PAGE圖書館檔案庫房管理制度一、總則（一）目的為加強圖書館檔案庫房的管理，確保檔案的安全與完整，有效保護和利用檔案資源，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于圖書館檔案庫房的管理工作，包括各類圖書檔案、文獻資料、電子檔案等的存儲、保管和維護。（三）基本原則1.安全保密原則：確保檔案的安全，防止檔案信息泄露、丟失和損壞。2.科學管理原則：運用科學的方法和技術，對檔案進行分類、存儲和保管。3.方便利用原則：便于檔案的查詢、借閱和使用，提高檔案的利用效率。二、檔案庫房管理職責（一）庫房管理人員職責1.負責檔案庫房的日常管理工作，包括檔案的接收、整理、上架、保管和下架等。2.定期對檔案進行清點和檢查，確保檔案的數(shù)量準確、質量完好。3.做好檔案庫房的安全防范工作，包括防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等。4.協(xié)助檔案利用部門做好檔案的查詢、借閱和歸還工作。5.及時向上級領導匯報檔案庫房管理工作中出現(xiàn)的問題和情況。（二）檔案管理部門職責1.制定和完善檔案庫房管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.對檔案庫房管理人員進行業(yè)務培訓和指導。3.定期對檔案庫房管理工作進行檢查和評估，提出改進意見和建議。4.協(xié)調解決檔案庫房管理工作中與其他部門的關系和問題。（三）圖書館領導職責1.負責審批檔案庫房管理制度和工作計劃。2.監(jiān)督檔案庫房管理工作的執(zhí)行情況，對重要問題進行決策。3.保障檔案庫房管理工作所需的經費、設備和人員等資源。三、檔案庫房環(huán)境管理（一）溫度與濕度控制1.檔案庫房的溫度應保持在14℃24℃之間，相對濕度應保持在45%60%之間。2.配備溫濕度監(jiān)測設備，定期進行監(jiān)測和記錄，發(fā)現(xiàn)溫濕度異常時應及時采取措施進行調整。3.根據季節(jié)變化和檔案保管要求，合理調節(jié)庫房的通風、空調等設備，確保溫濕度符合標準。（二）清潔衛(wèi)生管理1.定期對檔案庫房進行清潔，保持地面、貨架、檔案等清潔無灰塵。2.嚴禁在檔案庫房內吸煙、飲食和存放易燃、易爆、易腐等物品。3.對檔案庫房的門窗、墻壁、天花板等進行定期檢查和維護，確保無損壞和滲漏。（三）安全防范管理1.安裝防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設施設備，如火災報警系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)防盜門窗、防蟲藥品、防鼠器材等。2.制定安全防范應急預案，定期組織演練，提高應對突發(fā)事件的能力。3.加強對檔案庫房的安全巡查，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時處理，并做好記錄。四、檔案存儲管理（一）檔案分類與編號1.根據檔案的形成來源、內容性質、時間順序等因素，對檔案進行科學分類。2.為每類檔案編制唯一的編號，編號應具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于檔案的管理和查詢。3.建立檔案分類索引和編號對照表，方便檔案管理人員和利用人員快速查找檔案。（二）檔案上架與排列1.按照檔案的分類和編號順序，將檔案上架存放，確保檔案排列整齊有序。2.在檔案架上標明檔案類別、編號、年度等信息，便于識別和查找。3.對于珍貴檔案和特殊檔案，應采取專門的保管措施，如專柜存放、加密保管等。（三）檔案存儲方式1.根據檔案的載體形式和保管要求，選擇合適的存儲方式，如紙質檔案應采用檔案盒、檔案袋等進行包裝，電子檔案應存儲在光盤、硬盤等存儲介質上，并進行備份。2.對存儲介質進行定期檢查和維護，防止數(shù)據丟失和損壞。3.對于磁性載體檔案，應遠離磁場源，避免消磁。五、檔案借閱管理（一）借閱申請1.檔案利用部門或個人需要借閱檔案時，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、借閱時間等信息。2.《檔案借閱申請表》應經本部門負責人簽字批準后，提交檔案管理部門。（二）借閱審批1.檔案管理部門收到《檔案借閱申請表》后，應進行審核，重點審核借閱目的、借閱時間、借閱范圍等是否符合規(guī)定。2.對于重要檔案和涉及機密的檔案，應報圖書館領導審批。3.經審批同意后，檔案管理部門應在《檔案借閱申請表》上簽署意見，并通知庫房管理人員辦理借閱手續(xù)。（三）借閱登記1.庫房管理人員根據《檔案借閱申請表》，對借閱的檔案進行詳細登記，包括檔案名稱、編號、借閱人姓名、借閱時間、歸還時間等信息。2.借閱登記應采用紙質和電子兩種方式進行記錄，確保記錄準確、完整。（四）檔案借閱1.庫房管理人員按照借閱登記的內容，向借閱人提供檔案，并要求借閱人在《檔案借閱登記簿》上簽字確認。2.借閱人應妥善保管借閱的檔案，不得轉借、涂改、偽造、丟失或擅自銷毀檔案。3.借閱人如需延長借閱時間，應提前向檔案管理部門提出申請，經批準后方可延長。（五）檔案歸還1.借閱人應在規(guī)定的歸還時間內將檔案歸還庫房管理人員。2.庫房管理人員對歸還的檔案進行認真檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時向借閱人查明原因，并報告檔案管理部門。3.借閱人歸還檔案后，庫房管理人員應在《檔案借閱登記簿》上注明歸還時間，并注銷借閱登記。六、檔案查閱管理（一）查閱申請1.檔案利用部門或個人需要查閱檔案時，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的、查閱時間等信息。2.《檔案查閱申請表》應經本部門負責人簽字批準后，提交檔案管理部門。（二）查閱審批1.檔案管理部門收到《檔案查閱申請表》后，應進行審核，重點審核查閱目的、查閱時間、查閱范圍等是否符合規(guī)定。2.對于重要檔案和涉及機密的檔案，應報圖書館領導審批。3.經審批同意后，檔案管理部門應在《檔案查閱申請表》上簽署意見，并通知庫房管理人員辦理查閱手續(xù)。（三）查閱登記1.庫房管理人員根據《檔案查閱申請表》，對查閱的檔案進行詳細登記，包括檔案名稱、編號、查閱人姓名、查閱時間等信息。2.查閱登記應采用紙質和電子兩種方式進行記錄，確保記錄準確、完整。（四）檔案查閱1.庫房管理人員按照查閱登記的內容，為查閱人提供檔案查閱場所，并監(jiān)督查閱過程。2.查閱人應在規(guī)定的查閱時間和范圍內進行查閱，不得擅自摘抄、復制、拍照或傳播檔案內容。3.如需摘抄、復制、拍照檔案內容，應經檔案管理部門批準，并按照規(guī)定的程序進行辦理。（五）查閱結束1.查閱結束后，查閱人應將檔案歸還原位，并向庫房管理人員辦理查閱結束手續(xù)。2.庫房管理人員對查閱后的檔案進行檢查，確保檔案無損壞、丟失等情況。七、檔案鑒定與銷毀管理（一）檔案鑒定1.定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限和價值。2.檔案鑒定工作應由檔案管理部門組織，相關業(yè)務部門和專家參與。3.檔案鑒定應根據國家有關規(guī)定和圖書館的實際情況，按照檔案的形成時間、內容重要性、歷史價值等因素進行綜合評估。（二）銷毀審批1.經鑒定需要銷毀的檔案應填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀申請表》應經檔案管理部門負責人審核，圖書館領導審批。3.審批同意后，檔案管理部門應制定檔案銷毀計劃，并組織實施。（三）銷毀實施1.檔案銷毀工作應在指定的地點進行，由專人負責監(jiān)督。2.銷毀檔案應采用適當?shù)姆绞?，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復。3.銷毀過程中應做好記錄，包括銷毀時間、地點、檔案名稱、編號、數(shù)量等信息。（四）銷毀備案1.檔案銷毀工作結束后，檔案管理部門應將銷毀情況報上級主管部門備案。2.備案材料應包括《檔案銷毀申請表》、《檔案銷毀計劃》、《檔案銷毀記錄》等。八、檔案信息化管理（一）檔案數(shù)字化1.按照國家有關規(guī)定和圖書館的實際需求，對重要檔案和利用率較高的檔案進行數(shù)字化處理。2.檔案數(shù)字化應確保掃描圖像清晰、完整，數(shù)據準確無誤。3.建立檔案數(shù)字化數(shù)據庫，對數(shù)字化檔案進行分類存儲和管理，方便查詢和利用。（二）電子檔案管理1.加強對電子檔案的收集、整理、存儲和利用管理，確保電子檔案的真實、完整和安全。2.建立電子檔案管理制度，規(guī)范電子檔案的生成、傳輸、存儲、保管和利用等環(huán)節(jié)。3.定期對電子檔案進行備份，防止數(shù)據丟失和損壞。（三）檔案信息化安全1.加強檔