PAGE檔案管理制度制定依據(jù)一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的有效利用，特制定本檔案管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映公司各項工作的實際情況。3.完整性原則：全面收集、整理公司各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為公司各項工作提供有力支持。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，包括但不限于文書檔案、科技檔案、人事檔案、財務檔案、業(yè)務檔案等。3.對檔案進行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、編研和利用等工作。4.指導和監(jiān)督各部門的檔案管理工作，定期開展檔案管理培訓和檢查。5.負責檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務水平。（二）各部門檔案管理職責1.設(shè)立兼職檔案管理員，負責本部門檔案的收集、整理、保管和移交等工作。2.按照公司檔案管理制度的要求，及時將本部門形成的檔案整理歸檔，并向檔案管理部門移交。3.嚴格遵守檔案管理規(guī)定，確保本部門檔案的安全和完整。4.積極配合檔案管理部門開展檔案利用工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案管理工作，具備專業(yè)知識和技能，嚴格遵守檔案管理規(guī)定。2.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等。3.做好檔案的保管和保護工作，定期檢查檔案的保管狀況，確保檔案安全。4.按照規(guī)定的程序和要求，為公司各部門及員工提供檔案查閱、借閱等服務。5.積極參與檔案編研工作，開發(fā)檔案信息資源，為公司發(fā)展提供參考依據(jù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項工作中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料。2.上級機關(guān)下發(fā)的與公司工作相關(guān)的文件、指示、通知等。3.公司對外簽訂的合同、協(xié)議、章程、招投標文件等。4.公司內(nèi)部的規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)、報告、會議記錄等。5.公司員工的人事檔案、工資檔案、培訓檔案等。6.公司的財務報表、審計報告、稅務資料等。7.公司的科技項目檔案、產(chǎn)品研發(fā)檔案、設(shè)備檔案等。8.公司的業(yè)務檔案，如市場調(diào)研資料、客戶檔案、銷售合同等。（二）收集要求1.各部門應明確檔案收集責任人，及時收集本部門形成的檔案材料，并確保材料的真實性、完整性和準確性。2.對于重要文件和資料，應實行雙套制或多套制保存，以防止檔案損壞或丟失。3.檔案收集過程中，應注意收集電子文件，并按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行存儲。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接性。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于檔案的管理和利用。3.便于保管和查閱，符合檔案管理的規(guī)范化要求。（四）整理方法1.文書檔案：按照年度、保管期限、機構(gòu)（問題）等進行分類，編制案卷目錄。2.科技檔案：按照項目、專業(yè)、階段等進行分類，建立項目檔案庫。3.人事檔案：按照檔案內(nèi)容的類別進行分類，建立個人檔案袋。4.財務檔案：按照會計年度、類別等進行分類，裝訂成冊。5.業(yè)務檔案：根據(jù)業(yè)務特點和管理需要進行分類，建立業(yè)務檔案索引。四、檔案的鑒定與保管期限劃分（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的標準和規(guī)定，結(jié)合公司實際情況進行鑒定。2.全面分析檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，準確判斷檔案的價值。3.堅持歷史唯物主義觀點，確保鑒定結(jié)果的客觀性和公正性。（二）鑒定方法1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門、相關(guān)業(yè)務部門和專家組成。2.對檔案進行逐卷、逐件審查，根據(jù)檔案的價值和保管期限進行分類。3.對于價值不大或已失去保存意義的檔案，經(jīng)鑒定小組批準后予以銷毀。（三）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：分為30年、10年兩種。凡是在一定時期內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為定期保管。五、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家規(guī)定的標準。（二）檔案存放1.按照檔案的類別、保管期限、年度等進行分類存放，建立檔案存放索引，便于查找和管理。2.檔案應排列整齊，標識清晰，并定期進行檢查和核對，確保檔案的存放安全。（三）檔案保護1.對重要檔案和易損檔案應采取特殊的保護措施，如圖書檔案可進行裝訂、裱糊等處理，聲像檔案應進行數(shù)字化備份等。2.根據(jù)檔案的保管期限和質(zhì)量狀況，定期對檔案進行清查和整理，對破損、褪色、變質(zhì)等檔案及時進行修復或復制。（四）檔案安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強對檔案庫房的安全保衛(wèi)工作，嚴禁無關(guān)人員進入檔案庫房。2.配備必要的安全監(jiān)控設(shè)備，對檔案庫房進行實時監(jiān)控，確保檔案安全。3.制定檔案應急處置預案，定期進行演練，提高應對突發(fā)事件的能力，確保檔案在緊急情況下的安全。六、檔案的統(tǒng)計與編研（一）統(tǒng)計工作1.建立檔案統(tǒng)計臺賬，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行詳細記錄。2.定期對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析和總結(jié)，為檔案管理決策提供依據(jù)。3.按照國家有關(guān)規(guī)定，及時向上級主管部門報送檔案統(tǒng)計報表。（二）編研工作1.根據(jù)公司發(fā)展需要和檔案利用需求，開展檔案編研工作，如編寫大事記、組織沿革、專題匯編等。2.對檔案信息進行深度挖掘和開發(fā)，形成有價值的編研成果，為公司各項工作提供參考和借鑒。七、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家有關(guān)檔案利用的法律法規(guī)和公司檔案管理制度。2.服務為本原則：以滿足公司各項工作需要為出發(fā)點，積極提供檔案利用服務。3.保密安全原則：在檔案利用過程中，嚴格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息安全。（二）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱、借閱檔案。2.公司員工因個人學習、工作等需要查閱、借閱本人檔案。3.外單位因工作需要查閱公司檔案，須經(jīng)公司領(lǐng)導批準，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用方式1.查閱：檔案管理人員根據(jù)利用者的需求，提供檔案原件或復印件供其查閱。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，須填寫借閱申請表，經(jīng)部門負責人批準后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，特殊情況需延長的，須辦理續(xù)借手續(xù)。（四）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對檔案利用的時間、內(nèi)容、利用者等情況進行詳細記錄。2.檔案利用登記記錄應妥善保存，以備查閱和統(tǒng)計分析。八、檔案的移交與銷毀（一）移交1.公司因機構(gòu)調(diào)整、重組等原因，需要將檔案移交給其他單位的，須按照國家有關(guān)規(guī)定辦理檔案移交手續(xù)。2.檔案移交時，應編制檔案移交清單，并雙方簽字確認。（二）銷毀