PAGE學生檔案管理制度界面一、總則（一）目的為了加強學生檔案管理，確保學生檔案的真實、完整、安全和有效利用，依據國家相關法律法規(guī)及教育行業(yè)標準，結合本公司/組織實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織所涉及的各類學生檔案管理工作，包括但不限于全日制學生、非全日制學生、交換生等。（三）基本原則1.真實性原則：學生檔案應如實反映學生的學習、生活、獎懲等情況，確保檔案信息真實可靠。2.完整性原則：全面收集學生在各個階段的相關資料，保證檔案內容完整無缺。3.保密性原則：嚴格保護學生檔案信息，防止泄露，確保學生隱私安全。4.規(guī)范性原則：按照規(guī)定的程序和標準進行檔案的整理、歸檔、保管和利用，保證檔案管理工作規(guī)范有序。二、檔案內容（一）個人基本信息包括學生姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、家庭住址、聯系方式等。（二）學習經歷1.入學信息：錄取通知書、入學登記表、學籍卡等。2.在校學習成績：成績單、課程考核記錄等。3.學歷學位證書：畢業(yè)證書、學位證書復印件等。（三）綜合素質評價1.品德表現：獎懲記錄、社會實踐活動記錄、德育評語等。2.學業(yè)表現：學術成果、科研項目參與情況、競賽獲獎證書等。3.身心健康：體檢報告、心理健康測評記錄等。（四）就業(yè)信息1.就業(yè)協議：就業(yè)協議書、就業(yè)推薦表等。2.實習經歷：實習報告、實習單位評價等。3.就業(yè)去向：就業(yè)單位名稱、聯系方式、就業(yè)報到證等。（五）其他材料1.榮譽證書：各類榮譽稱號證書、獎學金證書等。2.資格證書：職業(yè)資格證書、技能等級證書等。3.特殊情況說明：休學、復學、轉學、退學等相關手續(xù)及證明材料。三、檔案收集與整理（一）收集渠道1.學校相關部門：教務處、學生處、招生辦公室等提供的學生基本信息、學習成績、學籍變動等資料。2.學生本人：學生按照要求提交的個人材料，如榮譽證書、資格證書等。3.教師及輔導員：教師和輔導員在教學、管理過程中形成的學生評價、獎懲等材料。4.實習單位：實習單位反饋的學生實習表現、實習鑒定等材料。（二）收集要求1.及時收集：各相關部門和人員應按照規(guī)定的時間節(jié)點，及時將學生檔案材料提交至檔案管理部門。2.確保真實：提交的檔案材料應真實有效，嚴禁弄虛作假。3.完整齊全：收集的檔案材料應涵蓋規(guī)定的各項內容，不得遺漏重要信息。（三）整理流程1.分類：按照檔案內容的類別進行分類，如個人基本信息、學習經歷、綜合素質評價等。2.編號：為每份檔案材料編制唯一的編號，便于查詢和管理。3.排序：按照檔案材料的形成時間或邏輯順序進行排序。4.裝訂：將整理好的檔案材料進行裝訂，確保整齊、牢固。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔方式1.紙質檔案：將整理好的紙質檔案材料按照類別和年度進行歸檔，存放在專門的檔案柜中。2.電子檔案：建立電子檔案數據庫，將紙質檔案材料進行數字化掃描，存儲在服務器或存儲設備上，并進行備份。（二）保管期限1.永久保管：對于涉及學生重要信息、具有長期保存價值的檔案材料，如學歷學位證書、榮譽證書等，實行永久保管。2.定期保管：其他檔案材料根據其性質和重要程度，確定保管期限，一般為[X]年。保管期限屆滿后，按照規(guī)定進行鑒定和銷毀。（三）保管要求1.安全防護：檔案保管場所應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設施，確保檔案安全。2.環(huán)境適宜：保持檔案保管場所的溫度、濕度適宜，防止檔案材料受損。3.定期檢查：定期對檔案進行檢查，發(fā)現問題及時處理，并做好檢查記錄。4.電子檔案管理：加強電子檔案的存儲、備份和維護，確保電子檔案的安全和可讀取性。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權限1.學生本人：學生有權查閱自己的檔案，但需按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。2.學校相關部門：教務處、學生處、招生辦公室等因工作需要，經檔案管理部門負責人批準，可以查閱學生檔案。3.用人單位：用人單位在招聘、錄用學生時，經學生本人同意，可查閱學生檔案中的相關信息。（二）查閱程序1.申請：查閱人填寫查閱申請表，注明查閱目的、查閱內容等信息。2.審批：申請表經所在部門負責人或檔案管理部門負責人審批同意。3.查閱：查閱人在檔案管理部門指定的地點進行查閱，不得擅自將檔案帶出或轉借他人。4.登記：檔案管理部門對查閱情況進行詳細登記，包括查閱人姓名、查閱時間、查閱內容等。（三）借閱權限1.特殊情況：因特殊原因需要借閱學生檔案的，需經檔案管理部門負責人批準，并嚴格按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限：借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長，需提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱要求1.借閱人應妥善保管檔案，不得涂改、損壞、丟失檔案材料。2.不得擅自將檔案轉借他人或用于其他非規(guī)定用途。3.借閱期滿后，借閱人應及時歸還檔案，并辦理歸還手續(xù)。六、檔案轉遞（一）轉遞范圍1.畢業(yè)生就業(yè)：畢業(yè)生檔案按照就業(yè)協議或就業(yè)報到證的要求，轉遞至就業(yè)單位或就業(yè)地人才交流中心。2.升學：學生升學時，檔案轉遞至錄取學校。3.其他情況：因休學、復學、轉學退學等原因，檔案需要轉遞至相關學校或部門。（二）轉遞程序1.申請：由接收檔案的單位或部門出具檔案轉遞函，注明轉遞原因、轉遞地址等信息。2.審核：檔案管理部門對轉遞函進行審核，確認轉遞信息準確無誤。3.轉遞：檔案管理部門按照規(guī)定的方式將檔案轉遞至接收單位或部門，并做好轉遞記錄。（三）轉遞要求1.密封轉遞：檔案應通過機要交通或專人送取等方式進行轉遞，確保檔案密封完好。2.信息準確：轉遞函上的信息應與檔案內容一致，并注明檔案編號、學生姓名等關鍵信息。3.跟蹤查詢：檔案管理部門應及時跟蹤檔案轉遞情況，確保檔案按時、準確送達接收單位或部門。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織與程序1.鑒定組織：成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門人員等組成。2.鑒定程序：鑒定小組定期對保管期滿的檔案進行鑒定，根據檔案的價值和保存意義，提出鑒定意見。（二）銷毀范圍與方式1.銷毀范圍：經鑒定確無保存價值的檔案材料，按照規(guī)定進行銷毀。2.銷毀方式：采用粉碎、焚燒等安全方式進行銷毀，并做好銷毀記錄。（三）監(jiān)督與記錄1.監(jiān)督：檔案銷毀過程應有專人監(jiān)督，確保銷毀工作符合規(guī)定要求。2.記錄：對檔案鑒定和銷毀