PAGE惠民服務站檔案制度一、總則（一）目的為加強惠民服務站檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在惠民服務工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織所屬的各惠民服務站檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：惠民服務站檔案由專門的檔案管理部門或指定專人集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映惠民服務站的工作實際情況，不得弄虛作假。3.完整性原則：全面收集、整理與惠民服務站工作相關的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進行妥善保管，防止泄露。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善惠民服務站檔案管理制度，并組織實施。2.指導和監(jiān)督各惠民服務站的檔案收集、整理、歸檔等工作。3.集中保管惠民服務站的各類檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理。4.負責檔案的查閱、借閱、利用等服務工作，按照規(guī)定提供檔案資料。5.定期對檔案進行鑒定、銷毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。6.開展檔案管理業(yè)務培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務水平。（二）惠民服務站負責人職責1.負責本服務站檔案工作的組織領導，將檔案管理納入日常工作議程。2.督促本服務站工作人員及時收集、整理各類文件材料，確保檔案的齊全完整。3.對本服務站檔案管理工作進行檢查和指導，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的問題。4.嚴格遵守檔案管理制度，按規(guī)定辦理檔案查閱、借閱等手續(xù)。（三）檔案管理人員職責1.負責本服務站檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂等日常工作。2.按照檔案管理規(guī)定，及時將整理好的檔案移交檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案查閱、借閱等服務工作，提供必要的檔案信息。4.負責本服務站檔案保管場所的安全管理，確保檔案的安全。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級部門下發(fā)的與惠民服務站工作相關的文件、通知、指示等。2.惠民服務站制定的工作計劃、總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表等。3.各類服務項目的實施方案、服務記錄、效果評估等。4.與服務對象簽訂的協(xié)議、合同、承諾書等。5.服務對象的基本信息、需求反饋、投訴處理等資料。6.工作人員的業(yè)務培訓記錄、考核情況等。7.服務站的設備采購、維護、使用記錄等。8.其他與惠民服務站工作相關的具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門和工作人員應及時將辦理完畢的文件材料收集齊全，按照檔案管理要求進行整理。2.收集的文件材料應字跡清晰、內(nèi)容完整，簽字蓋章等手續(xù)齊全。3.對于電子文件，應按照規(guī)定進行格式轉(zhuǎn)換和備份，確保文件的可讀性和完整性。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成來源、內(nèi)容、時間等因素進行分類，一般分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務工作類、財務資產(chǎn)類、人事管理類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應科學合理、便于查找。3.裝訂：將紙質(zhì)文件材料按照一定順序進行裝訂，確保整齊牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，便于查閱和管理。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.各惠民服務站應在每年年底前將本年度形成的檔案整理歸檔完畢。2.對于重要的緊急文件，應隨時歸檔。（二）歸檔程序1.檔案管理人員對整理好的檔案進行檢查審核，確保檔案質(zhì)量符合要求。2.將審核通過的檔案移交檔案管理部門，辦理交接手續(xù)。3.檔案管理部門按照規(guī)定對檔案進行分類存放，并建立檔案臺賬。（三）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括：上級重要文件、服務站年度工作計劃和總結(jié)、服務對象的重要協(xié)議和合同等。3.長期保管的檔案期限一般為10年至50年，主要包括：各類服務項目的實施方案和評估報告、工作人員的考核記錄等。4.短期保管的檔案期限一般為1年至10年，主要包括：一般性的文件材料、統(tǒng)計報表等。（四）保管要求1.檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施。2.檔案應分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.對電子檔案應進行備份，存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進行維護和更新。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.外部單位或個人因特殊原因需要查閱檔案的，應持單位介紹信或相關證明材料，經(jīng)公司/組織領導批準后，方可查閱。（二）查閱程序1.查閱人填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、用途等信息。2.所在部門負責人或公司/組織領導對申請表進行審批。3.檔案管理部門根據(jù)審批意見，提供相應的檔案，并做好查閱登記。4.查閱人應在指定的場所查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。查閱過程中應愛護檔案，不得涂改、損毀、丟失檔案。（三）借閱權(quán)限1.因工作需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱程序1.借閱人填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、內(nèi)容、用途、借閱期限等信息。2.所在部門負責人和檔案管理部門負責人對申請表進行審批。3.檔案管理部門根據(jù)審批意見，提供相應的檔案，并與借閱人簽訂《檔案借閱承諾書》，明確雙方的權(quán)利和義務。4.借閱人應妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復制、摘抄檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應及時歸還檔案。六、檔案的利用與統(tǒng)計（一）檔案利用1.檔案管理部門應積極開發(fā)檔案信息資源，為公司/組織的決策、管理、服務等工作提供依據(jù)和參考。2.根據(jù)工作需要，對檔案進行匯編、整理，形成專題資料，為相關人員提供便利。3.定期向公司/組織內(nèi)部人員通報檔案利用情況，提高檔案的知曉率和利用率。（二）檔案統(tǒng)計1.檔案管理部門應建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱等情況進行統(tǒng)計。2.定期編制檔案統(tǒng)計報表，向上級主管部門和公司/組織領導匯報檔案管理工作情況。3.對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析研究,總結(jié)檔案管理工作中的經(jīng)驗教訓,不斷改進檔案管理工作。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對檔案進行鑒定，確保檔案的真實性、完整性和有效性。2.鑒定工作應遵循全面審查、準確判定、合理取舍的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門人員和檔案管理人員組成。鑒定小組負責對檔案的保管期限、價值等進行鑒定。（三）鑒定方法1.審查檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，判斷其是否具有保存價值。2.參考國家有關檔案保管期限的規(guī)定和本公司/組織的實際情況，確定檔案的保管期限。3.對失去保存價值的檔案，填寫《檔案銷毀申請表》，經(jīng)鑒定小組審核、公司/組織領導批準后，予以銷毀。（四）銷毀程序1.檔案管理部門按照批準的銷毀清單，對擬銷毀的檔案進行核對。