PAGE制作人事檔案收集制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司人事檔案的收集工作，確保人事檔案的完整性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性，充分發(fā)揮人事檔案在公司人力資源管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工人事檔案的收集管理工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和政策規(guī)定，確保人事檔案收集工作合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：所收集的人事檔案材料應(yīng)真實(shí)反映員工的實(shí)際情況，準(zhǔn)確無(wú)誤。3.及時(shí)完整原則：及時(shí)收集各類人事檔案材料，保證檔案內(nèi)容的完整性。4.保密安全原則：對(duì)人事檔案材料的收集、整理和保管過(guò)程中，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案安全。二、人事檔案收集的內(nèi)容（一）員工基本信息材料1.員工入職登記表，包括個(gè)人基本情況、教育背景、工作經(jīng)歷等。2.身份證、學(xué)歷證書、學(xué)位證書、專業(yè)技術(shù)資格證書、職業(yè)資格證書等復(fù)印件。3.員工近期免冠一寸照片。（二）員工工作經(jīng)歷材料1.勞動(dòng)合同、崗位變動(dòng)協(xié)議等。2.工作業(yè)績(jī)考核材料，如年度考核表、季度考核表等。3.培訓(xùn)記錄，包括參加內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)的相關(guān)證明材料。4.獎(jiǎng)懲材料，如獎(jiǎng)勵(lì)證書、處罰決定等。（三）員工薪酬福利材料1.工資調(diào)整記錄、獎(jiǎng)金發(fā)放記錄等。2.社會(huì)保險(xiǎn)、住房公積金繳納記錄。（四）員工職業(yè)發(fā)展材料1.個(gè)人職業(yè)規(guī)劃書。2.晉升、調(diào)崗等相關(guān)審批材料。（五）員工離職材料1.離職申請(qǐng)表。2.離職交接清單。3.離職審計(jì)報(bào)告（如有）。三、人事檔案收集的職責(zé)分工（一）人力資源部門1.負(fù)責(zé)人事檔案收集制度的制定、修訂和解釋。2.組織、指導(dǎo)和監(jiān)督各部門人事檔案收集工作。3.負(fù)責(zé)收集、整理和保管員工人事檔案的綜合材料。（二）各部門1.負(fù)責(zé)本部門員工人事檔案材料的收集、整理和初步審核，并及時(shí)移交人力資源部門。2.明確專人負(fù)責(zé)本部門人事檔案收集工作，確保材料的及時(shí)、準(zhǔn)確收集。（三）檔案管理人員1.負(fù)責(zé)接收、登記、整理和保管員工人事檔案，確保檔案的安全和完整。2.按照規(guī)定對(duì)人事檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂等工作。3.為公司各部門提供人事檔案查詢、借閱等服務(wù)。四、人事檔案收集的流程（一）新員工入職檔案收集1.員工入職時(shí)，人力資源部門向其發(fā)放《員工入職檔案材料清單》，告知需要提交的檔案材料。2.員工按照清單要求，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將個(gè)人基本信息材料等提交至所在部門。3.部門負(fù)責(zé)人對(duì)員工提交的材料進(jìn)行初步審核，確保材料真實(shí)、完整后簽字確認(rèn)，并在[X]個(gè)工作日內(nèi)移交人力資源部門。4.人力資源部門檔案管理人員對(duì)接收的新員工檔案材料進(jìn)行再次審核，無(wú)誤后進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂，并錄入人事檔案管理系統(tǒng)。（二）在職員工檔案材料更新收集1.人力資源部門定期發(fā)布人事檔案材料更新通知，明確需要各部門收集的材料內(nèi)容和時(shí)間要求。2.各部門按照通知要求，及時(shí)收集本部門員工的工作經(jīng)歷、薪酬福利、職業(yè)發(fā)展等相關(guān)材料。例如，工作業(yè)績(jī)考核材料在考核結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)收集，培訓(xùn)記錄在培訓(xùn)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)收集等。3.部門負(fù)責(zé)人對(duì)收集的材料進(jìn)行審核，確保材料真實(shí)、準(zhǔn)確后簽字確認(rèn)，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)移交人力資源部門。4.人力資源部門檔案管理人員對(duì)接收的檔案材料進(jìn)行審核、整理和更新，確保人事檔案信息的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。（三）員工離職檔案收集1.員工提出離職申請(qǐng)后，所在部門負(fù)責(zé)督促其完成離職交接工作，并在離職手續(xù)辦理完畢后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將離職申請(qǐng)表、離職交接清單等材料移交人力資源部門。2.人力資源部門對(duì)離職員工檔案進(jìn)行全面審核，如有需要，組織相關(guān)部門進(jìn)行離職審計(jì)。審計(jì)結(jié)束后，將離職審計(jì)報(bào)告等材料歸入人事檔案。3.檔案管理人員對(duì)離職員工檔案進(jìn)行整理，辦理檔案封存等手續(xù)，并按照規(guī)定進(jìn)行保管。五、人事檔案收集的時(shí)間要求（一）新員工入職檔案員工應(yīng)在入職后[X]個(gè)工作日內(nèi)提交完整的檔案材料。（二）在職員工檔案材料更新1.工作業(yè)績(jī)考核材料、培訓(xùn)記錄等常規(guī)材料應(yīng)在相關(guān)事件結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)收集并移交。2.薪酬福利調(diào)整等材料應(yīng)在調(diào)整確定后[X]個(gè)工作日內(nèi)收集并移交。（三）員工離職檔案離職手續(xù)辦理完畢后[X]個(gè)工作日內(nèi)完成檔案收集和整理。六、人事檔案收集的質(zhì)量要求（一）材料真實(shí)性所有收集的人事檔案材料必須是真實(shí)可靠的，不得偽造、篡改。提供材料的員工應(yīng)對(duì)材料的真實(shí)性負(fù)責(zé)，如有虛假材料，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將按照公司相關(guān)規(guī)定嚴(yán)肅處理。（二）材料完整性應(yīng)按照本制度規(guī)定的內(nèi)容，全面收集各類人事檔案材料，確保檔案內(nèi)容涵蓋員工基本信息、工作經(jīng)歷、薪酬福利、職業(yè)發(fā)展等各個(gè)方面，不得遺漏重要材料。（三）材料規(guī)范性1.檔案材料應(yīng)使用A4規(guī)格紙張，字跡清晰、工整，不得使用圓珠筆、鉛筆等書寫。2.復(fù)印件應(yīng)清晰可辨，注明“此復(fù)印件與原件一致”，并由提供材料的員工簽字確認(rèn)。3.各類材料應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求填寫，不得隨意涂改。七、人事檔案收集的保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)人事檔案內(nèi)容予以保密，不得泄露給無(wú)關(guān)人員。2.在人事檔案收集、整理和保管過(guò)程中，涉及檔案材料的工作人員應(yīng)妥善保管檔案，防止檔案丟失、損壞或被竊取。3.查閱、借閱人事檔案必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批程序，查閱、借閱人員不得擅自復(fù)印、拍照、傳播檔案內(nèi)容。（二）安全管理1.人事檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，確保檔案存放環(huán)境安全，具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.定期對(duì)人事檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的安全和完整。3.建立人事檔案電子信息安全管理制度，對(duì)電子檔案進(jìn)行加密存儲(chǔ)，防止信息泄露和損壞。八、人事檔案收集的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.人力資源部門定期對(duì)各部門人事檔案收集工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括材料收集的及時(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性等。2.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)向相關(guān)部門反饋，并要求限期整改。整改情況納入部門績(jī)效考核。（二）外部監(jiān)督1.接受上級(jí)主管部門、勞動(dòng)監(jiān)察部門等的監(jiān)督檢查，積極配合相關(guān)部門的