PAGE職代會檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)職代會檔案管理，確保職代會檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在企業(yè)民主管理中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司職代會檔案的收集、整理、保管、利用等工作。職代會檔案是指公司在召開職工代表大會期間形成的，具有保存價(jià)值的各種文件、資料、記錄等。（三）管理原則職代會檔案管理遵循集中統(tǒng)一管理、真實(shí)準(zhǔn)確、方便利用的原則。公司設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)職代會檔案管理工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司檔案管理部門負(fù)責(zé)職代會檔案的統(tǒng)籌管理工作，其職責(zé)包括：1.制定和完善職代會檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門對職代會相關(guān)文件資料的收集、整理和歸檔工作。3.負(fù)責(zé)職代會檔案的集中統(tǒng)一保管，確保檔案的安全和完整。4.建立健全職代會檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查閱和利用。5.定期對職代會檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的時效性和有效性。（二）各部門職責(zé)各部門負(fù)責(zé)本部門職代會相關(guān)文件資料的收集、整理和初步歸檔工作，并及時移交公司檔案管理部門。具體職責(zé)如下：1.明確專人負(fù)責(zé)職代會文件資料的收集工作，確保文件資料的及時、完整。2.按照檔案管理要求，對收集到的文件資料進(jìn)行分類整理，編制目錄清單。3.在規(guī)定時間內(nèi)，將整理好的職代會文件資料移交公司檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。三、檔案收集（一）收集范圍職代會檔案收集范圍包括但不限于以下內(nèi)容：1.職代會籌備階段形成的文件資料，如籌備工作方案、代表選舉文件、會議議程草案等。2.職代會會議期間形成的文件資料，如會議通知、開幕詞、工作報(bào)告、決議、提案及處理情況報(bào)告等。3.職代會閉會期間形成的文件資料，如職代會決議執(zhí)行情況報(bào)告、代表活動記錄、提案跟蹤反饋等。4.與職代會相關(guān)的其他文件資料，如上級有關(guān)職代會工作的指示、批復(fù)，公司關(guān)于職代會工作的規(guī)章制度等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍，及時收集本部門職代會相關(guān)文件資料，并確保文件資料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.對于重要文件資料，應(yīng)收集原件；如無法收集原件，應(yīng)收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明原件保存地點(diǎn)和出處。3.收集到的圖像、音頻、視頻等電子文件資料，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容清晰，并按照規(guī)定進(jìn)行存儲和備份。（三）收集時間1.職代會籌備階段的文件資料，應(yīng)在籌備工作開始后及時收集，并在籌備工作結(jié)束前完成初步整理和移交。2.職代會會議期間的文件資料，應(yīng)在會議結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)收集齊全，并移交公司檔案管理部門。3.職代會閉會期間的文件資料，應(yīng)按照規(guī)定的時間節(jié)點(diǎn)及時收集，確保檔案的連續(xù)性和完整性。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)職代會檔案按照文件資料的形成時間、內(nèi)容性質(zhì)、保管期限等進(jìn)行分類。具體分類如下：1.會議文件類：包括職代會會議期間形成的各類文件、報(bào)告、決議等。2.提案管理類：包括職代會提案的征集、整理、交辦、督辦及反饋等相關(guān)文件資料。3.代表管理類：包括職工代表的選舉、培訓(xùn)、履職情況等相關(guān)文件資料。4.其他文件類：包括與職代會相關(guān)的其他文件資料，如上級指示、公司規(guī)章制度等。（二）整理方法1.對收集到的職代會文件資料進(jìn)行分類排序，確保同一類文件資料按照時間順序排列。2.對每份文件資料進(jìn)行編號、編目，編制文件目錄清單，注明文件名稱、文號、日期、來源等信息。3.對于圖像、音頻、視頻等電子文件資料，應(yīng)按照分類要求進(jìn)行命名和存儲，并建立相應(yīng)的電子目錄清單。4.對整理好的職代會檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂時應(yīng)注意保持文件資料的原貌，不得隨意裁剪或損壞文件。（三）整理期限職代會檔案整理工作應(yīng)在文件資料收集齊全后[X]個工作日內(nèi)完成，并移交公司檔案管理部門進(jìn)行審核。審核通過后，正式歸檔保存。五、檔案保管（一）保管期限職代會檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。具體劃分如下：1.永久保管：職代會形成的重要文件資料，如職代會決議、工作報(bào)告、涉及公司重大利益和職工切身利益的提案及處理結(jié)果等，應(yīng)永久保管。2.長期保管：職代會形成的一般性文件資料，如會議通知、代表名單、提案統(tǒng)計(jì)報(bào)表等，保管期限為[X]年。3.短期保管：職代會形成的臨時性文件資料，如會議日程安排、會議簡報(bào)等，保管期限為[X]年。（二）保管方式1.公司檔案管理部門應(yīng)配備專門的檔案庫房，確保檔案庫房的安全、整潔、通風(fēng)良好，并具備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.職代會檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類順序進(jìn)行存放，建立檔案架和檔案盒，并標(biāo)注檔案類別、年度、保管期限等信息。電子檔案應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，并進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。3.檔案管理人員應(yīng)定期對職代會檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理，并向上級報(bào)告。（三）庫房管理1.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材和安全設(shè)施，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。3.檔案庫房應(yīng)嚴(yán)格控制人員進(jìn)出，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫房。檔案管理人員進(jìn)入庫房時，應(yīng)遵守庫房管理制度，嚴(yán)禁在庫房內(nèi)吸煙和使用明火。六、檔案利用（一）利用范圍職代會檔案的利用范圍包括公司內(nèi)部各部門、職工代表以及與公司職代會工作相關(guān)的外部單位和人員。利用目的主要包括查閱職代會文件資料、了解職代會工作情況、研究公司民主管理經(jīng)驗(yàn)等。（二）利用方式1.查閱利用：公司內(nèi)部各部門、職工代表如需查閱職代會檔案，應(yīng)填寫《職代會檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交公司檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)申請內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱登記工作。查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出庫房或進(jìn)行涂改、損壞等行為。2.借閱利用：因工作需要借閱職代會檔案的，應(yīng)填寫《職代會檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和公司檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，按時歸還檔案。歸還時，檔案管理人員應(yīng)對檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時追究借閱人員的責(zé)任。3.復(fù)制利用：對于需要復(fù)制職代會檔案的，應(yīng)填寫《職代會檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制內(nèi)容、用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和公司檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，由檔案管理人員進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案資料應(yīng)加蓋公司檔案管理部門印章，并注明復(fù)制日期和出處。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立職代會檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。登記內(nèi)容包括利用時間、利用部門、利用人員、利用目的、利用內(nèi)容、歸還時間等信息。利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和統(tǒng)計(jì)。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則及組織職代會檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則。公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員以及檔案管理人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對職代會檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的存毀價(jià)值。（二）鑒定方法及標(biāo)準(zhǔn)1.鑒定工作小組應(yīng)根據(jù)職代會檔案的保管期限、內(nèi)容重要性、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對檔案進(jìn)行全面審查和分析。2.對于保管期滿且確無保存價(jià)值的職代會檔案，鑒定工作小組應(yīng)提出銷毀意見，并填寫《職代會檔案銷毀申請表》，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的職代會檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。銷毀清冊應(yīng)包括檔案名稱、文號、日期、數(shù)量、銷毀時間、銷毀人員等信息，銷毀清冊應(yīng)永久保存。（三）