PAGE鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案工作制度一、總則（一）目的為加強鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案工作，提高檔案管理水平，有效地保護和利用檔案，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項工作提供有力支持，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關法律法規(guī)，結(jié)合本鄉(xiāng)鎮(zhèn)實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府機關各部門、各站所及所屬事業(yè)單位的檔案工作。（三）基本原則1.統(tǒng)一領導、分級管理原則鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案工作實行統(tǒng)一領導，由鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案室集中管理本鄉(xiāng)鎮(zhèn)各類檔案，并對各部門、站所及事業(yè)單位的檔案工作進行監(jiān)督指導。各部門、站所及事業(yè)單位負責本部門檔案的收集、整理、保管和提供利用等工作。2.完整準確、系統(tǒng)安全原則檔案的收集、整理、保管等工作應確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)，同時要保障檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。3.便于利用原則檔案工作應充分考慮檔案的利用需求，便于檔案的查閱、借閱和提供利用，提高檔案的利用效率。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）綜合檔案室1.負責制定本鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作制度、規(guī)劃和計劃，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理本鄉(xiāng)鎮(zhèn)各類檔案，包括文書檔案、科技檔案、會計檔案、聲像檔案、電子檔案等。3.對各部門、站所及事業(yè)單位的檔案工作進行監(jiān)督、指導和檢查，開展檔案業(yè)務培訓和宣傳工作。4.負責檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、編目和檢索等工作，積極開發(fā)檔案信息資源，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項工作提供檔案利用服務。5.做好檔案的安全保管工作，配備必要的檔案保管設施設備，確保檔案實體和信息安全。（二）各部門、站所及事業(yè)單位檔案管理人員1.負責本部門檔案的收集、整理、分類、裝訂等日常工作，確保檔案的齊全、完整。2.按照規(guī)定的時間和要求，將整理好的檔案移交鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案室。3.協(xié)助綜合檔案室做好檔案的查閱、借閱等利用工作，及時提供所需檔案資料。4.負責本部門檔案保管設施設備的日常維護和管理，確保檔案安全。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.上級機關下發(fā)的與本鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作有關的文件、指示、通知、通報等。2.鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委、政府形成的各類文件、會議記錄、決議、決定、工作計劃、總結(jié)、報告等。3.各部門、站所及事業(yè)單位在履行職能過程中形成的業(yè)務文件、報表、統(tǒng)計資料、合同協(xié)議、調(diào)研材料等。4.本鄉(xiāng)鎮(zhèn)召開的各類會議的文件材料、會議紀要、聲像資料等。5.本鄉(xiāng)鎮(zhèn)開展的重大活動、重點項目建設過程中形成的文件、資料、照片、錄像等。6.本鄉(xiāng)鎮(zhèn)干部職工的人事檔案、工資檔案、考核檔案等。7.本鄉(xiāng)鎮(zhèn)的財務預決算、會計憑證、賬簿、報表等會計檔案。8.其他具有保存價值的文件、資料、實物等。（二）收集要求1.各部門、站所及事業(yè)單位應明確專人負責檔案收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.對辦理完畢的文件材料，應按照檔案管理的要求進行分類整理，定期移交綜合檔案室。3.收集的檔案應保持文件材料的原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造、損毀。4.對重要的文件材料和實物檔案，應及時進行登記，并采取相應的保護措施。（三）歸檔時間1.文書檔案應在次年上半年完成歸檔工作。2.會計檔案應在會計年度終了后，由財務部門保管一年，期滿后移交綜合檔案室保管。3.其他專門檔案應根據(jù)相關規(guī)定和實際情況及時歸檔。（四）歸檔程序1.各部門、站所及事業(yè)單位檔案管理人員對收集到的檔案進行初步整理，按照文件材料的形成時間、來源、內(nèi)容等進行分類。2.對分類后的檔案進行裝訂、編目，編制檔案目錄清單，注明檔案的題名、日期、文號、責任者等信息。3.將整理好的檔案移交鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案室，辦理交接手續(xù)，雙方在檔案移交清單上簽字確認。四、檔案的整理（一）整理原則檔案整理應遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）整理方法1.文書檔案按照年度、保管期限、機構(gòu)（問題）進行分類整理，采用“件”裝盒的方式進行裝訂和保管。每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件。按照分類方案對文件進行排列，在每件文件首頁上端空白處加蓋檔號章，填寫年度、保管期限、機構(gòu)（問題）代碼、件號等項目。編制歸檔文件目錄，目錄應包括件號、責任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等內(nèi)容。將整理好的歸檔文件裝入檔案盒，在檔案盒封面填寫全宗號、年度、保管期限、機構(gòu)（問題）、起止件號等項目。2.科技檔案（如有）按照項目、專業(yè)、時間等進行分類整理，建立科技檔案案卷目錄和卷內(nèi)目錄?？萍嘉募牧蠎R全完整，圖物相符，簽字手續(xù)完備。對科技檔案進行編號，編號應包括項目代號、分類號、案卷號、件號等。3.會計檔案按照會計憑證、會計賬簿、財務報告等類別進行整理。會計憑證應按月裝訂成冊，加具封面，注明單位名稱、年度、月份、起止日期、憑證種類、起止號碼等內(nèi)容。會計賬簿應按年度整理，每一賬簿單獨裝訂，在賬簿封面注明單位名稱、賬簿名稱、年度等信息。財務報告應按年度整理，裝訂成冊，在報告封面注明單位名稱、年度、報告期等信息。4.聲像檔案按照載體形式、內(nèi)容、時間等進行分類整理，編制聲像檔案目錄。聲像檔案應注明拍攝（錄制）時間、地點、人物、內(nèi)容摘要等信息。對聲像檔案進行編號，編號應包括年度、類別、順序號等。5.電子檔案按照電子文件的類別、年度、保管期限等進行分類整理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。電子文件應進行元數(shù)據(jù)著錄，確保電子檔案的真實性、完整性和可讀性。對電子檔案進行備份，備份存儲介質(zhì)應妥善保管，定期進行檢查和維護。（三）整理要求1.檔案整理應做到分類科學、排列有序、編目規(guī)范、裝訂整齊。2.整理過程中應確保檔案的原件不受損壞，保持檔案的原始風貌。3.對破損、褪色的檔案應進行修復或復制，確保檔案的質(zhì)量。4.整理后的檔案應符合國家和行業(yè)有關檔案整理的標準和規(guī)范。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應遵循全面的歷史觀點，從維護鄉(xiāng)鎮(zhèn)歷史真實面貌出發(fā)，準確判定檔案的價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由鄉(xiāng)鎮(zhèn)分管領導擔任組長，綜合檔案室負責人及相關部門檔案管理人員為成員。鑒定小組負責對到期檔案進行鑒定。（三）鑒定標準1.對已過保管期限的檔案，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、形式、時間等因素，綜合判斷其保存價值。2.對涉及鄉(xiāng)鎮(zhèn)重要職能活動、重大歷史事件、重要人物等具有長遠歷史意義和現(xiàn)實利用價值的檔案，應延長保管期限。3.對已無保存價值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核批準后予以銷毀。（四）鑒定程序1.綜合檔案室定期對到期檔案進行清理，列出檔案清單，注明檔案的題名、日期、文號、保管期限等信息。2.將檔案清單提交檔案鑒定小組，鑒定小組對檔案進行逐一審查，提出鑒定意見。3.對確定為無保存價值的檔案，填寫檔案銷毀清冊，注明檔案的題名、日期、文號、數(shù)量等信息。4.檔案銷毀清冊經(jīng)鑒定小組組長簽字后，報鄉(xiāng)鎮(zhèn)分管領導審批。5.經(jīng)批準銷毀的檔案，由綜合檔案室指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。監(jiān)銷人應在檔案銷毀清冊上簽字確認。（五）銷毀要求1.檔案銷毀應采用適當?shù)姆绞竭M行，確保檔案信息無法恢復。2.嚴禁將應銷毀的檔案出售或轉(zhuǎn)讓給其他單位或個人。3.檔案銷毀過程中應做好記錄，包括銷毀時間、地點、方式、檔案名稱及數(shù)量等信息，記錄應妥善保存。六、檔案的保管（一）保管場所1.鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案室應設置專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應配備必要的檔案保管設備，如檔案密集架、檔案柜、防蟲藥品、溫濕度計、滅火器等。（二）保管要求1.檔案應按照分類方案進行存放，排列有序，便于查找和利用。2.對重要檔案和珍貴檔案應采取特殊的保管措施，如專柜存放、復制備份等。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制。4.做好檔案庫房的安全保衛(wèi)工作，嚴格執(zhí)行檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進入檔案庫房。5.對電子檔案應定期進行備份，備份存儲介質(zhì)應異地存放，確保電子檔案的安全。七、檔案的利用（一）利用原則檔案利用應遵循依法依規(guī)、方便快捷、保守秘密的原則，在確保檔案安全的前提下，充分發(fā)揮檔案的作用。（二）利用范圍1.本鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關各部門、各站所及所屬事業(yè)單位因工作需要查閱檔案。2.上級機關因工作需要查閱本鄉(xiāng)鎮(zhèn)相關檔案。3.其他單位因工作需要查閱本鄉(xiāng)鎮(zhèn)有關檔案，需經(jīng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)分管領導批準。4.涉及個人權益的檔案查閱，需經(jīng)本人申請，所在部門負責人同意，綜合檔案室審核后提供查閱。（三）利用方式1.查閱本鄉(xiāng)鎮(zhèn)內(nèi)部人員查閱檔案，應填寫檔案查閱登記表，注明查閱日期、查閱人姓名、部門、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字后，到綜合檔案室查閱。上級機關及其他單位查閱檔案，需持單位介紹信，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)分管領導批準后，由綜合檔案室提供查閱服務。查閱檔案應在綜合檔案室指定的地點進行，查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案室。2.借閱因工作需要借閱檔案的，應填寫檔案借閱申請表，注明借閱日期、借閱人姓名、部門、借閱內(nèi)容、歸還日期等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字，鄉(xiāng)鎮(zhèn)分管領導批準后，到綜合檔案室辦理借閱手續(xù)。借閱檔案一般不得超過規(guī)定期限，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、圈劃、抽取、撤換、批注檔案內(nèi)容，不得在檔案上做任何標記。借閱人員歸還檔案時，應認真核對檔案數(shù)量和完整性，經(jīng)綜合檔案室檢查無誤后，辦理歸還手續(xù)。（四）利用登記綜合檔案室應對檔案利用情況進行詳細登記，包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、部門、查閱（借閱）內(nèi)容、歸還日期等信息。檔案利用登記應長期保存，以備查詢。（五）保密規(guī)定1.查閱、借閱檔案人員應嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.對涉及國家機密、商業(yè)秘密、個人隱私等檔案，應嚴格按照保密規(guī)定進行管理和利用，防止泄密事件發(fā)生。3.檔案管理人員不得擅自向無關人員提供檔案信息，不得在公共場所談論檔案內(nèi)容。八、檔案的統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案的收進、移出數(shù)量。2.檔案的整理、鑒定、銷毀情況。3.檔案的保管狀