PAGE國土檔案室查閱制度一、總則（一）目的為了加強國土檔案室的管理，規(guī)范檔案查閱行為，保障檔案信息的安全與合理利用，特制定本查閱制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)部人員以及因工作需要經(jīng)批準查閱國土檔案室檔案的外部單位或個人。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案查閱活動必須嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)以及本公司/組織的相關(guān)規(guī)定。2.安全保密原則：確保檔案信息在查閱過程中的安全，防止信息泄露、篡改或丟失，維護檔案的保密性。3.合理利用原則：在保證檔案安全的前提下，充分發(fā)揮檔案的作用，為公司/組織的各項工作提供有效支持。二、檔案查閱申請與審批（一）內(nèi)部人員查閱申請1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱國土檔案室檔案時，應(yīng)填寫《國土檔案查閱申請表》，詳細注明查閱目的、所需檔案的名稱、檔號、查閱時間等信息。2.將申請表提交至所在部門負責人審核，部門負責人應(yīng)根據(jù)工作實際情況，對查閱申請的必要性和合理性進行審查，并簽署意見。3.經(jīng)部門負責人審核通過后，申請人將申請表交至國土檔案室負責人。檔案室負責人對申請進行最終審批，審批通過后方可安排查閱。（二）外部單位或個人查閱申請1.外部單位或個人因工作需要查閱國土檔案室檔案時，應(yīng)提前向本公司/組織提交書面查閱申請函，說明查閱的目的、內(nèi)容、范圍以及查閱時間等，并加蓋單位公章。2.本公司/組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門收到申請函后，應(yīng)對申請事項進行審查，評估其對公司/組織的影響，并提出審查意見。3.將申請函及業(yè)務(wù)部門審查意見一并提交至公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由國土檔案室負責與外部單位或個人聯(lián)系，告知其查閱的相關(guān)要求和注意事項。三、查閱人員資格與要求（一）內(nèi)部人員資格與要求1.本公司/組織內(nèi)部具有正當理由和明確工作需求的人員均可申請查閱國土檔案室檔案。2.查閱人員應(yīng)熟悉檔案管理的相關(guān)規(guī)定，具備一定的檔案知識和業(yè)務(wù)能力，能夠正確查閱和使用檔案資料。3.查閱人員在查閱過程中應(yīng)嚴格遵守本制度的各項規(guī)定，愛護檔案，不得擅自涂改、標注、污損、抽取、撤換或銷毀檔案。（二）外部單位或個人資格與要求1.外部單位或個人必須具有合法的查閱需求，且查閱事項必須與本公司/組織的業(yè)務(wù)相關(guān)。2.查閱人員應(yīng)持有有效身份證件，并提供單位介紹信或授權(quán)委托書，證明其身份和查閱權(quán)限。3.外部查閱人員在查閱前應(yīng)接受國土檔案室關(guān)于檔案查閱規(guī)定和保密要求的培訓(xùn)，簽訂保密承諾書，承諾在查閱過程中遵守相關(guān)規(guī)定，不泄露檔案信息。四、查閱流程與規(guī)范（一）查閱前準備1.國土檔案室工作人員根據(jù)審批通過的查閱申請，提前準備好所需檔案，并對檔案進行初步整理，確保查閱工作的順利進行。2.為查閱人員提供必要的查閱場所和設(shè)備，如查閱室、桌椅、電腦等，并告知查閱人員相關(guān)的查閱注意事項。（二）查閱過程規(guī)范1.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的查閱場所內(nèi)進行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱室。如有特殊情況需要帶出查閱室，必須經(jīng)國土檔案室負責人批準，并辦理相關(guān)手續(xù)，限期歸還。2.查閱人員應(yīng)按照申請的查閱內(nèi)容和范圍進行查閱，不得擅自擴大查閱范圍或查閱與申請無關(guān)的檔案。3.在查閱過程中，查閱人員如需摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)提前向國土檔案室工作人員提出申請，經(jīng)批準后方可進行。摘抄、復(fù)制的內(nèi)容應(yīng)與原件一致，并注明出處。4.查閱人員應(yīng)愛護檔案資料，不得在檔案上進行圈劃、批注、涂改等操作。如有疑問或需要幫助，應(yīng)及時向國土檔案室工作人員咨詢。（三）查閱后歸還1.查閱工作結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將查閱的檔案資料整理好，交還給國土檔案室工作人員。工作人員應(yīng)認真核對檔案的數(shù)量和完整性，確保無誤。2.如查閱人員在查閱過程中對檔案造成損壞或丟失，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定承擔相應(yīng)的賠償責任。五、檔案信息安全與保密措施（一）安全防護1.國土檔案室應(yīng)具備完善的安全防護設(shè)施，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)備，確保檔案的存儲安全。2.檔案室應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，對查閱區(qū)域進行實時監(jiān)控，防止未經(jīng)授權(quán)的人員進入查閱區(qū)域或發(fā)生異常情況。（二）保密管理1.國土檔案室工作人員應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，對檔案內(nèi)容進行保密，不得向無關(guān)人員泄露檔案信息。2.在檔案查閱過程中，工作人員應(yīng)加強對查閱人員的監(jiān)督，確保查閱人員遵守保密承諾。3.對于涉及國家機密、商業(yè)秘密或個人隱私的檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施，如單獨存放、限制查閱人員范圍等。（三）違規(guī)處理1.如發(fā)現(xiàn)查閱人員違反檔案信息安全與保密規(guī)定，泄露檔案信息，國土檔案室應(yīng)立即停止其查閱工作，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。2.對于因違反規(guī)定給公司/組織造成損失的，查閱人員應(yīng)承擔相應(yīng)的法律責任。六、檔案查閱記錄與統(tǒng)計（一）查閱記錄1.國土檔案室應(yīng)建立詳細的檔案查閱記錄，對每一次查閱申請、查閱過程、查閱結(jié)果等信息進行記錄。2.查閱記錄應(yīng)包括查閱申請表、審批意見、查閱人員信息、查閱時間、查閱內(nèi)容、摘抄復(fù)制情況、檔案歸還情況等內(nèi)容。3.查閱記錄應(yīng)妥善保存，以備日后查閱和審計。（二）統(tǒng)計分析1.定期對檔案查閱記錄進行統(tǒng)計分析，了解檔案的利用情況和需求趨勢，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。2.統(tǒng)計分析內(nèi)容包括查閱檔案的種類、數(shù)量、查閱人員分布、查閱目的等方面。3.根據(jù)統(tǒng)計分析結(jié)果，合理調(diào)整檔案管理策略，優(yōu)化檔案資源配置，提高檔案服務(wù)質(zhì)量。七、附則（一）解釋權(quán)本