PAGE檔案室查閱利用制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司/組織檔案室的管理，規(guī)范檔案查閱利用行為，保障檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)部各部門及員工查閱利用檔案室檔案的活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案查閱利用活動合法合規(guī)。2.安全保密原則在檔案查閱利用過程中，要采取有效措施保障檔案的安全，防止檔案信息的泄露、篡改和丟失。3.服務(wù)利用原則以服務(wù)公司/組織各項工作為宗旨，在確保檔案安全保密的前提下，為需要查閱利用檔案的部門和人員提供便利，提高檔案的利用效率。二、檔案查閱利用的范圍（一）可供查閱利用的檔案類別1.公司/組織成立以來形成的各類文件檔案，包括但不限于公司章程、決議、決定、通知、報告、合同協(xié)議等。2.人事檔案，涵蓋員工入職、晉升、調(diào)動、離職等相關(guān)資料。3.財務(wù)檔案，如會計憑證、賬簿、報表等。4.業(yè)務(wù)檔案，涉及公司/組織各項業(yè)務(wù)活動的記錄，如項目文檔、客戶資料、市場調(diào)研報告等。5.其他具有保存價值的檔案資料。（二）限制查閱利用的檔案情況1.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，未經(jīng)相關(guān)部門或人員批準(zhǔn)，不得查閱利用。2.正在進(jìn)行審查、審計、訴訟等涉及法律糾紛的檔案，在規(guī)定的保密期限內(nèi)，限制查閱利用，需按照相關(guān)法律程序辦理手續(xù)。3.檔案形成部門或保管部門認(rèn)為不宜公開查閱利用的檔案。三、查閱利用的申請與審批（一）申請流程1.查閱利用檔案的部門或個人，應(yīng)填寫《檔案查閱利用申請表》，詳細(xì)注明查閱利用的目的、檔案名稱、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息。2.將申請表提交至所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字，確保申請查閱利用的必要性和合規(guī)性。（二）審批權(quán)限1.一般性檔案查閱利用申請，由檔案室負(fù)責(zé)人審批。2.涉及重要文件、機(jī)密檔案或大量檔案查閱利用的申請，需經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.對于涉及公司/組織核心機(jī)密或敏感信息的檔案查閱利用申請，必須由公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）審批結(jié)果通知1.審批通過的，檔案室應(yīng)及時通知申請人，并告知查閱利用的時間、地點、方式等具體安排。2.審批不通過的，檔案室應(yīng)向申請人說明原因，并將申請表退還申請人。四、查閱利用的方式與要求（一）現(xiàn)場查閱1.申請人憑有效身份證件和審批通過的《檔案查閱利用申請表》到檔案室查閱檔案。2.檔案室工作人員應(yīng)在申請人查閱期間全程陪同，監(jiān)督查閱行為，確保檔案安全和查閱秩序。3.申請人只能在檔案室指定的區(qū)域內(nèi)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)提前向檔案室工作人員提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后按照規(guī)定的方式進(jìn)行操作。（二）借閱1.因工作需要確需借閱檔案的，申請人應(yīng)在申請表中明確注明借閱期限，并經(jīng)審批同意。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前向檔案室提出申請并說明原因，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長。3.借閱檔案時，檔案室工作人員應(yīng)與申請人辦理借閱登記手續(xù)，填寫《檔案借閱登記表》，詳細(xì)記錄檔案名稱、數(shù)量、借閱時間、歸還時間等信息。4.申請人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、偽造、損毀檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時向檔案室報告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。5.借閱期滿后，申請人應(yīng)按時歸還檔案。檔案室工作人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時查明原因并追究責(zé)任。（三）電子檔案查閱利用1.對于已數(shù)字化的電子檔案，申請人可通過公司/組織內(nèi)部的檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行查閱利用。2.申請人應(yīng)按照系統(tǒng)操作規(guī)范進(jìn)行查詢，如需下載電子檔案，應(yīng)經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的格式和用途使用。3.檔案室應(yīng)定期對電子檔案查閱利用情況進(jìn)行統(tǒng)計和分析，確保電子檔案的安全和有效利用。五、檔案查閱利用的登記與統(tǒng)計（一）查閱利用登記1.檔案室應(yīng)建立《檔案查閱利用登記簿》，對每一次檔案查閱利用活動進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.記錄內(nèi)容包括查閱利用申請人姓名、部門、申請時間、查閱利用目的、檔案名稱、查閱內(nèi)容、查閱方式、審批情況、查閱時間、歸還時間（借閱檔案時）等信息。（二）統(tǒng)計分析1.檔案室應(yīng)定期對檔案查閱利用情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，形成統(tǒng)計報表。2.統(tǒng)計內(nèi)容包括檔案查閱利用的次數(shù)、類別、申請人分布、利用目的等，分析檔案利用的規(guī)律和趨勢，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。3.根據(jù)統(tǒng)計分析結(jié)果，檔案室可適時調(diào)整檔案管理策略，優(yōu)化檔案資源配置，提高檔案服務(wù)質(zhì)量。六、檔案查閱利用的安全與保密管理（一）安全管理1.檔案室應(yīng)配備必要的安全防護(hù)設(shè)施，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)備，確保檔案的安全保存。2.在檔案查閱利用現(xiàn)場，應(yīng)保持良好的秩序，嚴(yán)禁吸煙、使用明火等可能危及檔案安全的行為。3.查閱利用結(jié)束后，檔案室工作人員應(yīng)及時對檔案進(jìn)行整理和歸位，檢查檔案是否完好無損，確保檔案存放有序。（二）保密管理1.查閱利用檔案的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。對于涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應(yīng)采取必要的保密措施，如加密存儲、限制傳播范圍等。2.檔案室工作人員不得向無關(guān)人員透露檔案查閱利用情況，不得私自將檔案信息提供給他人。3.如發(fā)現(xiàn)檔案查閱利用過程中有泄密行為，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行制止，并及時向上級報告，依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部審計部門或相關(guān)監(jiān)督機(jī)構(gòu)應(yīng)定期對檔案室查閱利用制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保制度的有效落實。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括查閱利用申請與審批程序的合規(guī)性、檔案查閱利用方式的規(guī)范性、檔案安全與保密措施的執(zhí)行情況、查閱利用登記與統(tǒng)計工作的準(zhǔn)確性等。（二）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定查閱利用檔案的部門或個人，公司/組織將視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款等處理措施。2.如因違規(guī)行為導(dǎo)致檔案安全事故或信息泄露的，將依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。3.對于在檔案查閱利用工作中表現(xiàn)突出、嚴(yán)格遵守制度的部門或個人，公司/組織將給予表彰和獎勵。八、附則（一）解釋權(quán)