PAGE工作檔案管理制度方案一、總則（一）目的為加強公司工作檔案的管理，確保檔案的完整、準確、系統和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本管理制度方案。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統一管理原則：公司工作檔案實行集中統一管理，由專門的檔案管理部門負責檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實性原則：檔案內容必須真實反映公司各項工作的實際情況，確保檔案的可信度。3.完整性原則：全面收集公司工作中形成的各類檔案資料，保證檔案的完整性。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，對涉及公司機密的檔案進行妥善保管，防止泄密。5.方便利用原則：建立科學合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理部門及職責（一）檔案管理部門公司設立檔案管理中心，負責公司工作檔案的統一管理。（二）職責1.制定檔案管理制度：根據國家有關法律法規(guī)和公司實際情況，制定和完善公司工作檔案管理制度。2.檔案收集與整理：負責收集、整理公司各部門及員工在工作中形成的各類檔案資料，確保檔案的齊全、完整。3.檔案保管：建立檔案庫房，配備必要的保管設備，對檔案進行安全保管，防止檔案損壞、丟失和泄密。4.檔案利用：為公司各部門及員工提供檔案查詢、借閱等服務，積極開發(fā)檔案信息資源，充分發(fā)揮檔案的作用。5.檔案鑒定與銷毀：定期對檔案進行鑒定，對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進行銷毀處理。6.檔案統計與分析：對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統計和分析，為公司檔案管理工作提供數據支持。7.指導與監(jiān)督：指導公司各部門的檔案管理工作，監(jiān)督檔案管理制度的執(zhí)行情況，對違反檔案管理制度的行為進行糾正和處理。三、檔案分類與編號（一）檔案分類1.行政類檔案：包括公司文件、會議記錄、工作計劃與總結、規(guī)章制度、人事檔案、行政事務檔案等。2.業(yè)務類檔案：根據公司業(yè)務范圍，分為市場營銷檔案、生產管理檔案、財務管理檔案、質量管理檔案、技術研發(fā)檔案等。3.項目類檔案：針對公司各類項目，建立項目檔案，包括項目立項文件、項目計劃、項目實施過程中的各類文件、項目驗收文件等。4.合同類檔案：包括公司簽訂的各類合同、協議等。5.客戶類檔案：客戶基本信息、客戶往來文件、客戶投訴與處理記錄等。（二）檔案編號1.編號原則：檔案編號應遵循唯一性、系統性、穩(wěn)定性和擴展性原則，便于檔案的管理和查詢。2.編號方法：采用“年度+類別+流水號”的編號方式，例如：2023XZ001，表示2023年行政類檔案的第1份文件。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.收集范圍：各部門及員工應及時將工作中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數據等收集齊全，移交檔案管理部門。2.收集時間：各類檔案應在形成后[X]個工作日內移交檔案管理部門，特殊情況需經檔案管理部門同意后延期移交。3.收集要求：移交的檔案應保持原件的完整性，如有破損、缺頁等情況，應進行修復或補充；電子檔案應確保數據的準確性和可讀性，并按照規(guī)定格式存儲。（二）檔案整理1.整理原則：遵循檔案形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯系；區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.整理方法：按照檔案分類方案，對收集到的檔案進行分類、組卷、編目等工作。分類：將檔案按照預先確定的分類標準進行分類。組卷：將同一類別的檔案按照文件的來源、時間、內容等因素進行合理組卷，每卷厚度不宜超過[X]厘米。編目：對每卷檔案編制卷內目錄，包括序號、文件編號、責任者、文件題名、日期、頁號等項目；同時編制案卷目錄，包括案卷號、題名、年度、保管期限、密級、頁數等項目。五、檔案保管（一）保管場所1.檔案庫房：檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房設施：庫房內應配備必要的保管設備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥品等。（二）保管要求1.上架排列：檔案應按照編號順序上架排列，便于查找和管理。2.定期檢查：檔案管理人員應定期對檔案進行檢查，查看檔案的保管狀況，如發(fā)現問題應及時采取措施進行處理。3.溫濕度控制：庫房內的溫度應保持在[X]℃[X]℃之間，相對濕度應保持在[X]%[X]%之間。4.安全防護：加強庫房的安全管理，嚴禁無關人員進入庫房；做好防火、防盜、防蟲等工作，確保檔案的安全。六、檔案利用（一）利用范圍公司各部門及員工因工作需要，可以查閱、借閱公司檔案。外部單位因工作需要查閱公司檔案的，須經公司領導批準，并辦理相關手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員應根據利用者的需求，提供檔案查閱服務。查閱檔案時，利用者應在檔案查閱登記表上登記，注明查閱日期、查閱內容、查閱人等信息。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，利用者應填寫檔案借閱申請表，經所在部門負責人簽字同意后，報檔案管理部門審批。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱檔案時，利用者應向檔案管理人員交付押金，并保證檔案的安全和完整，不得擅自涂改、轉借、復印、摘錄檔案內容。（三）利用登記檔案管理人員應對檔案的查閱、借閱情況進行詳細登記，包括查閱日期、查閱人、查閱內容、借閱日期、借閱人、歸還日期等信息，以便對檔案的利用情況進行統計和分析。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應遵循全面審查、歷史地看問題、以維護檔案的完整與安全為前提、便于利用的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人及檔案管理人員組成，負責對檔案進行鑒定。（三）鑒定方法1.定期鑒定：檔案管理部門應定期（每[X]年）對檔案進行鑒定，確定檔案是否仍具有保存價值。2.逐卷審查：鑒定小組對每卷檔案進行逐卷審查，根據檔案的內容、來源、時間等因素，綜合判斷檔案的價值。（四）銷毀程序1.編制銷毀清冊：對經過鑒定確定失去保存價值的檔案，編制銷毀清冊，包括檔案編號、題名、年度、保管期限、密級等信息。2.審批：銷毀清冊報公司領導審批。3.銷毀實施：經批準后，由檔案管理部門指定專人負責銷毀檔案。銷毀檔案時，應采用適當的方式，確保檔案信息無法恢復。4.監(jiān)銷：銷毀檔案時，應安排專人進行監(jiān)銷，監(jiān)銷人應在銷毀清冊上簽字確認。銷毀清冊應永久保存。八、檔案統計與信息化管理（一）檔案統計1.統計內容：檔案管理部門應建立檔案統計制度，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統計，包括檔案數量、種類、利用人次、利用效果等。2.統計報表：定期編制檔案統計報表，向上級主管部門和公司領導報送，為公司檔案管理工作提供數據支持。（二）檔案信息化管理1.建立檔案信息系統：利用現代信息技術，建立公司檔案信息系統，實現檔案的數字化管理。檔案信息系統應具備檔案錄入、查詢、借閱、統計、鑒定、銷毀等功能。2.數據錄入與維護：檔案管理人員應及時將檔案的相關信息錄入檔案信息系統，并定期對系統數據進