PAGE檔案管理工作經(jīng)費(fèi)制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理工作，規(guī)范檔案管理工作經(jīng)費(fèi)的使用，保障檔案管理工作的順利開展，提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬單位的檔案管理工作經(jīng)費(fèi)管理。（三）基本原則1.合法性原則：檔案管理工作經(jīng)費(fèi)的使用必須符合國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，確保經(jīng)費(fèi)使用合法合規(guī)。2.合理性原則：經(jīng)費(fèi)使用應(yīng)根據(jù)檔案管理工作的實(shí)際需求，合理安排，確保經(jīng)費(fèi)使用效益最大化。3.專款專用原則：檔案管理工作經(jīng)費(fèi)應(yīng)?？顚Ｓ?，不得挪作他用，確保經(jīng)費(fèi)用于檔案管理工作的相關(guān)支出。4.預(yù)算控制原則：實(shí)行預(yù)算管理，嚴(yán)格控制檔案管理工作經(jīng)費(fèi)的支出，確保經(jīng)費(fèi)支出不超出預(yù)算范圍。二、經(jīng)費(fèi)預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.每年年底，檔案管理部門應(yīng)根據(jù)下一年度檔案管理工作的計(jì)劃和任務(wù)，編制檔案管理工作經(jīng)費(fèi)預(yù)算。預(yù)算編制應(yīng)詳細(xì)列出各項(xiàng)費(fèi)用的名稱、金額、用途及計(jì)算依據(jù)等。2.預(yù)算編制應(yīng)充分考慮檔案管理工作的實(shí)際需求，包括檔案收集、整理、保管、利用、信息化建設(shè)等方面的費(fèi)用支出。同時，應(yīng)結(jié)合公司的財(cái)務(wù)狀況和發(fā)展戰(zhàn)略，合理確定預(yù)算額度。3.檔案管理部門編制的預(yù)算草案應(yīng)提交公司財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核。財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)公司的財(cái)務(wù)政策和預(yù)算管理要求，對預(yù)算草案進(jìn)行審核，并提出修改意見。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)財(cái)務(wù)部門的審核意見，對預(yù)算草案進(jìn)行修改完善，形成正式的檔案管理工作經(jīng)費(fèi)預(yù)算方案。（二）預(yù)算審批1.檔案管理工作經(jīng)費(fèi)預(yù)算方案經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)公司的整體工作安排和財(cái)務(wù)狀況，對預(yù)算方案進(jìn)行審批，并簽署審批意見。2.預(yù)算方案經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，提交公司總經(jīng)理辦公會審議?？偨?jīng)理辦公會應(yīng)根據(jù)公司的發(fā)展戰(zhàn)略和年度工作計(jì)劃，對預(yù)算方案進(jìn)行審議，并做出最終決策。3.檔案管理工作經(jīng)費(fèi)預(yù)算方案經(jīng)總經(jīng)理辦公會審議通過后，由公司財(cái)務(wù)部門按照公司預(yù)算管理流程進(jìn)行下達(dá)和執(zhí)行。（三）預(yù)算調(diào)整1.在預(yù)算執(zhí)行過程中，如因檔案管理工作任務(wù)調(diào)整、政策變化、市場價格波動等原因，導(dǎo)致原預(yù)算無法滿足工作需要時，檔案管理部門應(yīng)及時編制預(yù)算調(diào)整方案。2.預(yù)算調(diào)整方案應(yīng)詳細(xì)說明調(diào)整的原因、調(diào)整的項(xiàng)目、調(diào)整的金額及調(diào)整后的預(yù)算安排等。預(yù)算調(diào)整方案經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，對預(yù)算調(diào)整方案進(jìn)行審批，并簽署審批意見。預(yù)算調(diào)整方案經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，提交公司總經(jīng)理辦公會審議?？偨?jīng)理辦公會應(yīng)根據(jù)公司的實(shí)際情況，對預(yù)算調(diào)整方案進(jìn)行審議，并做出最終決策。4.預(yù)算調(diào)整方案經(jīng)總經(jīng)理辦公會審議通過后，由公司財(cái)務(wù)部門按照公司預(yù)算管理流程進(jìn)行調(diào)整和執(zhí)行。三、經(jīng)費(fèi)支出管理（一）支出范圍檔案管理工作經(jīng)費(fèi)主要用于以下方面：1.檔案收集費(fèi)用：包括檔案征集、購買、交換等費(fèi)用。2.檔案整理費(fèi)用：包括檔案分類、編號、編目、裝訂等費(fèi)用。3.檔案保管費(fèi)用：包括檔案庫房建設(shè)、維護(hù)、設(shè)備購置、溫濕度控制、防火防盜防蟲等費(fèi)用。4.檔案利用費(fèi)用：包括檔案查閱、借閱、復(fù)制、翻譯等費(fèi)用。5.檔案信息化建設(shè)費(fèi)用：包括檔案管理系統(tǒng)開發(fā)、升級、維護(hù)，檔案數(shù)字化加工、存儲等費(fèi)用。6.檔案人員培訓(xùn)費(fèi)用：包括檔案管理人員參加各類培訓(xùn)、學(xué)習(xí)交流等費(fèi)用。7.檔案鑒定與銷毀費(fèi)用：包括檔案鑒定、銷毀過程中產(chǎn)生的費(fèi)用。8.其他與檔案管理工作相關(guān)的費(fèi)用：如檔案宣傳、展覽、學(xué)術(shù)研究等費(fèi)用。（二）審批流程1.檔案管理工作經(jīng)費(fèi)支出實(shí)行審批制度。所有經(jīng)費(fèi)支出必須按照規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批，未經(jīng)審批的支出不得報(bào)銷。2.經(jīng)費(fèi)支出審批流程如下：經(jīng)辦人填寫費(fèi)用報(bào)銷單，并附上相關(guān)的發(fā)票、收據(jù)、合同等原始憑證。部門負(fù)責(zé)人對費(fèi)用報(bào)銷單及原始憑證進(jìn)行審核，確認(rèn)費(fèi)用支出的真實(shí)性、合理性和必要性，并簽署審核意見。檔案管理部門分管領(lǐng)導(dǎo)對費(fèi)用報(bào)銷單及原始憑證進(jìn)行審批，簽署審批意見。公司財(cái)務(wù)部門對費(fèi)用報(bào)銷單及原始憑證進(jìn)行審核，確認(rèn)費(fèi)用支出是否符合公司財(cái)務(wù)制度和預(yù)算管理要求，并簽署審核意見。公司總經(jīng)理對費(fèi)用報(bào)銷單及原始憑證進(jìn)行最終審批，簽署審批意見。3.對于金額較大的經(jīng)費(fèi)支出（具體金額標(biāo)準(zhǔn)由公司另行規(guī)定），應(yīng)在提交審批前進(jìn)行可行性論證和風(fēng)險(xiǎn)評估，并提交相關(guān)的論證報(bào)告和評估意見。（三）報(bào)銷規(guī)定1.費(fèi)用報(bào)銷應(yīng)嚴(yán)格按照公司財(cái)務(wù)制度的規(guī)定進(jìn)行，報(bào)銷憑證必須真實(shí)、合法、有效。發(fā)票應(yīng)注明開票日期、購買方名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號、貨物或應(yīng)稅勞務(wù)、服務(wù)名稱、規(guī)格型號、單位、數(shù)量金額、稅率、稅額等信息，并加蓋發(fā)票專用章。收據(jù)應(yīng)注明收款單位名稱、地址、電話、收款日期、收款事由、金額等信息，并加蓋收款單位財(cái)務(wù)專用章。2.費(fèi)用報(bào)銷應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)進(jìn)行，原則上當(dāng)月發(fā)生的費(fèi)用應(yīng)在次月報(bào)銷完畢。對于特殊情況需要延期報(bào)銷的，應(yīng)提前向公司財(cái)務(wù)部門說明原因，并經(jīng)財(cái)務(wù)部門同意。3.費(fèi)用報(bào)銷單應(yīng)填寫完整、清晰，不得涂改。報(bào)銷金額應(yīng)與發(fā)票或收據(jù)金額一致，如有差異應(yīng)注明原因。報(bào)銷單上應(yīng)注明費(fèi)用所屬項(xiàng)目、用途、報(bào)銷日期等信息。4.原始憑證應(yīng)粘貼整齊、牢固，不得隨意折疊或裁剪。對于較大的原始憑證，如合同、協(xié)議等，應(yīng)折疊成A4紙大小，并粘貼在報(bào)銷單背面。5.費(fèi)用報(bào)銷經(jīng)審批通過后，由公司財(cái)務(wù)部門按照規(guī)定的流程進(jìn)行支付。支付方式包括現(xiàn)金支付、銀行轉(zhuǎn)賬、支票支付等，具體支付方式由公司財(cái)務(wù)部門根據(jù)實(shí)際情況確定。四、經(jīng)費(fèi)核算與監(jiān)督（一）經(jīng)費(fèi)核算1.公司財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照國家財(cái)務(wù)制度和公司會計(jì)核算辦法的規(guī)定，對檔案管理工作經(jīng)費(fèi)進(jìn)行單獨(dú)核算，確保經(jīng)費(fèi)收支清晰、準(zhǔn)確。2.在會計(jì)核算中，應(yīng)設(shè)置專門的會計(jì)科目對檔案管理工作經(jīng)費(fèi)進(jìn)行核算，如“檔案管理費(fèi)用”等。同時，應(yīng)按照經(jīng)費(fèi)支出的類別和用途進(jìn)行明細(xì)核算，以便于對經(jīng)費(fèi)使用情況進(jìn)行分析和監(jiān)督。3.檔案管理部門應(yīng)定期與公司財(cái)務(wù)部門核對經(jīng)費(fèi)收支情況，確保賬賬相符、賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時查明原因，并進(jìn)行調(diào)整和處理。（二）經(jīng)費(fèi)監(jiān)督1.公司審計(jì)部門應(yīng)定期對檔案管理工作經(jīng)費(fèi)的使用情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查經(jīng)費(fèi)使用是否符合國家法律法規(guī)及公司相關(guān)制度的要求，是否存在違規(guī)違紀(jì)行為。2.審計(jì)部門在審計(jì)過程中，應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注經(jīng)費(fèi)預(yù)算執(zhí)行情況、經(jīng)費(fèi)支出的真實(shí)性、合理性和合法性、經(jīng)費(fèi)使用效益等方面的內(nèi)容。對于審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，并督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。3.檔案管理部門應(yīng)自覺接受公司內(nèi)部審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察等部門的監(jiān)督檢查，積極配合相關(guān)部門開展工作。同時，應(yīng)定期對本部門的經(jīng)費(fèi)使用情況進(jìn)行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，確保經(jīng)費(fèi)使用規(guī)范、合理、有效。4.公司員工有權(quán)對檔案管理工作經(jīng)費(fèi)的使用情況進(jìn)行監(jiān)督。如發(fā)現(xiàn)有違規(guī)違紀(jì)行為，可向公司審計(jì)部門、紀(jì)檢監(jiān)察部門或其他相關(guān)部門舉報(bào)。公司應(yīng)及時對舉報(bào)內(nèi)容進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，并根據(jù)調(diào)查結(jié)果進(jìn)行處理。五、檔案管理設(shè)備與設(shè)施經(jīng)費(fèi)管理（一）設(shè)備與設(shè)施購置1.檔案管理部門根據(jù)檔案管理工作的實(shí)際需求，提出檔案管理設(shè)備與設(shè)施購置計(jì)劃。購置計(jì)劃應(yīng)詳細(xì)列出設(shè)備與設(shè)施的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途及預(yù)算金額等信息。2.購置計(jì)劃經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)公司的財(cái)務(wù)狀況和檔案管理工作的實(shí)際需求，對購置計(jì)劃進(jìn)行審批，并簽署審批意見。3.購置計(jì)劃經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，提交公司總經(jīng)理辦公會審議。總經(jīng)理辦公會應(yīng)根據(jù)公司的發(fā)展戰(zhàn)略和年度工作計(jì)劃，對購置計(jì)劃進(jìn)行審議，并做出最終決策。4.購置計(jì)劃經(jīng)總經(jīng)理辦公會審議通過后，由公司采購部門按照公司采購管理流程進(jìn)行采購。采購過程中應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)法律法規(guī)和公司采購制度的要求進(jìn)行，確保采購的設(shè)備與設(shè)施質(zhì)量合格、價格合理。（二）設(shè)備與設(shè)施維護(hù)1.檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)備與設(shè)施的日常維護(hù)和保養(yǎng)工作。應(yīng)建立設(shè)備與設(shè)施維護(hù)檔案，記錄設(shè)備與設(shè)施的維護(hù)情況、維修記錄、更換部件等信息。2.對于一般性的設(shè)備與設(shè)施維護(hù)，檔案管理部門應(yīng)安排專人進(jìn)行處理。如遇設(shè)備與設(shè)施故障或損壞，應(yīng)及時聯(lián)系專業(yè)維修人員進(jìn)行維修。維修費(fèi)用應(yīng)按照公司經(jīng)費(fèi)支出審批流程進(jìn)行審批報(bào)銷。3.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案管理設(shè)備與設(shè)施進(jìn)行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)并解決存在的問題。對于老化、損壞嚴(yán)重或已無法滿足工作需要的設(shè)備與設(shè)施，應(yīng)及時提出更新或報(bào)廢申請。（三）設(shè)備與設(shè)施報(bào)廢1.檔案管理設(shè)備與設(shè)施達(dá)到報(bào)廢條件時，檔案管理部門應(yīng)填寫設(shè)備與設(shè)施報(bào)廢申請表，并附上相關(guān)的鑒定報(bào)告、使用情況說明等資料。2.設(shè)備與設(shè)施報(bào)廢申請表經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)組織相關(guān)部門對設(shè)備與設(shè)施進(jìn)行鑒定，確認(rèn)是否符合報(bào)廢條件，并簽署審批意見。3.設(shè)備與設(shè)施報(bào)廢申請表經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，提交公司總經(jīng)理辦公會審議?？偨?jīng)理辦公會應(yīng)根據(jù)公司的資產(chǎn)管理制度和實(shí)際情況，對設(shè)備與設(shè)施報(bào)廢申請進(jìn)行審議，并做出最終決策。4.設(shè)備與設(shè)施報(bào)廢申請經(jīng)總經(jīng)理辦公會審議通過后，由公司資產(chǎn)管理部門按照公司資產(chǎn)處置管理流程進(jìn)行處置。處置過程中應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)法律法規(guī)和公司資產(chǎn)處置制度進(jìn)行，確保資產(chǎn)處置合法合規(guī)、公開透明。六、檔案信息化建設(shè)經(jīng)費(fèi)管理（一）信息化建設(shè)規(guī)劃1.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)公司檔案管理工作的發(fā)展需求和信息化建設(shè)的總體要求，制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃。規(guī)劃應(yīng)明確信息化建設(shè)的目標(biāo)、任務(wù)、步驟、技術(shù)方案、預(yù)算安排等內(nèi)容。2.信息化建設(shè)規(guī)劃經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)組織相關(guān)部門對規(guī)劃進(jìn)行論證，確保規(guī)劃的科學(xué)性、合理性和可行性，并簽署審批意見。3.信息化建設(shè)規(guī)劃經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，提交公司總經(jīng)理辦公會審議?？偨?jīng)理辦公會應(yīng)根據(jù)公司的發(fā)展戰(zhàn)略和信息化建設(shè)的總體部署，對規(guī)劃進(jìn)行審議，并做出最終決策。（二）項(xiàng)目實(shí)施1.檔案信息化建設(shè)項(xiàng)目經(jīng)公司批準(zhǔn)后，檔案管理部門應(yīng)按照項(xiàng)目管理的要求，組織項(xiàng)目實(shí)施。項(xiàng)目實(shí)施過程中應(yīng)嚴(yán)格按照項(xiàng)目計(jì)劃和相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，確保項(xiàng)目質(zhì)量和進(jìn)度。2.項(xiàng)目實(shí)施過程中涉及的軟件開發(fā)、系統(tǒng)集成、設(shè)備采購等工作，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行招標(biāo)或采購。采購過程中應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)法律法規(guī)和公司采購制度的要求進(jìn)行，確保采購的產(chǎn)品和服務(wù)質(zhì)量合格、價格合理。3.項(xiàng)目實(shí)施過程中應(yīng)建立項(xiàng)目文檔管理制度，及時收集、整理、歸檔項(xiàng)目文檔，包括項(xiàng)目需求文檔、設(shè)計(jì)文檔、測試文檔、驗(yàn)收文檔等。項(xiàng)目文檔應(yīng)作為項(xiàng)目管理和后續(xù)維護(hù)的重要依據(jù)。（三）項(xiàng)目驗(yàn)收1.檔案信息化建設(shè)項(xiàng)目完成后，檔案管理部門應(yīng)組織相關(guān)部門和專家對項(xiàng)目進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括項(xiàng)目建設(shè)目標(biāo)完成情況、系統(tǒng)功能實(shí)現(xiàn)情況、技術(shù)指標(biāo)達(dá)成情況、項(xiàng)目文檔完整性等方面。2.驗(yàn)收過程中應(yīng)形成驗(yàn)收報(bào)告，驗(yàn)收報(bào)告應(yīng)詳細(xì)記錄驗(yàn)收的過程、結(jié)果及存在的問題等信息。驗(yàn)收報(bào)告經(jīng)驗(yàn)收組成員簽字確認(rèn)后，提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)驗(yàn)收報(bào)告的內(nèi)容，對項(xiàng)目進(jìn)行審核。如項(xiàng)目驗(yàn)收合格，應(yīng)簽署驗(yàn)收意見；如項(xiàng)目存在問題，應(yīng)要求檔案管理部門組織整改，整改完成后重新進(jìn)行驗(yàn)收。（四）運(yùn)行維護(hù)1.檔案信息化系統(tǒng)驗(yàn)收合格后，檔案