PAGE檔案館資料保管制度一、總則（一）目的為了加強本公司/組織檔案館資料的保管工作，確保資料的完整性、準確性和安全性，便于資料的查閱、利用和傳承，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織檔案館所保管的各類資料，包括但不限于文件、檔案、圖紙、圖表、數(shù)據(jù)、音像資料等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家有關檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標準，確保資料保管工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：采取有效措施保障資料的安全，防止資料泄露、損毀和丟失，對涉及機密的資料嚴格保密。3.科學管理原則：運用科學的方法和技術手段，對資料進行分類、整理、存儲和檢索，提高管理效率和質(zhì)量。4.方便利用原則：在確保安全保密的前提下，充分考慮資料利用的需求，提供便捷的查閱和利用服務。二、資料的收集與歸檔（一）收集范圍1.公司/組織在各項業(yè)務活動中形成的具有保存價值的文件、材料，如合同協(xié)議、會議記錄、工作報告、財務報表等。2.各類項目的相關資料，包括項目策劃書、立項批復、設計圖紙、施工記錄、驗收報告等。3.人事檔案資料，如員工入職登記表、履歷表、考核評價、獎懲記錄等。4.知識產(chǎn)權(quán)相關資料，如專利證書、商標注冊文件、著作權(quán)登記材料等。5.其他具有保存意義的資料，如公司榮譽證書、宣傳資料、重要活動照片等。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責資料的收集工作，確保資料的及時、完整收集。2.收集的資料應真實、準確、清晰，符合檔案整理的規(guī)范要求。3.對于電子資料，應確保其存儲格式的通用性和可讀性，并做好備份。（三）歸檔流程1.資料收集完成后，收集人員應及時對資料進行初步整理，按照類別和時間順序進行排序。2.將整理好的資料移交至檔案館，檔案館工作人員進行詳細審核，對不符合要求的資料退回補充完善。3.審核通過的資料進行分類編號，建立檔案目錄，并錄入檔案管理系統(tǒng)。4.將資料裝入檔案盒或存儲設備，按照檔案存放規(guī)則進行存放。三、資料的分類與編號（一）分類方法1.根據(jù)資料的來源、內(nèi)容和性質(zhì)，分為行政管理類、業(yè)務管理類、人事管理類、財務管理類、項目管理類等大類。2.各大類下再根據(jù)具體內(nèi)容細分為若干二級類目，如行政管理類可分為文件、會議、印章管理等二級類目。3.二級類目下可進一步細分三級類目，以此類推，形成層次分明的分類體系。（二）編號規(guī)則1.采用數(shù)字與字母相結(jié)合的方式進行編號，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性。2.編號由前綴、大類代碼、二級類目代碼、三級類目代碼、順序號等部分組成。3.前綴用于區(qū)分不同類型的資料，如“A”表示行政管理類，“B”表示業(yè)務管理類等。4.大類代碼、二級類目代碼、三級類目代碼分別用兩位數(shù)字表示，順序號用四位數(shù)字表示。5.例如，行政管理類文件中的一份會議紀要，編號為“A01010001”，其中“A”為前綴，“01”為行政管理類大類代碼，“01”為會議管理二級類目代碼，“01”為會議紀要三級類目代碼，“0001”為該會議紀要在同類目中的順序號。四、資料的存儲與保管（一）存儲環(huán)境1.檔案館應具備適宜的溫濕度條件，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.保持檔案館內(nèi)清潔、通風良好，避免陽光直射和有害氣體侵蝕。3.配備防火、防盜、防蟲、防潮、防塵、防鼠等設施設備，如滅火器、防盜門、防蟲藥品、除濕機等。（二）存儲方式1.紙質(zhì)資料應存放在檔案柜中，檔案柜應排列整齊，便于查找。2.電子資料應存儲在專用的服務器或存儲設備上，并進行定期備份。備份存儲介質(zhì)應異地存放，以防止因自然災害或設備故障導致數(shù)據(jù)丟失。3.音像資料應采用光盤、磁帶等存儲介質(zhì)進行保存，并建立相應索引目錄。（三）保管措施1.建立資料保管臺賬，詳細記錄資料的入庫時間、存放位置、數(shù)量、保管期限等信息。2.定期對資料進行清查盤點，核對保管臺賬與實際資料是否一致，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.對超過保管期限或已無保存價值的資料，按照規(guī)定的程序進行鑒定和銷毀，并做好記錄。4.加強對檔案館工作人員的安全教育，提高安全意識，確保資料保管工作的安全。五、資料的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱資料的，應填寫《資料查閱申請表》，注明查閱目的、資料名稱和編號等信息，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案館查閱。2.涉及機密資料的查閱，需經(jīng)公司/組織高層領導審批，并嚴格遵守保密規(guī)定。3.外部單位或個人因特殊原因需要查閱資料的，應提交正式申請函，說明查閱理由和用途，經(jīng)公司/組織相關部門審核同意后，報公司/組織領導批準，方可查閱。（二）查閱流程1.查閱人員持審批通過的《資料查閱申請表》到檔案館，檔案館工作人員根據(jù)申請表提供相應資料。2.查閱人員應在指定地點查閱資料，不得擅自將資料帶出檔案館。如需復印或摘錄資料，應經(jīng)檔案館工作人員同意，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應及時將資料歸還檔案館，檔案館工作人員核對資料無誤后，在查閱申請表上簽字確認。（三）利用管理1.鼓勵公司/組織內(nèi)部人員充分利用檔案館資料，為工作提供支持和參考。2.對于資料利用過程中形成的成果，如研究報告、工作方案等，應及時歸檔保存，豐富檔案館資料內(nèi)容。3.加強對資料利用情況的統(tǒng)計和分析，了解資料的利用需求和趨勢，為資料管理工作的改進提供依據(jù)。六、資料的保密與安全（一）保密制度1.明確資料的保密級別，分為絕密、機密、秘密三個等級。2.對涉及絕密級資料的人員，簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務。3.嚴格限制保密資料的接觸范圍，未經(jīng)批準，任何人不得擅自查閱、復制、傳播保密資料。4.在資料的存儲、傳輸和使用過程中，采取加密、訪問控制等技術手段，確保保密資料的安全。（二）安全防范1.加強檔案館的安全保衛(wèi)工作，安裝監(jiān)控設備，設置門禁系統(tǒng)，確保人員和資料的安全。2.定期對檔案館的設施設備進行檢查維護，確保防火、防盜、防蟲、防潮等設施設備正常運行。3.制定應急預案，針對可能出現(xiàn)的自然災害、火災、盜竊等突發(fā)事件，明確應急處置流程和責任分工，定期組織演練，提高應急處置能力。七、資料的數(shù)字化管理（一）數(shù)字化范圍1.對具有重要價值和頻繁利用需求的紙質(zhì)資料、音像資料等進行數(shù)字化處理。2.優(yōu)先數(shù)字化保存期限較長、查閱利用率高的資料。（二）數(shù)字化流程1.資料掃描：采用專業(yè)的掃描設備，將紙質(zhì)資料掃描成電子圖像，確保圖像清晰、完整。2.圖像處理：對掃描圖像進行去污、裁剪、糾偏等處理，提高圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)錄入：將圖像中的文字信息錄入檔案管理系統(tǒng)，建立索引目錄，便于檢索查詢。4.存儲管理：將數(shù)字化資料存儲在服務器或存儲設備上，并進行備份，確保數(shù)據(jù)的安全。（三）數(shù)字化利用1.建立數(shù)字化資料查閱平臺，方便公司/組織內(nèi)部人員通過網(wǎng)絡查閱數(shù)字化資料。2.利用數(shù)字化技術對資料進行分析挖掘，為公司/組織的決策提供數(shù)據(jù)支持。八、資料的鑒定與銷毀（一）鑒定標準1.根據(jù)資料的形成時間、內(nèi)容價值、保管期限等因素，定期對資料進行鑒定。2.對于已過保管期限、失去保存價值、重復無用的資料，予以鑒定銷毀。（二）鑒定流程1.檔案館工作人員提出資料鑒定意見，填寫《資料鑒定申請表》，注明資料名稱、編號、形成時間、保管期限、鑒定理由等信息。2.組織相關部門人員組成鑒定小組，對申請鑒定的資料進行審核。鑒定小組應包括檔案管理專家、業(yè)務部門代表等。3.鑒定小組根據(jù)鑒定標準進行討論，形成鑒定結(jié)論。對同意銷毀的資料，在申請表上簽字確認。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定同意銷毀的資料，編制《資料銷毀清單》，詳細記錄資料名稱、編號、數(shù)量等信息。2.《資料銷毀清單》經(jīng)公司/組織領導審批后，由專人負責實施銷毀。3.銷毀過程應進行現(xiàn)場監(jiān)督，確保資料徹底銷毀。銷毀后，在《資料銷毀清單》上注明銷毀方式、時