閱服務(wù)，并做好借閱登記和歸還工作。6.定期對合同檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持，配合有關(guān)部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作。（三）其他部門1.在合同簽訂、履行過程中，負(fù)責(zé)及時(shí)將涉及本部門的合同相關(guān)資料提交給人力資源部門，并配合做好相關(guān)工作。2.根據(jù)工作需要，按照規(guī)定程序向檔案管理部門申請查閱合同檔案，不得擅自復(fù)制、涂改、銷毀檔案。三、合同檔案的收集與整理（一）合同簽訂階段1.人力資源部門在與員工簽訂合同前，應(yīng)確保合同條款符合法律法規(guī)及公司規(guī)定，合同內(nèi)容明確、具體、合法有效。2.合同簽訂后，人力資源部門應(yīng)及時(shí)將合同原件一式兩份（公司留存一份，員工留存一份）及相關(guān)附件（如員工身份證復(fù)印件、學(xué)歷證書復(fù)印件等）整理齊全，提交給檔案管理部門。3.檔案管理部門在接收合同檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對合同文本及附件的完整性、準(zhǔn)確性，對不符合要求的，及時(shí)通知人力資源部門補(bǔ)充或更正。（二）合同變更階段1.當(dāng)合同發(fā)生變更時(shí)，如工作崗位調(diào)整、薪資調(diào)整、合同期限延長等，人力資源部門應(yīng)及時(shí)與員工協(xié)商簽訂變更協(xié)議，并將變更協(xié)議原件及相關(guān)說明材料提交檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)將變更協(xié)議與原合同檔案進(jìn)行合并整理，在原合同檔案上注明變更情況，并重新編號。（三）合同續(xù)簽階段1.在合同到期前，人力資源部門應(yīng)提前通知員工續(xù)簽事宜，并根據(jù)員工表現(xiàn)和公司需求，決定是否續(xù)簽合同。2.如決定續(xù)簽，人力資源部門應(yīng)與員工簽訂新的合同，并按照合同簽訂階段的要求，將合同檔案提交檔案管理部門。3.檔案管理部門應(yīng)將續(xù)簽合同檔案與原合同檔案分開存放，并做好標(biāo)識。（四）合同解除與終止階段1.當(dāng)合同解除或終止時(shí)，人力資源部門應(yīng)按照法律法規(guī)及公司規(guī)定，辦理相關(guān)手續(xù)，并將解除或終止合同的證明文件、員工離職交接清單等資料提交檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)將上述資料與原合同檔案一起整理歸檔，作為合同檔案的重要組成部分。（五）檔案整理要求1.合同檔案應(yīng)按照年度、類別、合同編號順序進(jìn)行排列，同一類別合同應(yīng)按照簽訂時(shí)間先后順序排列。2.每份合同檔案應(yīng)包括合同正本、副本、附件、變更協(xié)議、續(xù)簽合同、解除或終止合同證明等相關(guān)資料，確保檔案內(nèi)容完整。3.檔案管理人員應(yīng)在每份合同首頁加蓋檔案章，并注明檔案編號、歸檔日期等信息。4.對合同檔案中的重要文件，如涉及公司商業(yè)秘密、知識產(chǎn)權(quán)等內(nèi)容的條款，應(yīng)進(jìn)行單獨(dú)標(biāo)注和保護(hù)。四、合同檔案的保管（一）保管期限1.員工合同檔案的保管期限根據(jù)法律法規(guī)及公司實(shí)際情況確定。一般勞動(dòng)合同的保管期限為自合同終止或解除之日起[X]年。2.涉及培訓(xùn)協(xié)議、保密協(xié)議、競業(yè)限制協(xié)議等特殊合同的保管期限，按照相關(guān)協(xié)議約定執(zhí)行，但不得少于法律法規(guī)規(guī)定的最低期限。（二）保管方式1.使用專門的檔案庫房存放合同檔案，庫房應(yīng)具備良好的通風(fēng)、防潮、防火、防蟲、防盜等條件。2.合同檔案應(yīng)存放在標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜中，按照檔案編號順序排列，便于查找和管理。3.對電子合同檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)安全可靠。（三）保管檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對合同檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、存儲環(huán)境等。2.每月至少進(jìn)行一次庫房巡查，每季度進(jìn)行一次全面檢查，對發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并做好記錄。3.如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)立即報(bào)告上級領(lǐng)導(dǎo)，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施，同時(shí)查明原因，追究相關(guān)人員責(zé)任。五、合同檔案的利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門根據(jù)申請內(nèi)容進(jìn)行審核，對符合查閱條件的，予以批準(zhǔn)，并安排專人陪同查閱。查閱人員只能在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或復(fù)制。3.涉及公司高級管理人員、商業(yè)秘密、重要合同等敏感信息的檔案查閱，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。（二）借閱規(guī)定1.因特殊情況需要借閱合同檔案的，借閱人應(yīng)填寫《合同檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等，并按照查閱權(quán)限要求進(jìn)行審批。2.檔案管理部門對批準(zhǔn)借閱的申請，應(yīng)辦理借閱登記手續(xù)，明確借閱人、借閱檔案名稱、數(shù)量、借閱期限等信息，并要求借閱人簽字確認(rèn)。3.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，借閱人應(yīng)提前向檔案管理部門申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的合同檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，不得擅自復(fù)印或泄露檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)按時(shí)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)追究借閱人責(zé)任。（三）出具證明公司外部單位或個(gè)人因工作需要要求公司出具合同檔案相關(guān)證明的，應(yīng)由需求方提交書面申請，注明用途、證明內(nèi)容等信息，經(jīng)公司相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。檔案管理部門根據(jù)批準(zhǔn)的申請，查閱相關(guān)合同檔案，核實(shí)情況后出具證明文件，并加蓋公司公章。證明文件應(yīng)注明檔案來源、證明內(nèi)容、出具日期等信息，確保證明文件真實(shí)、準(zhǔn)確、有效。六、合同檔案的統(tǒng)計(jì)與分析（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案管理部門應(yīng)定期對合同檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括合同簽訂數(shù)量、續(xù)簽數(shù)量、解除或終止數(shù)量、各類合同的分布情況、檔案保管期限等。2.每月對合同檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，記錄查閱人、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間、借閱人、借閱檔案名稱、借閱期限等信息。（二）統(tǒng)計(jì)報(bào)表1.根據(jù)統(tǒng)計(jì)內(nèi)容，檔案管理部門應(yīng)編制合同檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，如《合同檔案月度統(tǒng)計(jì)表》《合同檔案年度統(tǒng)計(jì)表》等。2.統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)內(nèi)容準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)清晰，能夠直觀反映合同檔案管理工作的基本情況和變化趨勢。報(bào)表編制完成后，應(yīng)及時(shí)報(bào)送公司領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門。（三）分析報(bào)告1.檔案管理部門應(yīng)定期對合同檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，撰寫分析報(bào)告，為公司決策提供參考依據(jù)。2.分析報(bào)告應(yīng)包括合同檔案管理工作的現(xiàn)狀、存在問題、改進(jìn)建議等內(nèi)容，重點(diǎn)分析合同簽訂、履行過程中的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)及應(yīng)對措施，以及檔案利用情況對公司業(yè)務(wù)的支持作用等。3.根據(jù)分析報(bào)告提出的建議，公司應(yīng)及時(shí)調(diào)整合同檔案管理策略和方法，不斷完善合同檔案管理制度，提高管理水平。七、合同檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立合同檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、人力資源部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門負(fù)責(zé)人等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對到期合同檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)合同檔案的保管期限，對已達(dá)到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定檔案是否仍具有保存價(jià)值，主要考慮合同涉及的事項(xiàng)是否已處理完畢、是否存在未了事宜或法律糾紛等因素。3.對涉及公司核心業(yè)務(wù)、商業(yè)秘密、知識產(chǎn)權(quán)等重要信息的合同檔案，即使已達(dá)到保管期限，也應(yīng)適當(dāng)延長保管期限，確保公司利益不受損害。（三）銷毀程序1.鑒定小組對合同檔案進(jìn)行鑒定后，如確定檔案無保存價(jià)值，應(yīng)填寫《合同檔案銷毀申請表》，詳細(xì)說明擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息，并附上鑒定意見。2.《合同檔案銷毀申請表》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門組織實(shí)施銷毀工作。銷毀工作應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀