PAGE科研合同檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司科研合同檔案的管理，確?？蒲泻贤瑱n案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮科研合同檔案在公司科研活動、生產(chǎn)經(jīng)營和管理決策中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有科研合同檔案的管理，包括但不限于與高校、科研機構(gòu)、企業(yè)等簽訂的各類科研合作合同、技術(shù)開發(fā)合同、技術(shù)轉(zhuǎn)讓合同、技術(shù)咨詢合同、技術(shù)服務(wù)合同等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司科研合同檔案由公司檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.全程管理原則對科研合同從簽訂、履行到終止的全過程進行檔案管理，確保檔案記錄的連續(xù)性和完整性。3.有效利用原則充分發(fā)揮科研合同檔案的作用，為公司科研活動、生產(chǎn)經(jīng)營和管理決策提供有效支持。4.安全保密原則確?？蒲泻贤瑱n案的安全，嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，防止檔案信息泄露。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負責(zé)制定和完善公司科研合同檔案管理制度，并組織實施。2.負責(zé)科研合同檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。3.定期對科研合同檔案進行清查、核對，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。4.負責(zé)向公司內(nèi)部各部門提供科研合同檔案的查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理工作。5.負責(zé)對公司科研合同檔案管理工作進行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，對違反檔案管理制度的行為進行糾正和處理。（二）合同業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負責(zé)科研合同的起草、簽訂、履行和終止等工作，并及時將合同相關(guān)文件資料提交給檔案管理部門。2.協(xié)助檔案管理部門做好科研合同檔案的收集、整理和歸檔工作，確保合同文件資料的齊全、完整。3.按照檔案管理部門的要求，提供科研合同檔案的查閱、借閱服務(wù)，并做好相關(guān)記錄。4.負責(zé)對本部門保管的科研合同檔案進行定期清查、核對，確保檔案的安全和完整。（三）項目負責(zé)人職責(zé)1.負責(zé)科研項目合同的具體執(zhí)行和管理，確保合同目標(biāo)的實現(xiàn)。2.在合同簽訂后，及時向檔案管理部門提交合同副本及相關(guān)文件資料，并配合檔案管理部門做好檔案的整理和歸檔工作。3.在項目實施過程中，負責(zé)保管好與項目相關(guān)的各類文件資料，并按照檔案管理部門的要求及時移交。4.協(xié)助檔案管理部門做好科研合同檔案的查閱、借閱工作，確保檔案的合理利用。三、科研合同檔案的收集與整理（一）收集范圍1.科研合同文本及附件，包括合同正本、副本、補充協(xié)議、變更協(xié)議等。2.合同簽訂過程中的相關(guān)文件，如立項申請書、可行性研究報告、技術(shù)方案、項目預(yù)算、招投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書、談判記錄、會議紀要等。3.合同履行過程中的各類文件，如項目進展報告、實驗數(shù)據(jù)、測試報告、驗收報告、技術(shù)總結(jié)、往來信函、財務(wù)報表等。4.合同終止后的相關(guān)文件，如終止協(xié)議、清算報告、資產(chǎn)交接清單等。（二）收集要求1.合同業(yè)務(wù)部門應(yīng)在科研合同簽訂后[X]個工作日內(nèi)，將合同文本及相關(guān)文件資料提交給檔案管理部門。2.在合同履行過程中，項目負責(zé)人應(yīng)及時將項目進展情況報告、實驗數(shù)據(jù)、測試報告等文件資料整理歸檔，并在項目結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)將全部項目文件資料提交給檔案管理部門。3.合同終止后，合同業(yè)務(wù)部門應(yīng)在終止協(xié)議簽訂后[X]個工作日內(nèi)，將終止后的相關(guān)文件資料提交給檔案管理部門。4.提交的文件資料應(yīng)齊全、完整、真實、有效，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。（三）整理方法1.檔案管理部門對收集到的科研合同文件資料進行分類整理，按照合同類別、項目名稱、時間順序等進行排列。2.每份合同單獨裝訂成冊，合同文本在前，附件在后，相關(guān)文件資料按照形成時間順序依次排列。3.對每份合同及相關(guān)文件資料進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。4.編制科研合同檔案目錄，目錄應(yīng)包括合同編號、合同名稱、簽訂時間、項目負責(zé)人、合同金額、履行情況、歸檔日期等內(nèi)容，并按照分類順序排列。四、科研合同檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.檔案管理部門對整理好的科研合同檔案進行審核，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.審核通過后的科研合同檔案應(yīng)及時進行歸檔，歸檔時應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。3.科研合同檔案應(yīng)按照年度、類別、項目等進行分類存放，便于查找和管理。（二）保管期限1.科研合同檔案的保管期限根據(jù)合同性質(zhì)、重要程度、涉及金額等因素確定，一般分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案主要包括涉及公司核心技術(shù)、重大科研項目、重要知識產(chǎn)權(quán)等具有長期保存價值的合同檔案。長期保管的檔案保管期限為[X]年，主要包括一般科研項目合同檔案、重要技術(shù)合同檔案等。短期保管的檔案保管期限為[X]年，主要包括一般性技術(shù)合同檔案、臨時性科研項目合同檔案等。2.檔案保管期限屆滿后，檔案管理部門應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定進行鑒定和銷毀，確保檔案信息的安全。（三）保管條件1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。3.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案庫房進行檢查和維護，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題。五、科研合同檔案的利用（一）查閱與借閱1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱科研合同檔案的，應(yīng)填寫《科研合同檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等，經(jīng)部門負責(zé)人簽字同意后，提交給檔案管理部門。2.檔案管理部門對查閱申請進行審核，符合查閱條件的，予以批準(zhǔn)，并安排專人負責(zé)提供查閱服務(wù)。查閱人員應(yīng)在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。3.因工作需要借閱科研合同檔案的，應(yīng)填寫《科研合同檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間、歸還時間等，經(jīng)部門負責(zé)人簽字同意后，提交給檔案管理部門。4.檔案管理部門對借閱申請進行審核，符合借閱條件的，予以批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。借閱人員應(yīng)按照約定時間歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.查閱和借閱科研合同檔案時，查閱和借閱人員應(yīng)遵守檔案管理制度，愛護檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換或損壞檔案內(nèi)容。（二）復(fù)制與摘錄1.因工作需要復(fù)制科研合同檔案的，應(yīng)填寫《科研合同檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制目的、復(fù)制內(nèi)容、復(fù)制份數(shù)等，經(jīng)部門負責(zé)人簽字同意后，提交給檔案管理部門。2.檔案管理部門對復(fù)制申請進行審核，符合復(fù)制條件的，予以批準(zhǔn)，并安排專人負責(zé)復(fù)制服務(wù)。復(fù)制的檔案應(yīng)與原件內(nèi)容一致，并加蓋檔案管理部門印章。3.如需摘錄科研合同檔案內(nèi)容的，應(yīng)填寫《科研合同檔案摘錄申請表》，注明摘錄目的、摘錄內(nèi)容、摘錄范圍等，經(jīng)部門負責(zé)人簽字同意后，提交給檔案管理部門。4.檔案管理部門對摘錄申請進行審核，符合摘錄條件的，予以批準(zhǔn)，并安排專人負責(zé)提供摘錄服務(wù)。摘錄的內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、完整，并注明出處。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立科研合同檔案利用登記制度，對查閱、借閱、復(fù)制、摘錄等利用情況進行詳細記錄，包括利用時間、利用部門、利用人員、利用內(nèi)容、利用方式等。利用登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查詢。六、科研合同檔案的保密與安全（一）保密措施1.檔案管理部門應(yīng)嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對科研合同檔案信息進行保密管理。2.在科研合同檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，防止檔案信息泄露。3.對涉及公司核心技術(shù)、商業(yè)秘密、知識產(chǎn)權(quán)等重要信息的科研合同檔案，應(yīng)實行專人專管，嚴格限制查閱和借閱范圍。4.檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)，加強對檔案管理人員的保密教育和培訓(xùn)，提高保密意識。（二）安全管理1.公司應(yīng)加強對科研合同檔案庫房的安全管理，配備必要的安全設(shè)施，如監(jiān)控設(shè)備、報警設(shè)備等，確保檔案庫房的安全。2.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案安全管理制度，加強對檔案管理人員的安全培訓(xùn)，提高安全意識和應(yīng)急處理能力。3.定期對檔案庫房進行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。對發(fā)現(xiàn)的安全問題應(yīng)及時報告，并采取有效措施進行處理。4.嚴格控制檔案庫房的人員出入，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進入檔案庫房。檔案管理人員離開檔案庫房時，應(yīng)確保門窗關(guān)閉，設(shè)備斷電。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.科研合同檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)。2.檔案管理部門和合同業(yè)務(wù)部門的檔案管理職責(zé)履行情況。3.科研合同檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和安全性。（二）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查檔案管理部門應(yīng)定期對科研合同檔案管理工作進行檢查，每年至少進行[X]次全面檢查，并形成檢查報告。2.不定期抽查公司內(nèi)部審計部門或其他相關(guān)部門應(yīng)不定期對科研合同檔案管理工作進行抽查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。3.專項檢查對涉及重大科研項目、重要知識產(chǎn)權(quán)等關(guān)鍵領(lǐng)域的科研合同檔案，應(yīng)進行專項檢查，確保檔案管理工作的規(guī)范和安全。（三）問題處理1.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理部門應(yīng)及時下達整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)按照整改通知書的要求，制定整改措施，認真