PAGE小學(xué)助學(xué)檔案管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范小學(xué)助學(xué)檔案管理工作，確保助學(xué)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，保障受助學(xué)生的權(quán)益，提高助學(xué)工作的效率和質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校所有與助學(xué)工作相關(guān)的檔案管理，包括但不限于各類助學(xué)金、獎學(xué)金、社會資助等項目的學(xué)生檔案。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)和教育主管部門的相關(guān)規(guī)定，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映學(xué)生的受助情況和相關(guān)信息，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。3.安全保密原則：加強檔案的安全管理，防止檔案信息泄露，保護學(xué)生隱私。4.規(guī)范有序原則：建立標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理流程，確保檔案整理、歸檔、保管、查閱等工作有序進行。二、檔案內(nèi)容（一）學(xué)生基本信息1.個人資料：包括學(xué)生姓名、性別、出生日期、身份證號碼、家庭住址、聯(lián)系電話等。2.學(xué)籍信息：如年級、班級、學(xué)號等。（二）助學(xué)申請材料1.申請表：學(xué)生填寫的助學(xué)申請表，詳細說明家庭經(jīng)濟狀況、申請助學(xué)金類型及金額等。2.證明材料：如家庭貧困證明、殘疾證明、低保證明等相關(guān)經(jīng)濟困難證明文件。（三）審核審批材料1.班級初審記錄：班主任對學(xué)生申請材料的初審意見及相關(guān)說明。2.學(xué)校審核意見：學(xué)校資助管理部門對申請學(xué)生的審核情況，包括審核過程、審核結(jié)果等。3.上級審批文件：如有需要，上級教育主管部門或資助機構(gòu)的審批文件。（四）受助記錄1.助學(xué)金發(fā)放記錄：包括發(fā)放時間、金額、發(fā)放方式等詳細信息。2.獎學(xué)金獲得記錄：記錄學(xué)生獲得的各類獎學(xué)金名稱、金額及頒獎時間。3.社會資助記錄：如接受社會愛心人士、企業(yè)資助的相關(guān)情況。（五）跟蹤反饋材料1.學(xué)生成長記錄：記錄學(xué)生在受助期間的學(xué)習(xí)成績、品德表現(xiàn)、社會實踐等方面的成長情況。2.家長反饋意見：家長對助學(xué)工作的意見和建議，以及對學(xué)生受助后的家庭情況變化反饋。3.教師評價：班主任及任課教師對受助學(xué)生的評價和建議。三、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按資助項目分類：將不同類型的助學(xué)金、獎學(xué)金、社會資助等檔案分別歸類。2.按年級班級分類：以學(xué)生所在年級和班級為單位，對本班級學(xué)生的助學(xué)檔案進行整理。（二）編號規(guī)則為便于檔案的查找和管理，對每份檔案進行編號。編號采用“年份+年級+班級+學(xué)生序號”的形式，例如：2023050308，表示2023年五年級三班第8號學(xué)生的助學(xué)檔案。（三）裝訂要求1.將每份檔案的各類材料按照順序排列整齊，左側(cè)裝訂。2.使用統(tǒng)一規(guī)格的檔案袋或文件夾，封面標(biāo)注檔案編號、學(xué)生姓名、年級班級等信息。四、檔案歸檔（一）歸檔流程1.學(xué)生畢業(yè)或完成受助項目后，相關(guān)負責(zé)教師及時收集整理該學(xué)生的助學(xué)檔案。2.對整理好的檔案進行再次核對，確保材料齊全、準(zhǔn)確。3.將核對無誤的檔案移交至學(xué)校檔案室進行歸檔保存。（二）歸檔時間1.每學(xué)期末完成本學(xué)期受助學(xué)生檔案的初步整理，下學(xué)期開學(xué)一個月內(nèi)完成歸檔工作。2.學(xué)生畢業(yè)當(dāng)年6月底前，完成該屆畢業(yè)生助學(xué)檔案的全面歸檔。五、檔案保管（一）保管場所學(xué)校應(yīng)設(shè)立專門的檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火防潮防蟲設(shè)施等，確保檔案存放安全。（二）保管期限1.學(xué)生在校期間的助學(xué)檔案保管期限為學(xué)生畢業(yè)離校后至少5年。2.涉及重大資助項目或有特殊要求的檔案，保管期限按照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（三）保管要求1.檔案室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度適宜。2.定期對檔案進行檢查和維護，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，及時采取措施進行修復(fù)或處理。3.嚴格限制非檔案管理人員進入檔案室，確需查閱檔案的，必須履行借閱手續(xù)。六、檔案查閱（一）查閱權(quán)限1.學(xué)校內(nèi)部相關(guān)工作人員因工作需要可查閱助學(xué)檔案，但需填寫查閱申請表，經(jīng)部門負責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱。2.涉及學(xué)生隱私及特殊敏感信息的檔案，未經(jīng)學(xué)校資助管理部門負責(zé)人同意，不得查閱。3.校外單位或個人因特殊原因需要查閱檔案的，必須持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在檔案室工作人員陪同下查閱。（二）查閱流程1.查閱申請人填寫《助學(xué)檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息。2.將申請表提交至相應(yīng)審批人進行審批。3.審批通過后，查閱申請人在檔案室工作人員的協(xié)助下進行查閱，查閱過程中不得擅自涂改、抽取、損壞檔案。4.查閱結(jié)束后，查閱人應(yīng)在《檔案查閱登記表》上簽字確認，并及時歸還檔案。（三）查閱記錄檔案室工作人員應(yīng)對每次檔案查閱情況進行詳細記錄，包括查閱時間、查閱人姓名、查閱內(nèi)容、查閱目的等，以備查詢。七、檔案借閱（一）借閱范圍僅限學(xué)校內(nèi)部因工作需要借閱助學(xué)檔案，且必須嚴格按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。（二）借閱流程1.借閱人填寫《助學(xué)檔案借閱申請表》，說明借閱檔案的用途、借閱期限等。2.申請表經(jīng)所在部門負責(zé)人審核簽字后，交學(xué)校資助管理部門負責(zé)人審批。3.審批通過后，借閱人到檔案室辦理借閱手續(xù)，領(lǐng)取檔案。（三）借閱期限借閱期限一般不超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，需提前向檔案室提出申請并經(jīng)批準(zhǔn)。（四）歸還要求借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還所借檔案，歸還時需確保檔案完好無損。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。八、檔案保密與安全（一）保密措施1.加強對檔案管理人員的保密教育，提高保密意識，簽訂保密責(zé)任書。2.對涉及學(xué)生個人隱私和敏感信息的檔案，嚴格限制知悉范圍，不得隨意傳播。3.在檔案查閱、借閱過程中，提醒查閱人遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。（二）安全防范1.檔案室配備必要的安全設(shè)施，如防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備、消防器材等，確保檔案存放安全。2.定期對檔案室進行安全檢查，及時排除安全隱患。3.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，如發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、失竊等突發(fā)事件，應(yīng)立即采取措施進行處理，并及時向上級報告。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步建立小學(xué)助學(xué)檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化存儲、檢索、統(tǒng)計分析等功能，提高檔案管理工作的效率和信息化水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.安排專人負責(zé)助學(xué)檔案數(shù)據(jù)的錄入工作，確保錄入數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。2.定期對檔案數(shù)據(jù)進行更新和維護，保證數(shù)據(jù)的時效性和完整性。（三）系統(tǒng)使用與管理1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握信息化管理系統(tǒng)的操作方法，規(guī)范使用系統(tǒng)進行檔案管理工作。2.加強對系統(tǒng)安全的管理，設(shè)置不同用戶的操作權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法操作。十、檔案銷毀（一）銷毀條件1.檔案保管期限屆滿，且已無保存價值的。2.根據(jù)國家法律法規(guī)和學(xué)校規(guī)定，需要銷毀的檔案。（二）銷毀流程1.由學(xué)校資助管理部門提出檔案銷毀申請，填寫《助學(xué)檔案銷毀申請表》，說明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀原因等。2.申請表經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，組織相關(guān)人員進行檔案銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M行，如粉碎、焚燒等，并確保銷毀徹底