PAGE檔案六項制度執(zhí)行情況一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度執(zhí)行情況報告。（二）適用范圍本報告適用于公司各部門及全體員工在檔案管理方面對六項制度的執(zhí)行情況。（三）檔案定義本制度所指檔案是公司在各項活動中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、報表、圖紙、照片、音像資料等。（四）管理原則檔案管理遵循集中統(tǒng)一管理、分類科學(xué)、便于利用的原則。二、檔案六項制度內(nèi)容（一）檔案收集制度1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保本部門產(chǎn)生的各類文件材料及時、完整地收集齊全。2.對于重要會議、重大活動等形成的檔案，承辦部門應(yīng)在活動結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)將相關(guān)材料整理歸檔。3.員工離職時，所在部門應(yīng)督促其將個人保管的屬于公司的檔案資料全部移交。（二）檔案整理制度1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案形成的規(guī)律和特點，對收集到的檔案進(jìn)行分類、編號、編目等整理工作。2.分類應(yīng)科學(xué)合理，便于查找和利用，一般可分為行政管理類、業(yè)務(wù)經(jīng)營類、財務(wù)審計類、人事勞資類等。3.編號應(yīng)遵循唯一性原則，并建立相應(yīng)的編號索引目錄。（三）檔案保管制度1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度、濕度應(yīng)符合國家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。3.對電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲介質(zhì)應(yīng)妥善保管，防止數(shù)據(jù)丟失。（四）檔案借閱制度1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人及檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印或泄露檔案內(nèi)容。（五）檔案利用制度1.鼓勵各部門積極利用檔案資料，為公司決策、業(yè)務(wù)開展等提供支持。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)利用需求，及時提供檔案資料，并做好利用記錄。3.對于涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行利用。（六）檔案鑒定與銷毀制度1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。2.對已到保管期限且無保存價值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀申請表，并報經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在監(jiān)銷人員的監(jiān)督下進(jìn)行，并做好銷毀記錄。三、執(zhí)行情況概述（一）收集制度執(zhí)行情況1.大部分部門能夠按照要求及時收集本部門的文件材料，但仍有個別部門存在收集不及時、不完整的情況。例如，[具體部門]在某次項目結(jié)束后，未能及時將相關(guān)技術(shù)文檔整理歸檔，導(dǎo)致部分資料丟失。2.員工離職檔案移交工作總體執(zhí)行較好，但仍有少數(shù)員工離職時拖延移交檔案，給后續(xù)工作帶來一定影響。（二）整理制度執(zhí)行情況1.檔案管理人員在檔案整理方面基本能夠按照規(guī)范進(jìn)行操作，但在分類的準(zhǔn)確性和編號的一致性上還存在一些問題。部分檔案的分類不夠清晰，編號出現(xiàn)重復(fù)或錯誤的情況。2.隨著公司業(yè)務(wù)的發(fā)展，檔案數(shù)量不斷增加，整理工作的壓力也日益增大，導(dǎo)致一些檔案整理工作滯后。（三）保管制度執(zhí)行情況1.檔案庫房的保管設(shè)備基本齊全，能夠滿足檔案保管的基本要求。但在設(shè)備的維護(hù)和更新方面還需要進(jìn)一步加強(qiáng)，部分防火、防潮設(shè)備存在老化現(xiàn)象。2.電子檔案備份工作基本能夠按時進(jìn)行，但備份存儲介質(zhì)的管理還不夠規(guī)范，存在存儲介質(zhì)隨意放置的情況。（四）借閱制度執(zhí)行情況1.借閱申請和審批流程執(zhí)行較為嚴(yán)格，能夠有效控制檔案的借閱范圍。但在借閱期限的跟蹤和提醒方面還存在不足，部分借閱人員未能按時歸還檔案。2.個別部門在借閱檔案后，未按照規(guī)定妥善保管，出現(xiàn)了檔案損壞的情況。（五）利用制度執(zhí)行情況1.各部門對檔案利用的積極性較高，檔案管理部門能夠及時提供檔案資料，為公司各項工作提供了一定的支持。但在利用效果的跟蹤和反饋方面還需要進(jìn)一步完善，以便更好地評估檔案利用的價值。2.對于一些重要檔案的利用，缺乏必要的審批和登記手續(xù)，存在一定的風(fēng)險。（六）鑒定與銷毀制度執(zhí)行情況1.檔案鑒定工作能夠定期開展，但在鑒定標(biāo)準(zhǔn)的把握上還存在一定的主觀性，部分檔案的保管期限確定不夠準(zhǔn)確。2.檔案銷毀工作基本能夠按照規(guī)定程序進(jìn)行，但在銷毀記錄的完整性和準(zhǔn)確性方面還需要進(jìn)一步提高。四、存在問題分析（一）制度宣傳與培訓(xùn)不足部分員工對檔案六項制度的內(nèi)容了解不夠深入，導(dǎo)致在執(zhí)行過程中出現(xiàn)偏差。公司在制度宣傳和培訓(xùn)方面的力度不夠，缺乏系統(tǒng)性和持續(xù)性。（二）人員責(zé)任意識不強(qiáng)一些部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員對檔案管理工作的重視程度不夠，責(zé)任意識淡薄，未能認(rèn)真履行職責(zé)，導(dǎo)致制度執(zhí)行不到位。（三）監(jiān)督考核機(jī)制不完善公司對檔案六項制度執(zhí)行情況的監(jiān)督考核機(jī)制不夠健全，缺乏有效的激勵和約束措施，對執(zhí)行不力的部門和個人未能及時進(jìn)行糾正和處理。（四）信息化建設(shè)滯后隨著公司業(yè)務(wù)的發(fā)展，檔案數(shù)量不斷增加，傳統(tǒng)的手工管理方式已難以滿足工作需要。公司在檔案信息化建設(shè)方面投入不足，信息化管理水平有待提高。五、改進(jìn)措施（一）加強(qiáng)制度宣傳與培訓(xùn)1.制定詳細(xì)的制度宣傳計劃，通過內(nèi)部培訓(xùn)、宣傳欄、郵件等多種形式，向全體員工宣傳檔案六項制度的內(nèi)容和重要性。2.定期組織檔案管理知識培訓(xùn)，邀請專業(yè)人員進(jìn)行授課，提高員工的檔案管理意識和業(yè)務(wù)水平。（二）強(qiáng)化人員責(zé)任意識1.明確各部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員在檔案管理工作中的職責(zé)，簽訂責(zé)任書，將檔案管理工作納入績效考核體系。2.加強(qiáng)對檔案管理人員的職業(yè)道德教育，提高其責(zé)任意識和工作積極性。（三）完善監(jiān)督考核機(jī)制1.建立健全檔案六項制度執(zhí)行情況的監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對各部門的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。2.制定科學(xué)合理的考核標(biāo)準(zhǔn)，對執(zhí)行情況良好的部門和個人進(jìn)行表彰和獎勵，對執(zhí)行不力的進(jìn)行批評和處罰。（四）推進(jìn)檔案信息化建設(shè)1.加大對檔案信息化建設(shè)的投