PAGE國土系統(tǒng)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)國土系統(tǒng)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在國土資源管理工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本系統(tǒng)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于國土系統(tǒng)內(nèi)各級行政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位及其所屬機(jī)構(gòu)形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則國土系統(tǒng)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映國土資源管理工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。3.保密性原則嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露。4.方便利用原則建立健全檔案管理制度，提高檔案管理水平，方便檔案的查閱和利用。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)國土系統(tǒng)應(yīng)設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)本系統(tǒng)檔案的集中統(tǒng)一管理。檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)配備與工作任務(wù)相適應(yīng)的檔案管理人員，確保檔案管理工作的順利開展。（二）職責(zé)分工1.檔案管理機(jī)構(gòu)職責(zé)貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本系統(tǒng)檔案管理制度并組織實(shí)施。負(fù)責(zé)本系統(tǒng)各類檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。指導(dǎo)和監(jiān)督本系統(tǒng)所屬機(jī)構(gòu)的檔案管理工作。組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)術(shù)交流活動。2.檔案管理人員職責(zé)負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等。做好檔案的安全保管工作，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全。按照規(guī)定的程序和要求，為利用者提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。定期對檔案進(jìn)行清查、核對，確保檔案的完整和準(zhǔn)確。參與檔案的鑒定、銷毀等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍國土系統(tǒng)檔案的收集范圍包括但不限于以下幾類：1.行政管理類檔案上級機(jī)關(guān)下發(fā)的文件、指示、通知等。本機(jī)關(guān)形成的各類公文、會議紀(jì)要、工作計劃、總結(jié)等。本機(jī)關(guān)與其他單位簽訂的合同、協(xié)議等。2.業(yè)務(wù)管理類檔案土地資源管理檔案，包括土地出讓、轉(zhuǎn)讓、劃撥、登記等檔案。礦產(chǎn)資源管理檔案，包括礦產(chǎn)勘查、開采、儲量管理等檔案。地質(zhì)災(zāi)害防治檔案，包括地質(zhì)災(zāi)害調(diào)查、監(jiān)測、防治等檔案。測繪管理檔案，包括測繪成果、地圖編制等檔案。3.人事管理類檔案干部職工的履歷、考核、任免、獎懲等檔案。人事調(diào)配、工資福利、教育培訓(xùn)等檔案。4.財務(wù)管理類檔案財務(wù)預(yù)算、決算、報表等檔案。會計憑證、賬簿、財務(wù)審計等檔案。5.聲像檔案反映國土資源管理工作的照片、錄像、錄音等資料。6.電子檔案以電子形式存在的各類文件、數(shù)據(jù)、圖表等檔案。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案及時、完整地收集到檔案管理機(jī)構(gòu)。2.收集的檔案應(yīng)符合國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，確保檔案的質(zhì)量。3.對重要檔案應(yīng)實(shí)行跟蹤收集，確保檔案的連續(xù)性和完整性。（三）整理方法1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.檔案整理應(yīng)按照分類、編號、編目等程序進(jìn)行。分類應(yīng)根據(jù)檔案的性質(zhì)、內(nèi)容、時間等因素進(jìn)行，確保分類科學(xué)合理。編號應(yīng)按照一定的規(guī)則對檔案進(jìn)行編號，便于查找和管理。編目應(yīng)包括檔案的目錄、索引等，便于利用者查閱。3.電子檔案應(yīng)按照國家有關(guān)電子文件管理的規(guī)定進(jìn)行整理，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和可讀性。四、檔案的保管（一）保管場所檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案的安全保管。檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類、編號順序排列上架，便于查找和管理。2.檔案應(yīng)定期進(jìn)行清查、核對，確保檔案的完整和準(zhǔn)確。對清查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時進(jìn)行處理。3.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性。4.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案的保護(hù)1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案保護(hù)的法律法規(guī)，確保檔案的安全。2.對檔案管理人員進(jìn)行安全教育，提高檔案管理人員的安全意識。3.加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，設(shè)置門禁系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)等，防止無關(guān)人員進(jìn)入檔案庫房。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、歷史觀點(diǎn)、發(fā)展眼光、效益原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和方案，對檔案進(jìn)行鑒定。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等進(jìn)行全面審查，確定檔案的保存價值。2.參考國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合本系統(tǒng)實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。3.對保管期限已滿的檔案進(jìn)行鑒定，確定是否需要銷毀。（四）銷毀程序1.對擬銷毀的檔案進(jìn)行登記造冊，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等。2.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行審核，簽署審核意見。3.報經(jīng)本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。4.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀徹底。銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊上簽字。六、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)建立健全檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計。2.檔案統(tǒng)計應(yīng)做到及時、準(zhǔn)確、完整，定期向上級主管部門報送檔案統(tǒng)計報表。（二）移交工作1.國土系統(tǒng)所屬機(jī)構(gòu)撤銷、合并時，應(yīng)按照規(guī)定將檔案移交給檔案管理機(jī)構(gòu)或其他指定的單位。2.檔案移交時，應(yīng)辦理檔案移交手續(xù)，填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。七、檔案的利用（一）利用范圍國土系統(tǒng)檔案的利用范圍包括但不限于以下幾類：1.本機(jī)關(guān)內(nèi)部工作人員查閱檔案，用于工作參考。2.上級機(jī)關(guān)、其他單位查閱檔案，用于了解國土資源管理工作情況。3.司法機(jī)關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)關(guān)查閱檔案，用于案件調(diào)查。4.公民、法人和其他組織查閱檔案，用于與國土資源管理相關(guān)的事項(xiàng)。（二）利用要求1.利用者查閱檔案應(yīng)填寫查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等。2.檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的程序和要求，為利用者提供檔案查閱服務(wù)。查閱檔案時，利用者應(yīng)在檔案查閱室進(jìn)行，不得將檔案帶出查閱室。3.對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行管理，不得擅自提供利用。