PAGE檔案館必須上墻制度檔案館上墻制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案館的管理，確保檔案資料的完整、安全和有效利用，特制定本制度。本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在檔案管理方面的行為規(guī)范。（二）依據(jù)本制度依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)制定，旨在保障檔案管理工作依法依規(guī)進(jìn)行，提高檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化水平。（三）檔案定義本公司/組織檔案館所管理的檔案是指在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的各種形式和載體的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、報(bào)表、圖紙、照片、音像資料等。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案館職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.集中統(tǒng)一管理公司/組織各類檔案，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、裝訂等整理工作，建立檔案檢索體系，方便檔案的查詢和利用。4.開展檔案的鑒定、銷毀工作，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行嚴(yán)格審核和規(guī)范處理。5.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理，確保庫(kù)房環(huán)境符合檔案保管要求，配備必要的安全防護(hù)設(shè)施。6.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。7.對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高全員檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)能力。（二）部門檔案管理員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保部門檔案的齊全、完整。2.按照檔案管理制度的要求，對(duì)本部門形成的檔案進(jìn)行分類整理，編制檔案目錄，定期向檔案館移交應(yīng)歸檔的檔案。3.協(xié)助檔案館開展檔案的鑒定、銷毀等工作，提供相關(guān)檔案信息和資料。4.負(fù)責(zé)本部門檔案的日常借閱登記和歸還工作，督促借閱人員按時(shí)歸還檔案，確保檔案安全。5.配合檔案館做好檔案信息化建設(shè)工作，及時(shí)提供本部門需要數(shù)字化的檔案資料。（三）員工檔案管理義務(wù)1.員工在工作中應(yīng)妥善保管個(gè)人形成的各類文件資料，按照規(guī)定及時(shí)移交部門檔案管理員。2.借閱檔案時(shí)應(yīng)遵守檔案借閱制度，愛護(hù)檔案，不得擅自涂改、損壞、轉(zhuǎn)借或丟失檔案。3.積極配合公司/組織的檔案管理工作，提供與檔案相關(guān)的信息和線索，協(xié)助做好檔案的整理、鑒定等工作。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織設(shè)立、變更、終止過(guò)程中形成的各類文件，如章程、決議、批復(fù)等。2.各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的文件、合同、協(xié)議、報(bào)表等，包括但不限于市場(chǎng)營(yíng)銷、財(cái)務(wù)管理、人力資源、生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)等方面。3.行政管理工作中形成的文件，如通知、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃等。4.科研、技術(shù)開發(fā)項(xiàng)目中形成的技術(shù)文件、研究報(bào)告、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)等。5.基本建設(shè)項(xiàng)目中形成的項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、竣工驗(yàn)收文件等。6.設(shè)備儀器的購(gòu)置、使用、維護(hù)過(guò)程中形成的文件，如采購(gòu)合同、說(shuō)明書、維修記錄等。7.會(huì)計(jì)檔案，包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等。8.員工人事檔案，包括入職登記表、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄、考核材料、獎(jiǎng)懲文件等。9.聲像檔案，如照片、錄音、錄像等，記錄公司/組織重要活動(dòng)、事件、人物等。10.其他具有保存價(jià)值的文件資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.檔案形成部門應(yīng)在文件材料形成后及時(shí)整理，按照檔案分類要求進(jìn)行初步分類，確保收集的檔案符合質(zhì)量要求。3.對(duì)于重要文件和緊急文件，應(yīng)優(yōu)先收集并及時(shí)移交檔案館。4.在檔案收集過(guò)程中，應(yīng)注意收集文件的草稿、修改稿、定稿等不同版本，以及相關(guān)的附件、補(bǔ)充材料等，保證檔案的原始性和完整性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的管理和利用。2.按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征進(jìn)行分類整理，使檔案分類科學(xué)、條理清晰。3.整理后的檔案應(yīng)達(dá)到格式統(tǒng)一、字跡清晰、裝訂整齊、目錄準(zhǔn)確等要求，便于長(zhǎng)期保存和查閱。（四）分類方法1.采用年度機(jī)構(gòu)問(wèn)題分類法。即先按年度將檔案分為不同年份，再在每個(gè)年度內(nèi)按機(jī)構(gòu)（部門）進(jìn)行分類，最后在每個(gè)機(jī)構(gòu)下按問(wèn)題進(jìn)行細(xì)分。2.具體分類如下：行政管理類：包括公司/組織行政事務(wù)管理、辦公會(huì)議、機(jī)要保密、信訪接待等方面的文件。黨群工作類：涵蓋黨組織建設(shè)、黨員管理、工會(huì)工作、共青團(tuán)工作等相關(guān)文件。經(jīng)營(yíng)管理類：涉及市場(chǎng)營(yíng)銷、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理、企業(yè)管理等業(yè)務(wù)領(lǐng)域的文件。生產(chǎn)技術(shù)類：包含生產(chǎn)計(jì)劃、工藝流程、質(zhì)量控制、技術(shù)研發(fā)等方面的文件?；窘ㄔO(shè)類：針對(duì)公司/組織基本建設(shè)項(xiàng)目形成的各類文件。設(shè)備儀器類：關(guān)于設(shè)備儀器的購(gòu)置、安裝、調(diào)試、使用、維護(hù)等過(guò)程的文件。會(huì)計(jì)檔案類：按照會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類整理的各類財(cái)務(wù)文件。人事檔案類：?jiǎn)T工個(gè)人人事信息、工作經(jīng)歷、考核獎(jiǎng)懲等方面的檔案。聲像檔案類：根據(jù)照片、錄音、錄像的內(nèi)容和主題進(jìn)行分類。其他類：不屬于上述分類的其他具有保存價(jià)值的文件。（五）編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)采用“年度+機(jī)構(gòu)代碼+類別代碼+順序號(hào)”的結(jié)構(gòu)。2.年度：用四位數(shù)字表示，如“2023”。3.機(jī)構(gòu)代碼：根據(jù)公司/組織內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置，為每個(gè)部門賦予一個(gè)兩位代碼，如“01”表示綜合部。4.類別代碼：按照上述分類方法，為每個(gè)大類賦予一個(gè)兩位代碼，如“01”表示行政管理類。5.順序號(hào)：為每個(gè)類別下的檔案依次編制流水號(hào)，從“001”開始。6.例如，綜合部2023年形成的行政管理類第5份文件的編號(hào)為“20230101005”。（六）編目要求1.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等項(xiàng)目。2.題名應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的主要內(nèi)容，簡(jiǎn)潔明了。3.日期填寫文件形成的年、月、日。4.責(zé)任者填寫文件的制發(fā)部門或個(gè)人。5.保管期限根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值確定，分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。四、檔案保管（一）庫(kù)房建設(shè)與管理1.檔案館應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫(kù)房應(yīng)安裝必要的安全防護(hù)設(shè)備，如消防器材、防盜報(bào)警裝置、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。3.庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。4.庫(kù)房?jī)?nèi)檔案架應(yīng)排列整齊，標(biāo)識(shí)清晰，便于檔案的存放和查找。（二）檔案上架與存放1.檔案應(yīng)按照編號(hào)順序上架存放，一個(gè)全宗的檔案應(yīng)集中排列，不得分散存放。2.不同保管期限、不同密級(jí)的檔案應(yīng)分開存放，便于管理和保護(hù)。3.對(duì)于磁性載體檔案、電子檔案等特殊載體檔案，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行存放，并采取必要的保護(hù)措施，防止信息丟失或損壞。（三）溫濕度控制1.庫(kù)房溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。2.每天定時(shí)記錄庫(kù)房溫濕度情況，當(dāng)溫濕度超出規(guī)定范圍時(shí)，應(yīng)及時(shí)采取調(diào)節(jié)措施。（四）檔案清點(diǎn)與檢查1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面清點(diǎn)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置正確。2.對(duì)檔案的保管狀況進(jìn)行檢查，重點(diǎn)檢查檔案有無(wú)破損、褪色、霉變等情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。3.建立檔案清點(diǎn)和檢查記錄，詳細(xì)記錄清點(diǎn)和檢查的時(shí)間、內(nèi)容、結(jié)果及處理情況等。（五）檔案修復(fù)與保護(hù)1.對(duì)破損、褪色、霉變等有問(wèn)題的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和保護(hù)。修復(fù)檔案應(yīng)遵循保持檔案原貌的原則，采用適宜的修復(fù)方法和材料。2.對(duì)于重要檔案或易損檔案，可采取復(fù)制備份等方式進(jìn)行保護(hù)，確保檔案信息的安全。五、檔案利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.員工因個(gè)人權(quán)益維護(hù)、工作證明等合理需求查閱本人相關(guān)檔案。3.外單位因工作聯(lián)系，按照規(guī)定程序經(jīng)批準(zhǔn)查閱公司/組織相關(guān)檔案。（二）利用方式1.查閱：檔案利用者可到檔案館查閱紙質(zhì)檔案或電子檔案。查閱紙質(zhì)檔案時(shí)，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出庫(kù)房。查閱電子檔案應(yīng)通過(guò)檔案館提供的查閱系統(tǒng)進(jìn)行操作，不得私自拷貝或傳播檔案內(nèi)容。2.借閱：因工作需要短期使用檔案的，可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱檔案必須妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，可提供檔案的復(fù)制件。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)過(guò)嚴(yán)格審批，確保復(fù)制內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案館印章，并注明出處。（三）利用流程1.申請(qǐng)：檔案利用者填寫檔案利用申請(qǐng)表，注明利用目的、檔案名稱、編號(hào)、利用方式等內(nèi)容，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字。2.審批：檔案館對(duì)利用申請(qǐng)進(jìn)行審批，對(duì)于涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案利用申請(qǐng)，需經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.查閱或借閱：審批通過(guò)后，利用者憑有效證件到檔案館辦理查閱或借閱手續(xù)。檔案館工作人員根據(jù)申請(qǐng)?zhí)峁┫鄳?yīng)的檔案，并做好登記記錄。4.歸還：借閱檔案到期后，利用者應(yīng)按時(shí)歸還檔案。檔案館工作人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究責(zé)任。（四）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對(duì)每一次檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。登記內(nèi)容包括利用者姓名、部門、利用日期、利用目的、檔案名稱及編號(hào)利用方式、審批情況、歸還日期等。2.檔案利用登記冊(cè)應(yīng)妥善保管，以備查詢和統(tǒng)計(jì)分析。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織檔案管理制度，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確可靠。2.堅(jiān)持全面的歷史觀點(diǎn)，從檔案的形成背景、內(nèi)容價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用等方面綜合考慮，準(zhǔn)確判斷檔案的保存價(jià)值。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定工作小組，由檔案館負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家以及檔案管理人員組成。2.鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和計(jì)劃，組織實(shí)施檔案鑒定工作，并對(duì)鑒定結(jié)果進(jìn)行審核。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)每一份檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素，判斷其保存價(jià)值。2.分析比較法：將檔案與同類檔案進(jìn)行比較分析，參考檔案的利用頻率、重要程度等，確定其保存價(jià)值。（四）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本公司/組織、國(guó)家和社會(huì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管：主要是反映公司/組織一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本公司/組織工作有查考利用價(jià)值的檔案一般保管期限為[X]年。3.短期保管：對(duì)于在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本公司/組織工作有參考價(jià)值的檔案，保管期限為[X]年以下。（五）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行審核，編制檔案銷毀清冊(cè)，清冊(cè)應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。2.將檔案銷毀清冊(cè)提交公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后實(shí)施銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字，并將銷毀情況報(bào)告公司/組織相關(guān)部門備案。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、檢索、利用等環(huán)節(jié)的信息化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。2.推進(jìn)檔案數(shù)字化工作，將重要檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速查詢和共享。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描：按照檔案整理要求，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，掃描分辨率應(yīng)符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保掃描圖像清晰可讀。2.圖像處理：對(duì)掃描后的圖像進(jìn)行去污、裁剪、糾偏、調(diào)整亮度對(duì)比度等處理，提高圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)掛接：將數(shù)字化檔案圖像與對(duì)應(yīng)的檔案目錄數(shù)據(jù)進(jìn)行掛接，建立準(zhǔn)確的索引關(guān)系，便于檔案的查詢和利用。4.存儲(chǔ)管理：將數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）信息化系統(tǒng)管理1.檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備用戶管理、權(quán)限管理、檔案錄入、查詢統(tǒng)計(jì)、借閱管理、鑒定銷毀等功能模塊，滿足檔案管理工作的實(shí)際需求。2.加強(qiáng)對(duì)信息化系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶賬號(hào)和密碼，嚴(yán)格權(quán)限控制，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)和數(shù)據(jù)泄露。3.定期對(duì)信息化系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和功能的不斷完善。（四）數(shù)據(jù)