PAGE人事檔案制度組織部一、總則（一）目的為了規(guī)范本公司/組織人事檔案的管理，確保人事檔案的真實(shí)性、完整性和保密性，充分發(fā)揮人事檔案在公司/組織人力資源管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織全體員工的人事檔案管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：人事檔案應(yīng)如實(shí)反映員工的個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)等情況。2.完整性原則：人事檔案應(yīng)包含員工從入職到離職全過(guò)程的各類(lèi)資料，確保檔案內(nèi)容完整無(wú)缺。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)，對(duì)人事檔案的內(nèi)容予以保密，防止檔案信息泄露。4.動(dòng)態(tài)管理原則：根據(jù)員工的工作變動(dòng)、崗位調(diào)整、考核評(píng)價(jià)等情況，及時(shí)更新人事檔案內(nèi)容。二、人事檔案的內(nèi)容與分類(lèi)（一）履歷材料1.員工入職登記表，包括個(gè)人基本信息、教育背景、工作經(jīng)歷等。2.員工簡(jiǎn)歷更新表，記錄員工在公司/組織內(nèi)的工作變動(dòng)、崗位晉升等情況。（二）自傳材料員工撰寫(xiě)的自傳，反映個(gè)人成長(zhǎng)經(jīng)歷、思想演變過(guò)程等。（三）鑒定、考核、考察材料1.年度考核表，包括個(gè)人工作總結(jié)、上級(jí)評(píng)價(jià)、同事評(píng)價(jià)等。2.崗位晉升考核材料，如筆試、面試成績(jī)，綜合評(píng)價(jià)報(bào)告等。3.專(zhuān)項(xiàng)考察材料，如對(duì)員工進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)調(diào)查或?qū)徲?jì)后的報(bào)告。（四）學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)和專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱(chēng)）材料1.學(xué)歷學(xué)位證書(shū)復(fù)印件。2.各類(lèi)培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書(shū)復(fù)印件。3.專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格證書(shū)、聘任文件復(fù)印件。（五）政審材料1.入黨、入團(tuán)志愿書(shū)及相關(guān)審批材料。2.政治歷史情況審查材料。（六）黨團(tuán)材料1.黨員、團(tuán)員組織關(guān)系介紹信及轉(zhuǎn)正材料。2.參加黨團(tuán)組織活動(dòng)的記錄材料。（七）獎(jiǎng)勵(lì)材料1.公司/組織內(nèi)部頒發(fā)的各類(lèi)獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)、表彰決定等。2.上級(jí)部門(mén)授予的榮譽(yù)稱(chēng)號(hào)及相關(guān)獎(jiǎng)勵(lì)材料。（八）處分材料1.員工違反公司/組織規(guī)章制度或法律法規(guī)的處分決定、通報(bào)批評(píng)等。2.解除處分的相關(guān)證明材料。（九）工資、任免、出國(guó)（境）等材料1.工資調(diào)整審批表、工資發(fā)放記錄等。2.員工任免文件、崗位變動(dòng)通知等。3.員工出國(guó)（境）審批表、護(hù)照復(fù)印件等。（十）其他可供組織參考的材料1.員工獲得的專(zhuān)利證書(shū)、發(fā)表的論文著作等。2.員工參加社會(huì)公益活動(dòng)、志愿服務(wù)的相關(guān)證明材料。三、人事檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)收集本部門(mén)員工的人事檔案材料，并及時(shí)移交至人力資源部。2.材料收集應(yīng)確保真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案材料。3.對(duì)于新入職員工，應(yīng)在入職一個(gè)月內(nèi)將其人事檔案材料收集齊全并整理歸檔。（二）整理規(guī)范1.人力資源部檔案管理人員應(yīng)按照檔案內(nèi)容分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行分類(lèi)整理。2.每份檔案材料應(yīng)按照形成時(shí)間先后順序排列，同一類(lèi)材料應(yīng)集中放置。3.對(duì)于破損、褪色的檔案材料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制；對(duì)于不符合歸檔要求的材料，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門(mén)或人員溝通，補(bǔ)充完善。4.建立人事檔案目錄，清晰標(biāo)注每份檔案材料的名稱(chēng)、日期、頁(yè)碼等信息，以便查閱。四、人事檔案的保管與保護(hù)（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專(zhuān)門(mén)的人事檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防高溫等條件。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、除濕機(jī)、空調(diào)、滅火器等。（二）保管方式1.人事檔案應(yīng)按照員工類(lèi)別、部門(mén)等進(jìn)行分類(lèi)存放，便于查找和管理。2.建立人事檔案電子數(shù)據(jù)庫(kù)，將檔案內(nèi)容進(jìn)行數(shù)字化存儲(chǔ)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享。3.定期對(duì)人事檔案進(jìn)行清查核對(duì)，確保檔案數(shù)量與目錄一致，檔案內(nèi)容完整無(wú)缺。（三）保護(hù)措施1.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫(kù)房，確需查閱檔案的，應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù)，并在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行。2.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，提高其檔案管理業(yè)務(wù)水平和保密意識(shí)。3.加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的安全管理，安裝監(jiān)控設(shè)備，確保庫(kù)房安全。五、人事檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員查閱人事檔案，需填寫(xiě)《人事檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可到人力資源部查閱。2.涉及員工個(gè)人隱私或機(jī)密信息的檔案材料，未經(jīng)員工本人書(shū)面同意，不得查閱。3.公司/組織外部單位或個(gè)人查閱人事檔案，需持有單位介紹信，并經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱程序1.查閱人應(yīng)在檔案管理人員指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出庫(kù)房。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)保持檔案整潔，不得在檔案材料上涂改、圈劃、批注或抽取、撤換檔案材料。3.查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并在《人事檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱人事檔案的，需填寫(xiě)《人事檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和人力資源部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)對(duì)借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得泄露檔案內(nèi)容。4.借閱期滿后，借閱人應(yīng)及時(shí)歸還檔案，并由檔案管理人員進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)追究借閱人的責(zé)任。六、人事檔案的轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞條件1.員工離職、退休、調(diào)動(dòng)工作等原因需要轉(zhuǎn)遞人事檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。2.檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)確保檔案內(nèi)容完整、密封，并按照規(guī)定的格式填寫(xiě)檔案轉(zhuǎn)遞通知單。（二）轉(zhuǎn)遞程序1.人力資源部檔案管理人員根據(jù)員工的離職、退休、調(diào)動(dòng)等手續(xù)，開(kāi)具《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，并將檔案材料整理密封。2.通過(guò)機(jī)要交通、專(zhuān)人送取或郵政特快專(zhuān)遞等方式將檔案轉(zhuǎn)遞至接收單位。3.檔案轉(zhuǎn)遞后，應(yīng)及時(shí)與接收單位聯(lián)系，確認(rèn)檔案是否按時(shí)、完整送達(dá)，并將回執(zhí)歸檔保存。七、人事檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的人事檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化錄入、存儲(chǔ)、檢索、統(tǒng)計(jì)分析等功能。2.通過(guò)信息化手段，提高人事檔案管理工作的效率和準(zhǔn)確性，為公司/組織人力資源決策提供有力支持。（二）系統(tǒng)功能模塊1.檔案錄入模塊：實(shí)現(xiàn)人事檔案材料的電子化錄入，支持批量導(dǎo)入和單個(gè)錄入。2.檔案查詢模塊：提供多種查詢方式，如按員工姓名、工號(hào)、部門(mén)等條件進(jìn)行查詢，快速定位所需檔案信息。3.檔案統(tǒng)計(jì)分析模塊：對(duì)人事檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，如員工年齡結(jié)構(gòu)、學(xué)歷分布、職稱(chēng)情況等，為人力資源規(guī)劃提供數(shù)據(jù)依據(jù)。4.權(quán)限管理模塊：設(shè)置不同用戶的訪問(wèn)權(quán)限，確保檔案信息的安全性和保密性。5.預(yù)警提醒模塊：對(duì)檔案到期審核、借閱期限到期等情況進(jìn)行預(yù)警提醒，及時(shí)通知相關(guān)人員辦理手續(xù)。（三）數(shù)據(jù)安全與維護(hù)1.加強(qiáng)人事檔案信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、防火墻等措施，防止數(shù)據(jù)丟失、泄露和被篡改。2.定期對(duì)信息化系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和兼容性。3.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行信息化操作培訓(xùn)，提高其系統(tǒng)操作技能和數(shù)據(jù)管理水平。八、人事檔案的審核與監(jiān)督（一）審核機(jī)制1.建立人事檔案審核制度，定期對(duì)人事檔案進(jìn)行審核，確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.審核內(nèi)容包括檔案材料的完整性、真實(shí)性、規(guī)范性等，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行整改。3.對(duì)于新入職員工的人事檔案，應(yīng)在入職后三個(gè)月內(nèi)進(jìn)行首次審核；對(duì)于在職員工的人事檔案，每年至少進(jìn)行一次定期審核。（二）監(jiān)督措施1.公司/組織內(nèi)部設(shè)立人事檔案監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查