PAGE退役士兵檔案查閱制度一、總則（一）目的為規(guī)范退役士兵檔案查閱工作，保障退役士兵合法權(quán)益，維護(hù)檔案管理秩序，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織涉及退役士兵檔案查閱的相關(guān)工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵循國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案查閱工作合法合規(guī)。2.安全保密原則在檔案查閱過程中，切實保護(hù)退役士兵個人信息安全和檔案內(nèi)容的保密性，防止信息泄露。3.規(guī)范有序原則明確檔案查閱流程和要求，保證查閱工作有序進(jìn)行，提高工作效率。4.服務(wù)保障原則以服務(wù)退役士兵為宗旨，為其提供便捷、高效的檔案查閱服務(wù)，滿足其合理需求。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)退役士兵檔案的集中統(tǒng)一管理，建立健全檔案管理制度。2.做好檔案的收集、整理、歸檔、保管等工作，確保檔案的完整與安全。3.按照規(guī)定的查閱流程，受理檔案查閱申請，辦理查閱手續(xù)。4.對檔案查閱情況進(jìn)行記錄和統(tǒng)計，定期向上級主管部門報告。（二）查閱申請受理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)接收退役士兵及相關(guān)單位提出的檔案查閱申請，并進(jìn)行初步審核。2.對符合查閱條件的申請，及時轉(zhuǎn)交給檔案管理部門辦理。3.協(xié)助檔案管理部門做好查閱過程中的溝通協(xié)調(diào)工作。（三）查閱人員職責(zé)1.查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案查閱制度，按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行查閱。2.不得擅自涂改、抽取、撤換、銷毀檔案材料，不得在檔案上圈劃、批注、污損。3.查閱結(jié)束后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。三、檔案查閱申請與審核（一）申請主體1.退役士兵本人因辦理個人事務(wù)等合理需求，可以申請查閱本人檔案。2.相關(guān)單位因工作需要，在履行必要手續(xù)后，可以申請查閱退役士兵檔案。（二）申請材料1.退役士兵本人申請查閱檔案的，應(yīng)提交有效身份證件。2.相關(guān)單位申請查閱檔案的，應(yīng)提交單位介紹信、查閱人員有效身份證件及查閱用途說明。（三）申請流程1.申請主體向查閱申請受理部門提交檔案查閱申請表及相關(guān)申請材料。2.查閱申請受理部門對申請材料進(jìn)行初步審核，重點(diǎn)審核申請主體資格、查閱用途及申請材料的完整性。3.對符合查閱條件的申請，查閱申請受理部門在申請表上簽署審核意見，并及時轉(zhuǎn)交給檔案管理部門；對不符合查閱條件的申請，應(yīng)向申請主體說明理由。（四）審核要點(diǎn)1.申請主體資格是否符合規(guī)定，如退役士兵本人或相關(guān)單位的身份是否真實有效。2.查閱用途是否合理合法，是否與工作或個人事務(wù)相關(guān)。3.申請材料是否齊全、規(guī)范，申請表填寫是否完整準(zhǔn)確。四、檔案查閱程序（一）預(yù)約查閱1.檔案管理部門收到查閱申請受理部門轉(zhuǎn)來的申請后，應(yīng)及時與申請主體聯(lián)系，確定查閱時間和地點(diǎn)，并進(jìn)行預(yù)約登記。2.預(yù)約時，應(yīng)告知申請主體查閱檔案的相關(guān)規(guī)定和注意事項。（二）現(xiàn)場查閱1.申請主體按照預(yù)約時間到達(dá)檔案查閱地點(diǎn)，查閱人員應(yīng)核對申請主體身份及預(yù)約信息。2.檔案管理部門工作人員應(yīng)在查閱現(xiàn)場全程陪同，為查閱人員提供必要的協(xié)助和指導(dǎo)。3.查閱人員應(yīng)在指定的查閱區(qū)域內(nèi)進(jìn)行查閱，不得擅自進(jìn)入其他區(qū)域。查閱過程中，應(yīng)保持安靜，不得影響其他工作。4.查閱人員如需復(fù)印、拍照檔案材料，應(yīng)事先向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。復(fù)印、拍照應(yīng)使用符合檔案保護(hù)要求的設(shè)備和材料，確保檔案材料的清晰和完整。（三）查閱記錄1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案查閱登記簿，對每次查閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。記錄內(nèi)容包括查閱日期、查閱人員姓名、單位、查閱用途、查閱檔案內(nèi)容及查閱結(jié)果等。2.查閱記錄應(yīng)妥善保存，以備日后查閱和審計。（四）歸還檔案1.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將檔案材料整理好，當(dāng)面交還給檔案管理部門工作人員，并辦理歸還手續(xù)。2.檔案管理部門工作人員應(yīng)認(rèn)真核對歸還檔案的數(shù)量和完整性，確認(rèn)無誤后在查閱登記簿上注明歸還情況。五、檔案查閱限制與保密規(guī)定（一）查閱限制1.涉及國家機(jī)密、軍事秘密及個人隱私等敏感信息的退役士兵檔案，按照國家有關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行管理，嚴(yán)格限制查閱范圍。2.未經(jīng)檔案管理部門批準(zhǔn)，查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱地點(diǎn)。3.除法律法規(guī)另有規(guī)定外，退役士兵檔案原則上不得外借。（二）保密規(guī)定1.檔案管理部門工作人員及查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對在查閱過程中知悉的退役士兵個人信息和檔案內(nèi)容予以保密。2.不得向無關(guān)人員泄露檔案信息，不得利用檔案信息謀取私利。3.查閱工作結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將查閱過程中接觸的檔案材料妥善保管，不得私自留存或傳播。六、檔案查閱監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部應(yīng)建立健全檔案查閱監(jiān)督機(jī)制，定期對檔案查閱工作進(jìn)行檢查。2.檢查內(nèi)容包括查閱申請受理、審核情況，查閱程序執(zhí)行情況，查閱記錄及檔案歸還情況等。3.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時督促整改，確保檔案查閱工作規(guī)范有序。（二）外部監(jiān)督1.接受上級主管部門及相關(guān)監(jiān)管機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查，積極配合其工作，如實提供檔案查閱相關(guān)資料和情況。2.對外部監(jiān)督檢查提出的意見和建議，應(yīng)認(rèn)真研究，及時落實整改措施，并將整改情況報告上級主管部門。七、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.查閱人員違反檔案查閱制度，擅自涂改、抽取、撤換、銷毀檔案材料，或在檔案上圈劃、批注、污損的。2.查閱人員未經(jīng)批準(zhǔn)將檔案帶出查閱地點(diǎn)，或擅自外借檔案的。3.檔案管理部門工作人員及查閱人員泄露檔案信息，利用檔案信息謀取私利的。4.其他違反檔案查閱制度的行為。（二）處理措施1.對于違規(guī)行為較輕的，給予警告、批評教育等處理，并責(zé)令其立即改正。2.對于違規(guī)行為情節(jié)較重的，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，如記過、記大過、降級、撤職等，并依法依規(guī)追究相關(guān)責(zé)任。