PAGE涉農專項檔案管理制度一、總則（一）目的為加強涉農專項檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統和安全，充分發(fā)揮檔案在涉農工作中的作用，依據國家相關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結合本公司/組織實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織在涉農專項工作中形成的各類檔案，包括但不限于農業(yè)項目申報、實施、驗收過程中產生的文件、資料、數據、圖表、聲像等材料。（三）管理原則1.集中統一管理原則：涉農專項檔案由公司/組織指定的檔案管理部門集中統一管理，確保檔案的完整性和系統性。2.真實準確原則：檔案內容應真實反映涉農專項工作的實際情況，數據準確、圖表清晰、文字規(guī)范。3.分類科學原則：按照涉農專項工作的特點和檔案形成規(guī)律，進行科學分類，便于管理和利用。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定和完善本公司/組織的涉農專項檔案管理制度。2.負責涉農專項檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作，定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案的安全和完整。3.指導和監(jiān)督各部門做好涉農專項檔案的形成、積累和整理工作，對歸檔的文件材料進行審核，確保歸檔質量。4.負責檔案信息資源的開發(fā)利用，編制檔案檢索工具和參考資料，為涉農專項工作提供信息支持。5.按照規(guī)定向有關部門移交檔案，做好檔案的統計工作。（二）各部門職責1.負責本部門涉農專項工作中文件材料的形成、積累和整理工作，確保文件材料的真實、準確、完整。2.定期將本部門整理好的涉農專項檔案移交檔案管理部門歸檔，并辦理交接手續(xù)。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協助。（三）檔案管理人員職責1.熟悉檔案管理業(yè)務，掌握檔案管理的基本知識和技能，嚴格遵守檔案管理的各項規(guī)章制度。2.負責涉農專項檔案的日常管理工作，包括收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。3.做好檔案的安全保管工作，定期檢查檔案的保管狀況，采取有效措施防止檔案的損壞、丟失和霉變等情況發(fā)生。4.積極開展檔案信息資源的開發(fā)利用工作，為涉農專項工作提供優(yōu)質的檔案服務。5.完成領導交辦的其他檔案管理工作任務。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.涉農專項項目申報階段：包括項目申報書、可行性研究報告、項目建議書、相關批復文件等。2.項目實施階段：包括項目實施方案、項目進度報告、項目資金使用情況報告、項目變更記錄、項目會議紀要、項目合同協議、項目驗收申請等。3.項目驗收階段：包括項目驗收報告、驗收意見、驗收證書、項目成果報告、項目效益評估報告等。4.其他與涉農專項工作相關的文件材料，如調研報告、技術資料、統計報表、聲像資料等。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責涉農專項文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.收集的文件材料應保持原件的完整性，不得擅自涂改、偽造、損毀。3.對收集到的文件材料應進行初步整理，剔除重復、無關的材料，確保材料的真實性和有效性。（三）整理方法1.分類：按照涉農專項工作的類別和檔案形成的時間順序，將檔案分為項目申報類、項目實施類、項目驗收類等類別。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統性，便于查找和管理。3.裝訂：對紙張較大或較薄的文件材料進行折疊或粘貼，使其大小一致，然后按照順序裝訂成冊。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，以便于查閱和檢索。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.涉農專項項目結束后，各部門應在[X]個工作日內將整理好的檔案移交檔案管理部門歸檔。2.對于跨年度的涉農專項項目，應在每年年底將本年度形成的檔案移交檔案管理部門歸檔。（二）歸檔程序1.各部門將整理好的檔案移交檔案管理部門時，應填寫檔案移交清單，注明檔案的名稱、數量、日期等信息，并雙方簽字確認。2.檔案管理部門對移交的檔案進行審核，對不符合歸檔要求的檔案，應退回原部門重新整理。3.審核通過的檔案，由檔案管理部門按照分類編號順序進行排列上架，并建立檔案臺賬。（三）保管期限1.涉農專項檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案包括：項目申報書、可行性研究報告、項目驗收報告、項目成果報告等重要文件材料。3.長期保管的檔案包括：項目實施方案、項目進度報告、項目資金使用情況報告等與項目實施過程相關的文件材料，保管期限為[X]年。4.短期保管的檔案包括：項目變更記錄、項目會議紀要、項目合同協議等一般性文件材料，保管期限為[X]年。（四）保管要求1.檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家規(guī)定的標準。3.對檔案應定期進行檢查和清點，發(fā)現問題及時處理，并做好記錄。4.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制，確保檔案的完整性和可讀性。五、檔案的利用與借閱（一）利用范圍1.本公司/組織內部人員因工作需要查閱涉農專項檔案。2.上級主管部門、相關政府部門及其他單位因工作需要查閱涉農專項檔案。3.涉及涉農專項工作的科研、教學等單位因研究需要查閱涉農專項檔案。（二）利用程序1.本公司/組織內部人員查閱涉農專項檔案，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內容等信息，經所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.上級主管部門、相關政府部門及其他單位查閱涉農專項檔案，應出具單位介紹信，注明查閱目的、查閱內容等信息，經公司/組織領導簽字同意后到檔案管理部門查閱。3.涉及涉農專項工作的科研、教學等單位查閱涉農專項檔案，應與公司/組織簽訂檔案查閱協議，注明查閱目的、查閱內容、查閱期限等信息，經公司/組織領導簽字同意后到檔案管理部門查閱。（三）借閱程序1.因工作需要借閱涉農專項檔案的，應填寫檔案借閱申請表，注明借閱目的、借閱內容、借閱期限等信息，經所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門對借閱申請進行審核，對符合借閱條件的，應向借閱人發(fā)放檔案借閱證，并將檔案交借閱人帶走。3.借閱人應按照規(guī)定的期限歸還檔案，如需延期借閱，應提前辦理延期手續(xù)。4.借閱人應妥善保管檔案，不得擅自轉借、涂改、偽造、損毀檔案，如發(fā)現檔案有損壞或丟失情況，應及時向檔案管理部門報告。（四）利用與借閱限制1.涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私以及法律法規(guī)規(guī)定不得公開的涉農專項檔案，不得查閱、借閱和利用。2.查閱、借閱涉農專項檔案時，不得擅自摘抄、復制檔案內容，如需摘抄、復制，應經檔案管理部門同意，并注明出處。3.檔案管理部門應根據檔案的保管期限和利用價值，合理控制檔案的查閱、借閱范圍和數量，確保檔案的安全和完整。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人和檔案管理人員組成，負責涉農專項檔案的鑒定工作。（二）鑒定標準1.根據檔案的保管期限和利用價值，對到期的涉農專項檔案進行鑒定。2.對已失去利用價值的檔案，經鑒定小組審核同意后，予以銷毀。3.對仍有一定利用價值但保管期限已滿的檔案，可延長保管期限或進行數字化處理后繼續(xù)保存。（三）銷毀程序1.檔案管理部門定期清理到期檔案，填寫檔案銷毀申請表，注明檔案的名稱、數量、日期、保管期限等信息，提交檔案鑒定小組審核。2.檔案鑒定小組對檔案銷毀申請表進行審核，對符合銷毀條件的檔案，簽署銷毀意見。3.檔案管理部門根據檔案鑒定小組的銷毀意見，編制檔案銷毀清單，注明檔案的名稱、數量、日期、保管期限等信息，并報公司/組織領導審批。4.經公司/組織領導審批同意后，檔案管理部門指定專人負責檔案的銷毀工作，銷毀過程應進行記錄，并由監(jiān)銷人員簽字確認。5.檔案銷毀后，檔案管理部門應在檔案臺賬和檔案目錄中注明銷毀情況，并將檔案銷毀清單歸檔保存。七、檔案的統計與信息化管理（一）統計工作1.檔案管理部門應建立檔案統計制度，定期對涉農專項檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等情況進行統計。2.統計內容包括檔案的數量、種類、保管期限、利用情況等，統計結果應及時上報公司/組織領導，并作為檔案管理工作考核的依據。（二）信息化管理1.推進涉農專項檔案的信息化建設，建立檔案管理信息系統，實現檔案的數字化存儲、檢索和利用。2.對涉農專項檔案進行數字化掃描，建立電子檔案數據庫，確保電子檔案與