PAGE二級檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司二級檔案的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及下屬單位形成的二級檔案的管理。（三）定義1.二級檔案：指公司在生產(chǎn)經(jīng)營、管理活動中形成的，具有一定保存價值，不屬于一級檔案范疇的各類文件、資料、記錄等。2.檔案管理部門：指公司設(shè)立的負(fù)責(zé)檔案管理工作的專門機(jī)構(gòu)或指定的部門。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案管理部門對二級檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映公司的生產(chǎn)經(jīng)營、管理活動實(shí)際情況。3.完整性原則：檔案應(yīng)齊全完整，涵蓋公司各項工作的各個環(huán)節(jié)。4.保密性原則：對涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)制定和完善二級檔案管理的各項規(guī)章制度。3.指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各部門的檔案管理工作。4.負(fù)責(zé)二級檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作。5.負(fù)責(zé)檔案信息資源的開發(fā)利用，為公司各項工作提供檔案支持。6.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的配備、維護(hù)和更新。7.組織開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門形成檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并定期向檔案管理部門移交。2.配備兼職檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的日常工作。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，確保本部門檔案的安全和完整。4.積極配合檔案管理部門的工作，提供檔案利用所需的相關(guān)信息。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.各類合同、協(xié)議、意向書等經(jīng)濟(jì)類文件。2.工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)等行政類文件。3.產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)工藝、質(zhì)量控制等技術(shù)類文件。4.市場調(diào)研、營銷策劃、客戶信息等經(jīng)營類文件。5.財務(wù)報表、審計報告、稅務(wù)資料等財務(wù)類文件。6.人事檔案、培訓(xùn)記錄、績效考核等人力資源類文件。7.其他與公司生產(chǎn)經(jīng)營、管理活動相關(guān)的文件、資料、記錄。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案及時、完整收集。2.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、偽造。3.對重要文件的收集，應(yīng)進(jìn)行跟蹤和催辦。（三）整理原則1.遵循文件形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.分類科學(xué)、編號規(guī)范、排列有序。（四）整理方法1.按照檔案類別進(jìn)行分類，如經(jīng)濟(jì)類、行政類、技術(shù)類等。2.對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.對每份檔案進(jìn)行編目，包括文件題名、日期、編號、責(zé)任者等信息。4.按照分類和編號順序?qū)n案進(jìn)行排列上架。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.各部門應(yīng)在每年[具體時間]前，將上一年度形成的檔案整理后移交檔案管理部門歸檔。2.對重大項目、重要活動等形成的檔案，應(yīng)在項目結(jié)束或活動完成后[規(guī)定時間]內(nèi)及時歸檔。（二）歸檔程序1.各部門兼職檔案管理人員填寫檔案移交清單，注明檔案的類別、數(shù)量、題名等信息。2.檔案管理部門對移交的檔案進(jìn)行核對、驗收，無誤后辦理簽收手續(xù)。3.檔案管理部門將歸檔的檔案按照規(guī)定進(jìn)行整理、編目、上架。（三）保管期限1.根據(jù)檔案的重要程度和保存價值，確定檔案的保管期限，分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案：反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價值的檔案。3.長期保管的檔案：在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，保管期限一般為[具體年限]。4.短期保管的檔案：在較短時間內(nèi)對公司工作有參考價值的檔案，保管期限一般為[具體年限]。（四）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合國家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。3.對紙質(zhì)檔案應(yīng)采用裝訂、裝盒等方式進(jìn)行保管，對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。4.建立檔案保管臺賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫、保管、移出等情況。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案專家組成。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價值，對到期檔案進(jìn)行鑒定。2.對已失去保存價值的檔案，經(jīng)鑒定工作小組審核后予以銷毀。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期檔案進(jìn)行清理，提出銷毀意見。2.將擬銷毀檔案清單提交鑒定工作小組進(jìn)行審核。3.鑒定工作小組對檔案進(jìn)行逐一審查，確定是否銷毀。4.對審核通過的擬銷毀檔案，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）銷毀程序1.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門組織實(shí)施檔案銷毀工作。2.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。4.銷毀清冊應(yīng)永久保存。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.查閱重要檔案或涉及公司機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.外部單位查閱檔案應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)公司相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱。（二）查閱要求1.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞。2.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。3.如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)對檔案查閱、利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱時間、查閱人、查閱內(nèi)容、利用方式等。2.定期對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，為檔案管理工作提供參考。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司二級檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量，促進(jìn)檔案信息資源的共享。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理等數(shù)字化轉(zhuǎn)換，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合公司檔案管理需求的信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線錄入、分類、編目、檢索、借閱等功能。3.數(shù)據(jù)安全管理：采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，確保檔案信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理部門應(yīng)配備必要的信息化設(shè)備和專業(yè)技術(shù)人員，負(fù)責(zé)檔案信息化管理工作。2.加強(qiáng)對檔案管理人員的信息化培訓(xùn)，提高